Weiterer E-Invoicing-Schub

Die Prozesse zur Verarbeitung von bildhaften Eingangsrechnungen im Papierformat und als PDF haben viele Unternehmen in den letzten Jahrzehnten erfolgreich mit Rechnungsverarbeitungslösungen automatisiert und optimiert.

Ebenso lange schon gibt es elektronisch strukturierte Formate zum Austausch von Rechnungen unter Geschäftspartnern. Weltweit ist jedoch der Anteil elektronischer strukturierter Rechnungen verglichen zum Anteil bildhafter Rechnungen relativ niedrig.

Das liegt zum einen daran, dass Papierrechnungen in vielen Ländern traditionell noch dominieren. Zum anderen ist das beliebteste „elektronische“ Format für Rechnungen PDF.

Fakt ist nun mal: Eine PDF-Rechnung enthält keine strukturierten elektronischen Rechnungsinformationen, die zur direkten elektronischen Verarbeitung und bestmöglichen Digitalisierung erforderlich sind.

Anscheinend handelt es sich beim E-Invoicing also um einen alten Hut, der trotz vieler Vorteile nur selten getragen wird. Wie lässt sich dieses Phänomen begründen, wenn gemäß einer Studie des Beratungsunternehmens Billentis pro Rechnung 60 bis 80 Prozent der Kosten auf Lieferanten- und Kundenseite eingespart werden können?

Aus folgenden Gründen hielten sich viele Unternehmen unserer Erfahrungen nach beim E-Invoicing bisher zurück oder schoben es auf die lange Bank:

Es wird gerne die Auffassung vertreten, die Technologie sei zu teuer oder zu kompliziert und es herrschten zu viele Formate vor. Ferner gebe es unklare gesetzliche Anforderungen in verschiedenen Ländern im Hinblick auf Authentizität, Integrität und Archivierung sowie Unsicherheit der Gültigkeit des Vorsteuerabzugs.

Doch Zurückhaltung ist mittlerweile keine Option mehr. Durch die Umsetzungspflicht der EU-Norm 2014/55 in den EU-Mitgliedstaaten bis 2019 wurden die Rahmenbedingungen signifikant verändert.

So regelt die genannte Richtlinie die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Sie verpflichtet über 300.000 öffentliche Administrationen in EU-Ländern ab November 2018/2019 system- wie prozessmäßig fit zu sein fürs E-Invoicing. Wichtig dabei: Rein bildhafte E-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen im Sinne dieser Richtlinie.

Die besagte EU-Norm hat eine große Hebelwirkung aufs E-Invoicing insgesamt. Denn typischerweise sind 45 bis 65 Prozent aller Unternehmen eines Landes Lieferanten des öffentlichen Sektors. Daraus folgt die Notwendigkeit von Lieferanten, öffentlichen Auftraggebern überwiegend elektronisch strukturierte Rechnungen zu stellen. Dies steigert mittelbar auch die Bedeutung von E-Invoicing im B2B-Markt.

Es liegt auf der Hand, dass Lieferanten, die zum E-Invoicing mit öffentlichen Verwaltungen gezwungen sind, quasi standardmäßig elektronische Rechnungen aufgrund der Kostenvorteile an alle ihre Kunden schicken möchten.

Wobei die Rechnungsempfänger tendenziell von noch größeren E-Invoicing-Vorteilen profitieren, da deren mögliche Einsparungen fast doppelt so hoch sind. Andererseits: Auch Gesetze können den Akteuren Entscheidungen vorwegnehmen – wie das Beispiel Italien zeigt. Dort wird nämlich italienischen Geschäftspartnern E-Invoicing schlicht vorgeschrieben.

Spätestens ab dem 1. Januar 2019 müssen in Italien alle inländischen Rechnungen in einem definierten elektronischen Format ausgestellt, signiert und über ein staatliches Rechnungsportal ausgetauscht werden. Wann andere EU-Länder dem Beispiel Italien folgen werden, bleibt sicherlich spannend.

Man muss kein Prophet sein, um voraussagen zu können, dass der Trend europaweit zur elektronischen Rechnung hingeht und sich Papier sowie PDF in den nächsten Jahren auf ein Minimum reduzieren werden.

E-Invoicing-Umsetzung

Will ein Unternehmen seine internationalen Purchase-to-Pay-Prozesse mit E-Invoicing weiter digitalisieren, gibt es zahlreiche Kriterien zu beachten. Es existieren pro Land verschiedene technische Anforderungen, Formate, Übertragungswege sowie rechtliche Rechnungsanforderungen, was Inhalte, Prüfungen, Aufbewahrungen anbetrifft.

E-Invoicing-Lösungen müssen sich – neben der Unterstützung der technischen und rechtlichen Anforderungen an Rechnungen – gut in die bestehende, oft heterogene Systemumgebung integrieren lassen.

