Wie entkommt man dem SAP-Lizenzdschungel?

Nach wie vor sind die Bedingungen für eine SAP-­Lizenzierung zwar in der Preis- und Konditionenliste (PKL) der SAP definiert, aber vielen nicht wirklich geläufig.

So gibt es beispielsweise Rahmenbedingungen beim Lizenzkauf oder -nachkauf, die ganz plötzlich auftauchen können. Man sollte also möglichst genaue Kenntnisse der PKL haben, um die beste Grundlage für das eigene Unternehmen zu erreichen.

Oder wissen Sie, warum eine Professional-Lizenz mal 3800 Euro und woanders nur 3200 Euro kostet? Oder wie man ermitteln kann, ob man günstigere Employee-Lizenzen, Worker, Logistics, Project User usw. nutzen kann? Man könnte pausenlos so weiterfragen.

Das Lizenzgeschäft im SAP-Bereich ist mehr als komplex und genau deshalb scheuen sich viele Unternehmen, sich mit dem Thema zu beschäftigen.

Wenn dann die jährliche Lizenzvermessung ansteht und man nicht mehr ausweichen kann, wird das Thema plötzlich akut. Allerdings ist das Kind dann nicht nur schon in den Brunnen gefallen, sondern bereits ertrunken.

Dann muss man sich wohl oder übel mit dem Thema befassen – aber auf welcher Basis? An diesem Punkt beginnen Unternehmen nervös die vorhandenen Verträge zu durchstöbern und gleichzeitig ungläubig auf das vorliegende Vermessungsergebnis zu schauen.

Dabei ist die Lösung doch recht naheliegend: Lassen Sie es gar nicht erst zu, in diesen Dschungel gezogen zu werden, und verschaffen Sie sich frühzeitig eine transparente Datenlage.

Nur zwei Gründe, warum man das tun sollte und wie es einfach zu bewerkstelligen ist: Zum einen sollte man frühzeitig merken, dass man die obere Lizenzmarke gerissen hat.

Warum? Ein Verhandeln nach der Vermessung geschieht immer auf Basis des Listenpreises. Damit bringen sich Kunden, die des Lizenzvergehens ertappt wurden, selbst in eine mehr als schlechte Verhandlungsposition.

Ist man erst einmal in dieser misslichen Lage, gibt es auch für SAP keinen guten Grund, auf Ihre Vorschläge einzugehen.

Ein weiterer Grund dafür, besser auf eine transparente Datenlage zu setzen, sind die „unfriendly Audits“ der SAP, die seit Jahren exponentiell ansteigen.

Mittlerweile ist es nicht allzu unwahrscheinlich, dass SAP sich früher oder später auch bei Ihnen meldet und nach dem Rechten sehen möchte. Hier sind Sie besser vorbereitet und liefern SAP die geforderten Antworten.

Durch ein „unfriendly Audit“ tut sich auch schon die nächste Gefahr auf. Denn die Frage ist dann nicht mehr nur, ob genug Lizenzen vorhanden sind, sondern auch, ob es die richtigen Lizenzen sind.

Und in einer Sache können Sie sich sicher sein: Ohne eine passende Vorbereitung Ihrerseits wird sich SAP in diesem Moment garantiert besser mit der Lizenzlandschaft auskennen als Sie.

Sie müssen also nicht nur wissen, ob Sie genügend Lizenzen für Ihre Mitarbeiter haben, sondern auch, welche diese wirklich brauchen. Nur so erreichen Sie Compliance und vermeiden Nachzahlungen nachhaltig.

Aber wie managt man seine Lizenzen als SAP-Nutzer am besten, sodass auch die Compliance stimmt? Leider sind die Mittel zur Compliance-Messung oft ungenau. Dann führt so ein Audit mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Nachzahlungen.

Eine Möglichkeit, um sich davor zu schützen, ist, sich eine externe Beratung ins Haus zu holen, die die eigene Lizenzlandschaft sortiert. Allerdings endet diese Vorgehensweise meistens mit einer Überlizenzierung, um in Sachen Com­pliance auf Nummer sicher zu gehen.

Und das wiederum bedeutet hohe Kosten für Sie. Dann kann man auch direkt zu teuren Lizenzen greifen und kommt auf das gleiche Ergebnis.

Allerdings möchten Sie ja die Compliance-Richtlinien einhalten und die korrekten Lizenzen vorweisen, aber sicherlich nicht mehr ausgeben, als Sie müssen. Wer dann keine Kapazitäten hat, um seine Lizenzen manuell zu verwalten, der greift am besten auf Software zurück.

Damit lassen sich SAP-Lizenzen schnell und einfach verwalten. Sie werden frühzeitig über Fehlbestände informiert und Ihre Lizenzen kontinuierlich optimiert.

Dadurch finden Sie nicht nur ganz einfach wieder aus dem Definitionsdschungel heraus, sondern sind beim nächsten Audit auch auf der sicheren Seite.