Automation as a catalyst

Wenn die Führungskräfte im All-Hands-Meeting verkünden, dass das Unternehmen in den nächsten Monaten sein ERP-System umstellt, löst das vermutlich bei den wenigsten Angestellten Jubel aus. Daten strukturieren, Prozesse überarbeiten, neue Prozesse aufsetzen und schließlich den Umgang mit einer neuen Software lernen – all das, während man die täglichen Aufgaben des Jobs erledigt. Das kann eine Herausforderung für das Management und die Mitarbeitenden gleichermaßen sein.

UiPath ist ein agiles, schnell wachsendes Tech-Unternehmen. Wir entwickeln KI-gestützte Software für die Prozess­automatisierung. Unsere Teams sind es gewohnt, Prozesse zu analysieren, zu hinterfragen und zu optimieren, doch auch in unserem Unternehmen mit weltweit rund 4000 Mitarbeitenden hatten einige Teams Respekt vor dieser Herausforderung.

KI-gestützte Automatisierung

Ein globales Projekt würde es werden, jedoch vorerst nicht im gesamten Unternehmen: Mithilfe unserer Software-Roboter wollten wir SAP S4/Hana zunächst in der Finanzabteilung aufsetzen. Nichtsdestotrotz ein hartes Stück Arbeit. Der Schritt, auf ein SAP-System umzusteigen, wurde notwendig, da wir auf ein stabiles ERP angewiesen sind, um weltweit unsere Projekte ausführen und das Geschäft skalieren zu können.

Bei UiPath nutzen wir seit Langem unsere eigenen Automatisierungen – alle Mitarbeitenden sind angehalten, Ideen für potenzielle Automatisierungen an das sogenannte Center of Excellence – das Team, das die Automatisierungen programmiert und verwaltet – zu schicken oder eigene simple Automatisierungen innerhalb unseres Citizen-Developer-Programms selbst zu entwickeln. Schnell kamen wir also zu dem Schluss, diese Migration mit der Unterstützung von KI-gestützter Prozessautomatisierung durchzuführen.

Da wir jedoch keine SAP-Experten sind, haben wir für dieses Projekt Deloitte mit an Bord geholt. Das Team übernahm einerseits das Management dieses riesigen Projektes, stand uns mit seinem SAP-Know-how zur Seite und achtete darauf, dass alle regulatorischen Anforderungen für die Audits erfüllt werden.

Phase 0: Überblick verschaffen

Bevor wir mit der Migration begannen, setzten sich Teams aus der IT, der Finanzabteilung und von Deloitte zusammen, um zunächst den Discovery-Prozess zu starten: Welche Produktlücken sind beim aktuellen ERP aufgefallen? Welche Workflows werden von der Migration betroffen sein und wie verändern sich diese? Wie können Prozesse optimiert werden? Und wie sollen die neuen Benutzeroberflächen gestaltet werden?

Beispielsweise haben wir mithilfe von Task Mining die bestehenden Workflows in der Finanzabteilung genauer unter die Lupe genommen. Dieses Tool analysiert jeden Schritt, den die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrem Tagesgeschäft ausführen, und identifiziert dabei Muster, die sich für eine Automatisierung eignen. So haben wir festgestellt, dass Aufgaben wie die Überprüfung und Freigabe von Rechnungen durch Automatisierungen stark vereinfacht werden können.

Das Herzstück: Design and Build

Während der Analyse entschieden wir, nur den Clean Core von SAP zu implementieren, um ein stabiles, skalierbares System mit weniger Wartungsaufwand zu nutzen, das wir schneller implementieren und mit unseren eigenen Prozessautomatisierungen ergänzen konnten. Da UiPath und SAP Partner sind, gibt es schon länger eine Programmierschnittstelle zwischen der UiPath-Plattform und SAP, sodass sich Automatisierungen leicht integrieren lassen. Nachdem wir unsere Anforderungen an das neue ERP spezifiziert und die bestehenden Prozesse analysiert hatten, ging es in der „Design and Build“-Phase darum, das SAP aufzusetzen und unsere Automatisierungen zu programmieren.

Agiler Ansatz

Beim Aufsetzen des SAP wählten wir einen agilen Ansatz: Wir sind ein dynamisches Unternehmen, also wollten wir auch hier die Möglichkeit haben, schnell zu scheitern, um zügig Anpassungen vornehmen zu können, ohne dass der Fortschritt ins Stocken geriet. Auch innerhalb von UiPath nutzen wir den „Automation first“-Ansatz – unsere Mitarbeiter werden darin geschult, Automatisierungen zu nutzen, zu identifizieren und selbst zu bauen. Deswegen bestand nur eine geringe Hürde darin, den Kolleginnen und Kollegen die neuen Automatisierungen zu zeigen und sie in deren Anwendung zu schulen.

Unser ständiges Ziel ist es, Angestellten die Arbeit zu erleichtern. Software-Automatisierung soll ihnen manuelle, repetitive Arbeiten abnehmen und große Datenmengen bündeln und analysieren, sodass die Menschen mehr Zeit haben, sich um übergeordnete Aufgaben zu kümmern, während ihre Roboter-Kollegen fehlerfreie Vorarbeit leisten.

