Zu Unrecht unterschätzt: Ein einheitliches SAP User Management

Bis auf wenige Ausnahmen ist dies nur eine User-Lizenz pro aktivem SAP-User. Aus zahlreichen SAP-Projekten wissen wir, dass der Schnitt zwischen 1,1 und 1,4 Lizenzen pro Mitarbeiter liegt.

Die Mehrzahl der Kunden nutzte zur Vermeidung dieses Problems eine ZBV oder IDM. Beide sollen einen eindeutigen Login je SAP-User über alle existierenden SAP-Accounts liefern.

So können alle SAP-Accounts eines Mitarbeiters der zugehörigen Person in der License Administrative Workbench (LAW) durch die Konsolidierung zugeordnet werden.

Die Praxis sieht allerdings anders aus, da sich die meisten Kunden historisch bedingt über unterschiedliche Login-Vergaben für ihre SAP-Accounts verfügen. So wird z. B. als Login der Nachname plus die ersten ein bis drei Buchstaben des Vornamens verwendet, ein paar Jahre später wird etwa ein IDM eingerichtet, welches eine Zahlen-Buchstaben-Kombination pro SAP-User vergibt.

Jedoch werden die „alten“ Accounts mit Nachname und Vorname nicht ausreichend nachgepflegt. Dies führt dazu, dass in der Konsolidierung durch die LAW diese Mitarbeiter zwei Lizenzen bekommen würden.

Eine andere Ursache für mangelnde Datenqualität bei den Accounts ist, dass oftmals die ZBV bzw. das IDM nicht global fungieren oder dass mehr als nur ein User Management System im Einsatz ist.

Mit anderen Worten: Nicht bei allen SAP-Systemen ist die gleiche Daten­struktur und Qualität zu finden. Dazu kommt, dass bei der Erstellung von SAP-Accounts viele Felder nicht obligatorisch sind, wie Anzeigename, E-Mail, Vor- und Nachname.

Zwangsläufig verschlechtert dies die Datenqualität zusätzlich, was zu hohen Extrakosten in den SAP-User-Lizenzen führt, weil mehr als nur eine SAP-User-Lizenz je Mitarbeiter bezahlt werden muss.

Ein Beispiel:

Ein Kunde mit 34 Produktiv- und 34 Entwicklungssystemen in fünf verschiedenen Ländern hatte rund 124.000 SAP-Accounts und etwa 38.000 SAP-User durch die LAW konsolidiert. Er hat zwei verschiedene IDM-Systeme im Einsatz, die nicht alle SAP-Systeme abdeckten.

In Asien & Südamerika existierten jeweils separate SAP-Verträge, dort wurde jeweils der Nachname plus die ersten zwei Buchstaben des Vornamens als Login verwendet.

Die Vermessung hat jedoch zentral und global durch die LAW zu erfolgen. Bei diesem Kunden konnten wir in einem dreimonatigen Projekt die Gesamtzahl der SAP-User-Lizenzen von rund 38.000 um 13 Prozent auf circa 33.000 reduzieren – nur durch Optimierung des SAP User Management und ohne die Lizenzvergabe zu optimieren.

Gut strukturiertes, einheitliches User-Management erfordert hohe Aufwände, um die oft historisch bedingte niedrige Datenqualität ausfindig zu machen und zu pflegen. Viele Unternehmen scheitern unnötigerweise daran, überhaupt erst die zugehörigen SAP-Accounts von jedem Mitarbeiter ausfindig zu machen.

Tools wie License Control for SAP Software von Aspera lösen diese Aufgabe. Mit kundenspezifischen Regeln und entsprechenden Algorithmen werden die SAP-Accounts je Mitarbeiter automatisiert gemappt.

Auf diese Weise können 90 bis 95 Prozent der SAP-Accounts korrekt zugeordnet werden – nur ein geringer verbleibender Rest muss manuell nachgepflegt werden. Auf diese Weise werden Doppel- und Dreifachzahlungen für SAP-User unterbunden.

Obwohl fast jedes Unternehmen ein User-Management-System im Einsatz hat, werden die finanziellen Auswirkungen einer Verbesserung der Datenqualität häufig unterschätzt.

Dabei könnten durch die optimale Zuordnung von SAP-Accounts bis zu 20 Prozent des gesamten SAP-Lizenzvolumens auf einmal reduziert werden. Damit wäre nur die Grundlage für eine anschließend noch zu optimierende Lizenzvergabe geschaffen. Basierend auf der tatsächlichen Nutzung kann weiteres Einsparpotenzial freigesetzt werden.