Zentrale Informationsplattform für S/4

Die schnelllebige Zeit der IT-Technologie würde die Erwartungshaltung zulassen, dass SAP S/4 nach sechs Jahren eine entsprechende Marktdurchdringung erreicht hat. Die SAP selbst wird mit der Anzahl tatsächlich live gesetzter S/4-Transforma­tionsprojekte im Verhältnis zur globalen Kundenmenge nicht zufrieden sein.

Man muss der SAP aber zugutehalten, dass bei einer Neuentwicklung dieser Dimension, wo faktisch kein Stein auf dem anderen geblieben ist, vieles erreicht wurde. Die Gründe für manche Verzögerungen mögen vielfältig sein, aber diese Erfahrungen aus Projekten sollten den Leser besser vorbereiten.

Viele Kunden stellen sich zu Beginn des S/4-Transformationsprozesses die Frage: Wie bekomme ich möglichst schnell und effizient alle notwendigen Informationen für einen guten Überblick zu diesem umfassenden Thema? Die wichtigsten Quellen dafür sind mit SAP, Beratern, DSAG und auch dem E-3 Magazin schnell identifiziert. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die große Herausforderung.

Ein Grund dafür liegt in der begleitenden Informationsstrategie zum Thema S/4 Hana. Es mangelt nicht an der Menge oder Qualität, im Gegenteil, es gibt wahrscheinlich sogar einen Informationsüberschuss. Das Problem liegt an der Bereitstellung, gebündelt auf einer zentralen Informationsplattform.

Aus Kundensicht steht neben dem Tagesgeschäft praktisch kaum Zeit zur Verfügung, um alle wichtigen und notwendigen Fakten zum Projekt über SAP.com oder die anderen Quellen aufzubereiten. ­Diverse Tools und Programme, wie der Adoption Starter, Move etc., unterstützen zwar die Planungsphase, lösen aber den Zeitaufwand der Informationszusammenführung nicht.

Eine der praktischen Lösungsvorschläge hört man immer wieder: Mit SAP Activate wurde eine bewährte Projektmanagementmethode geschaffen, bei der auch schon Projektinformationen zur Verfügung stehen. Daher wäre es sinnvoll und effizient, nur diese Plattform als die zentrale S/4-Informationsplattform für die Kunden bereitzustellen.

Neben der Bereitstellung bereitet den Kunden auch die fehlende Nachhaltigkeit der Informationsinhalte bei der Planung große Probleme. Überspitzt gesagt: Viele Informationen von heute gelten morgen teilweise nicht mehr. Auch wenn heute viel von Agilität gesprochen wird, verlangt eine erfolgreiche Planung Stabilität. Kurzlebige Lösungsansätze haben nichts mit Agilität zu tun. Denn es genügt nicht, nur Teams neu zusammenzusetzen und agile Arbeitsweisen „von oben“ vorzuschreiben.

Nach Aufbereitung aller notwendigen Informationen empfehle ich, die Planung in zwei selbstständigen Phasen vorzusehen. Der wesentliche Grund dafür ist, dass für bestimmte Maßnahmen die notwendigen Informationen zu sehr unterschiedlichen Zeitpunkten verfügbar sein müssen. Die erste Phase dient dem gesamtheitlichen Überblick auf aggregierter Managementebene, wo bereits wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen. Dazu gehören die Definition und Durchführung von notwendigen Vorarbeiten für das folgende Hauptprojekt.

Für das Gesamtbild muss das Management entsprechend informiert und eingebunden werden. Das umfasst eine Abstimmung mit der Unternehmens- und IT-Strategie wie auch die Durchführung des internen Genehmigungsverfahrens zur Freigabe des Projekts.

Gleichzeitig sollten folgende Maßnahmen unbedingt vorgezogen werden, weil sie viel Zeit kosten und Voraussetzung zur Durchführung des Umsetzungsprojekts sind: Dies betrifft vor allem die vielen Aufgaben unter dem Sammelbegriff Datenmanagement. Aber auch das Arbeitspaket Personal mit den Themen Teambuilding, Ausbildung, Aufnahmen und Nachfolgeplanung, weil der Mensch und das Wissen die wichtigsten sozialen Kompetenzen für ein erfolgreiches Projekt sind.

Die zweite Planungsphase umfasst das gesamte Projektmanagement für das S/4-Umsetzungsprojekt gemäß der bewährten Methode des SAP Activate und dessen Phasen mit Ausnahme der oben angeführten und vorgezogenen Maßnahmen.