Software-Roboter machen keine Fehler. Im Grunde sprechen wir hier von Algorithmen, die einmal korrekt aufgesetzt, immer und immer wieder die gleichen Abläufe ausführen – etwa: den Maileingang durchsuchen, falls Rechnungsdokumente enthalten sind, diese auswerten, SAP öffnen und das Dokument dort einpflegen. Wichtig ist das Prinzip des „Human in the Loop“: Sobald dem Software-Roboter eine Anomalie auffällt und das Programm nicht weiterlaufen kann, sendet er eine Benachrichtigung an die jeweiligen Nutzer.

Testing: Viermal schneller

In der Testing-Phase zeigte sich der wahre Wert unserer Automatisierungslösungen. Unsere Test-Suite-Anwendung testet automatisch Prozesse – und das kontinuierlich. Während herkömmliche Testprozesse manuelle Überprüfungen und häufige Eingriffe erfordern, konnten wir mithilfe unserer Software-Roboter das Testing weitgehend automatisieren. Die Roboter führten End-to-End-Tests der neuen SAP-Prozesse durch. Fehlerhafte Prozesse wurden sofort identifiziert, und unser Team konnte proaktiv Anpassungen vornehmen. Die Mitarbeiterinnen als „Human in the Loop“ konnten so sicherstellen, dass alle Prozesse korrekt aufgesetzt wurden und nach dem Ausrollen des neuen SAP reibungslos funktionieren würden.

Verkürzte Testingphase

Das Software-Testing ist in vielen Unternehmen eine manuelle und deswegen sehr langwierige Aufgabe. Aufgrund von Zeit- und Ressourcenmangel wird Software häufig nicht vollständig getestet ausgerollt. Die Folge sind Unterbrechungen im Betriebsablauf, weil Prozesse nicht oder fehlerhaft laufen. Während eine normale Testphase in der SAP-Migration rund vier bis sechs Monate dauert, konnten wir das Testing dank Automa­tisierung in nur anderthalb Monaten ­abschließen. Diese Tatsache gab dem Projekt einen deutlichen Schub an Geschwindigkeit.

Mitarbeiter an Bord?

Trotz der sorgfältigen Planung und Automatisierung war das Projekt nicht frei von Herausforderungen. Eine Hürde war die normale und verständliche Veränderungsresistenz einiger Mitarbeitender. Sich an eine neue Software und neue Prozesse zu gewöhnen, erfordert Anstrengung, besonders bei Menschen, die sich mit Routinen sehr wohlfühlen und nur ungern davon abweichen. Die Mitarbeitenden mit an Bord zu holen, ist bei der SAP-Migration, wie bei jedem anderen großen Prozess, ebenso wichtig wie die technische Umsetzung. Glücklicherweise sind unsere Mitarbeitenden sehr tech­nologieaffin. Trotzdem gibt es natürlich Schulungen für die Mitarbeitenden im ­Finanzteam, damit sie möglichst frustrationsfrei und zügig mit dem neuen SAP arbeiten können.

Der Go-live

Unser erster Go-live war im August 2024. Zu diesem Zeitpunkt wurden die ersten 36 rechtlichen Einheiten in SAP S/4 Hana überführt. Damit haben wir vom Beginn des Projektes bis zum ersten Go-live weniger als ein Jahr gebraucht – dank unserer Automatisierungen. Während der Migration haben wir neue Features, Automatisierungen und Best Practices entwickelt, die wir gemeinsam mit Deloitte später in einem Automation Playbook zusammenfassen werden. Dies kann anderen Unternehmen künftig als Grundlage für ein ähnliches Projekt dienen.

Von 50 auf 90

Dank der vielen Automatisierungen können die Mitarbeitenden jetzt deutlich effizienter arbeiten: In der Treasury-Abteilung wurde vor der Umstellung die Hälfte aller Aufgaben manuell erledigt, nach dem Wechsel laufen bis zu 90 Prozent der Arbeiten automatisiert ab.
Ähnlich verhält es sich in der Buchhaltung, wo zuvor 60 Prozent der Aufgaben händisch erledigt wurden und die Quote seit dem Einsatz von SAP und der Prozess­automatisierung auf 20 Prozent gesunken ist. Die Teams können sich nun stärker auf strategische Aufgaben konzen­trieren, etwa die Analyse von Finanz­daten oder das Management komplexer Cashflows.

Clean core

In den nächsten Monaten werden fünf weitere Einheiten zu SAP migriert und die Automatisierungen weiter ausgebaut. Die Migration zu SAP S/4 Hana war zweifellos eine der größten IT-Herausforderungen, die UiPath bisher gemeistert hat. Der Clean-Core-Ansatz in Kombination mit unseren eigenen Automatisierungslösungen hat es uns ermöglicht, das Projekt in Rekordzeit umzusetzen und gleichzeitig den Grundstein für ein langfristig stabiles und skalierbares ERP zu legen.

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