Wie man sich für ein SAP-Audit qualifiziert

Meine erste Frage an Lizenzmanager ist immer die, ob sie schon eine Lizenzoptimierungssoftware installiert haben. Bei besagtem Kunden lautete die Antwort:

„So etwas brauche ich nicht. Ich habe das im Griff.“

Wie er sich dann vorstelle, dass ich ihm helfe?

„Könnten Sie zu uns kommen und sich alles mal genau anschauen?“

Klar, aber ich überzeugte ihn dennoch, dass ich zum Überprüfen zumindest temporär eine Software installieren müsse. Denn ohne technische Unterstützung wird es schwer, über mehrere SAP-Systeme hinweg zu ermitteln, welche Lizenzen benötigt werden.

Vor Ort stellte sich dann heraus, dass sich mein Kunde über das Jahr hinweg wenig mit seiner Lizenzverteilung beschäftigt. „Keine Zeit.“ Wenn dann jedes Jahr die Aufforderung zur Vermessung kommt, schaut er sich zunächst alle inaktiven User an.

„Dafür habe ich mir extra einen Report gebaut“

sagte er stolz.

Darin könne er die Zeit so anpassen, dass er sich Stück für Stück an die Lizenzanzahl annähert, die er auch im Inventar hat. Danach erstellt er die USMM-Protokolle und schaut sich das konsolidierte Ergebnis im LAW an.

„Na und dann erfolgt die Feinarbeit. Ich schiebe die existierenden Lizenzen so lange hin und her, bis das Ergebnis stimmt, und schicke das dann an die SAP.“

Mit dem Vorgehen sei er auch sehr erfolgreich, meint der Lizenzmanager:

„Seit drei Jahren mussten wir schon keine neuen Lizenzen mehr kaufen.“

Einen Lizenzaudit hatten sie auch noch nicht im Haus, aber trotzdem wollte man jetzt einmal genauer wissen, ob man auch alles richtig mache.

„Prinzipiell ja. Aber grundsätzlich ist es nicht ratsam, immer nur kurz vor der Vermessung großzügige Änderungen in den Systemen vorzunehmen“

erklärte ich dem Kunden.

„Selbst wenn sie berechtigt sind, sieht es von außen immer so aus, als ob hier schnell etwas angepasst wurde, um Kosten zu sparen.“

Das betrifft die Deaktivierung von Usern genauso wie die Reklassifizierung von Nutzern. Ich erklärte ihm, man müsse vor allem vorsichtig sein, wenn man lange keine Zukäufe getätigt hat.

„Damit qualifizieren Sie sich schnell mal für einen Audit.“

Denn ein SAP-Vertriebler wird an seinen Verkaufszahlen gemessen. Da hilft es ihm nicht, viele Kunden zu betreuen, die nichts kaufen.

Inzwischen hatte ich mir den Lizenzreport meiner Software angesehen und einen besseren Überblick über die Lizenzverteilung und den Lizenzbedarf.

„Die gute Nachricht: Sie sind richtig lizenziert. Aber Sie haben einige teure Lizenzen zu viel.“

Der Grund: Mein Kunde verteilt die Lizenzen anhand der erteilten Berechtigungen. Dadurch haben einige User teure Professional-Lizenzen erhalten, die diese zwar laut Berechtigungskonzept benötigen, nicht aber, wenn man ihre tatsächliche Nutzung betrachtet. Wenn mein Kunde neue Lizenzen kaufen müsste, könnte er auf kostengünstigere zurückgreifen und die teuren Lizenzen anderen Usern zuordnen.

„Wenn Sie anhand der Berechtigungen exakt lizenzieren und nicht zu viel zahlen wollen, müssen Sie für fast jeden Mitarbeiter ein individuelles Rollenkonzept aufstellen.“

Sorgenfalten auf der Stirn des Kunden.

„Wenn jetzt ein Audit erfolgt, wären der SAP diese zu teuer lizenzierten User egal. Aber die unterlizenzierten User müssten Sie trotzdem nachzahlen.“

„Und was mache ich jetzt?“

Das Zauberwort heißt „aktives Lizenzmanagement“. SAP-Kunden müssen sich kontinuierlich mit ihrem Lizenzmanagement beschäftigen. Änderungen müssen nachvollziehbar über das gesamte Jahr hinweg erfolgen.

Um den Lizenzmanager und sein Team zu entlasten, bietet sich dabei der Einsatz einer Lizenzoptimierungssoftware an. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt automatisch für eine korrekte und transparente Lizenzvergabe.

Nur so hat man eine wirkliche Übersicht über die eigene Lizenzlandschaft und im Auditfall sind diese Informationen dann auf Knopfdruck verfügbar. Aber je besser man sich auskennt, desto unwahrscheinlicher wird ein Audit.

Denn die SAP weiß, dass es den Aufwand wahrscheinlich gar nicht wert sein wird. Das hat meinen Kunden beruhigt und die Sorgenfalten auf der Stirn wieder vertreiben können.