Wie hohe Datenqualität die elektronische Rechnungsverarbeitung befeuert

Kein Wunder, dass Outsourcing in Deutschland nach wie vor gefragt ist: Laut einer Axxcon-Studie stellt beinahe die Hälfte der teilnehmenden Entscheider (47 Prozent) eine Qualitätsverbesserung bei ausgelagerten IT-Funktionen fest. Auch die REINZ-Dichtungs-GmbH, Spezialist für Dichtungstechnologie, setzt seit 2018 bei der Erfassung und Validierung der Eingangsrechnungen auf Outsourcing. Das Unternehmen erhält seitdem alle Rechnungen digital und verifiziert ins eigene SAP-Eingangsbuch zur weiteren Freigabe oder Buchung, und zwar innerhalb von maximal 48 Stunden.

Smarte Workflows für mehr Automatismus

Angefangen hat die Tochter der DANA Incorporated bereits 2012 klassisch mit der Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs in SAP – komplett inhouse. Patrick Kreuzer, Leiter Finanzen bei REINZ, erinnert sich: „Ob logistische Rechnungen mit Bestellbezug für MRO und Produktionsmaterialien inkl. Prüfung des bewerteten Wareneingangs oder die Abwicklung von Limit- und Schätzpreisbestellungen – unser Eingangsrechnungsmanagement ist komplex, und dementsprechend aufwändig war die Verarbeitung. Mit der Einführung einer Lösung zur automatisierten und digitalen Verarbeitung des Rechnungseingangs in SAP haben wir seit 2012 den Prozess der logistischen Rechnungserfassung und Rechnungsprüfung deutlich beschleunigt und gleichzeitig die Transparenz erhöht.“

Innerhalb der Lösung wurden smarte Assistenten programmiert, die den Verarbeitungsprozess begleiten. So poppt bei Unstimmigkeiten ein Warnhinweis auf, beispielsweise wenn es keiner Rechnung bedarf, weil es sich um ein Gutschriftverfahren handelt. Selbst eine Anzeige, ob Gefahr besteht, die Skontonutzung zu verlieren, erscheint. Auch die seit 2018 implementierte Workflowprüfung bei Rechnungen ohne Bestellbezug beschleunigte den bisher manuellen, zeitraubenden Standardprozess erheblich. Dank einer Freigabematrix ermittelt die ­Lösung nun automatisch den nächsten zuständigen Freigeber. Das langwierige Prüfen, ob die Rechnung alle Freigabeunterschriften enthält, entfällt. Mitarbeiter sehen heute transparent im System-Monitor den Status der Rechnungsfreigabe.

„Wir haben die Lösung auch in unseren Wareneingangsprozess integriert“, so Kreuzer. „Nun können wir, wenn eine Anlieferung nicht bestätigt wurde, beim Vorliegen der Rechnung direkt über die AFI-Lösung einen Workflow zur Mahnung initiieren. Das war ein richtiger Meilenstein für uns, denn die Abteilungen, die früher den Wareneingängen hinterherspringen mussten, werden jetzt massiv entlastet. Aufgrund der Assistentenmeldungen prüft das System vieles automatisch. Jetzt ist die Lösung der Rechnungsprüfer, der zuverlässig sagt, das ist ein Gutschriftverfahren, der Wareneingang liegt vor oder eben nicht, es bestehen Preis- oder Mengendifferenzen oder ob ggf. kein Wareneingang erforderlich ist. Die Gesamtverarbeitung läuft dadurch schneller und transparenter, sicher auch ein Grund, warum die Lösung bei den Anwendern sehr gut ankommt.“

Effizienz. Flexibilität. Skalierbarkeit.

Als REINZ 2012 die SAP-Lösung der AFI Solutions einführte, erhielt der Standort Neu-Ulm jährlich ca. 40.000 Eingangsrechnungen mit ungefähr 120.000 Seiten – damals noch überwiegend per Post. Seither hat sich einiges getan: Das System wurde an neue Gegebenheiten angepasst und die Lösung in weitere Holdinggesellschaften am Standort Neu-Ulm ausgerollt. Das Rechnungsvolumen stieg stetig, am Ende so weit, dass REINZ überlegte, die aufwändige Aufbereitung der Rechnungsdaten auszulagern. Kreuzer berichtet: „Meines Wissens ist die AFI Solutions einer der wenigen Hersteller in Deutschland, der Lösungen für Workflows im Rechnungseingangsbuch anbietet und das mit einem Full Service für die Rechnungsdigitalisierung kombiniert. Wir haben uns den Service angeschaut und erkannt, dass wir mit der Auslagerung sehr viele Ressourcen schonen und unsere Standardtätigkeiten verringern. Darüber hinaus haben wir die IT-Serverkosten reduziert und konnten uns die OCR-Software sparen.“

Service wie angegossen

Selbstverständlich berücksichtigt der externe Dienstleister auch Besonderheiten von REINZ, wie etwa die Validierung von Conto-pro-Diverse-Lieferanten aus ca. 40 Ländern. Hier ergeben Stammsätze im System keinen Sinn. Für CPD-Lieferanten gibt es Sammelkonten, bei denen Daten wie Adresse, Verkäufer oder Bankverbindungen in der Rechnungsprüfung immer wieder erfasst und validiert werden müssen. Um diesen Aufwand muss REINZ sich nicht mehr kümmern, das erledigt jetzt der Servicedienstleister. Marisa Hiller, Leiterin des RedPaperCenters in Stuttgart: „Eines der Hauptargumente für unsere Services im RedPaperCenter ist, dass die Mitarbeiter im Rechnungswesen oder Einkauf nicht mehr mit administrativen Vorarbeiten belastet werden, sich auch nicht mehr um die Abwicklung dieser Aufgaben in Krankheits- oder Urlaubssituationen kümmern müssen und sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Zudem arbeiten wir immer mit der aktuellsten Optical-Character-Recognition-Technologie. Unsere Mitarbeiter kontrollieren und validieren die automatisch ausgelesenen Belegdaten, die abschließend über unsere Server verschlüsselt zu REINZ übertragen werden, um dort ins SAP-System importiert zu werden. So können die REINZ-Mitarbeiter komfortabel mit DirectInvoiceControl in ihrem AFI Monitor mit den Daten weiterarbeiten. Die Rechnungen sind beim Kunden selbstverständlich sicher archiviert und jederzeit im Original inkl. E-Mail und Rechnungsanlagen der Lieferanten abrufbar.“

Aufgrund der guten Erfahrung mit dem Service für den Standort Neu-Ulm erwägt DANA jetzt auch die Rechnungsprüfung bei weiteren, europäischen Standorten über AFI durchzuführen sowie folgerichtig die Validierung von Rechnungsbelegen nach Stuttgart zu vergeben. Kreuzer abschließend: „Zurzeit verarbeitet das RedPaperCenter der AFI Solutions rund 200 Rechnungen täglich für unseren deutschen Standort. Aufgrund der hervorragenden Datenqualität, für die eine detaillierte Festlegung der Anforderungen notwendig ist, und der daraus folgenden Effizienz der nachgelagerten Prozesse erwägt der Konzern jetzt nicht nur die Rechnungslösung, sondern auch den Service der AFI Solutions auf unsere europäischen Töchter auszurollen.“