Außerdem sollten E-Invoicing-Lösungen über ein hohes Maß an Flexibilität verfügen, um sich im Zeitablauf den veränderten Anforderungen an Rechnungen und Kundenumgebung schnell und effizient anpassen zu können.

Der Prozess beim E-Invoicing-Eingang stellt sich vereinfacht wie folgt dar: In einem ersten Schritt werden Rechnungen automatisiert über verschiedene Eingangskanäle empfangen.

Ein hoher Anteil elektronischer Rechnungen kann länderübergreifend nur durch ein umfassendes Angebot an Übertragungswegen und Eingangsformaten erreicht werden, um die traditionellen Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format abzulösen.

Bei den elektronischen Formaten kann eine zunehmende Dynamik beobachtet werden, die teilweise durch die nationalen Umsetzungen der Norm EU2014/55, aber auch durch andere Faktoren hervorgerufen wird.

Nach dem Empfang werden die Rechnungsinhalte aller verschiedenen Formate für die weitere Verarbeitung aufbereitet. Das heißt, sie werden in einen internen Standard transformiert.

Dazu werden Rechnungen, die bereits in elektronisch strukturierter Form vorliegen, konvertiert. Eingescannte Papierrechnungen oder per E-Mail empfangene PDF-Rechnungen werden mittels integrierter OCR-/Erkennungs-Technologie identifiziert und ex­trahiert.

Die extrahierten Daten werden anschließend mit Stamm- und Bestelldaten des ERP-Systems angereichert. Jede Rechnung wird automatisch geprüft – und zwar kundenindividuell, hinsichtlich Bestellbezug, Mengen- und Preisabweichungen oder landesspezifischen Regeln, wie etwa gesetzlichen Anforderungen zum Vorsteuerabzug.

Idealerweise werden Rechnungen, die allen Regeln entsprechen, automatisch zur Buchung übergeben. Alle anderen Rechnungen werden entsprechend der kundeneigenen Richtlinien an einen integrierten Klärungs- oder Freigabeprozess geleitet.

Die relevanten Personen für die Freigabe oder Klärung von Mengen- und Preisabweichungen werden dazu automatisiert ermittelt.

Alle Schritte, die eine Rechnung im Prüfungsprozess durchläuft, werden protokolliert. Der für die Buchung benötigte Rechnungsinhalt wird zum ERP-System des Kunden übertragen.

Die Rechnung selbst, Anlagen im Bearbeitungsprozess, Konvertierungs- und Bearbeitungsprotokolle werden revisionssicher gemäß geltenden Landesanforderungen archiviert.

Für die Archivierung bestehen in einigen Ländern besonders strenge rechtliche Anforderungen hinsichtlich der Verwendung von Zeitstempeln, digitalen Signaturen und speziellen Verfahrensdokumentationen.

On-premise- vs. Cloud-Nutzung

Für die meisten Kunden eignen sich Cloud- Lösungen grundsätzlich besser als eigenbetriebene Lösungen fürs E-Invoicing. In der Cloud vorgefertigte landesspezifische E-Invoicing-Lösungen ermöglichen einen schnellen Einstieg – unabhängig vom technologischen Stand und der geografischen Verteilung der internationalen Geschäftspartner.

Ein weiterer Vorteil einer Cloud-Lösung ist die Unabhängigkeit vom eingesetzten Buchungssystem, was insbesondere bei sehr heterogenen Systemlandschaften unverzichtbar ist und eine Prozesszentralisierung und Standardisierung ermöglicht, die anders kaum erreichbar wäre.

Rechtliche Anforderungen und Aufbewahrungsfristen bei der Archivierung sind ein weiterer Aspekt, welcher gut mit einem Cloud-Service erfüllt werden kann, etwa mit dem Invoice Portal Service von Seeburger.

Hybride Modelle

Hybride Modelle, die den Empfang und die Konvertierung inklusive etwa Signaturprüfungen als Cloud-Dienste kombinieren mit anschließender Bearbeitung, Buchung und Archivierung im Eigenbetrieb beim Kunden, können ebenfalls eine attraktive Lösung darstellen.

Beispielsweise wenn global ein zentrales SAP-System eingesetzt wird und die Bearbeiter (Buchhalter, Freigeber, Einkäufer und Administratoren) alle anderen Prozesse ebenfalls in SAP bearbeiten möchten.

Der komplette Eigenbetrieb lohnt sich allenfalls dann, wenn nur wenige große Geschäftspartner direkt übers E-Invoicing anzubinden sind, die jeweils sehr viele Rechnungen aus nur wenigen Ländern schicken.

Sobald Rechnungen von mehreren staatlichen Portalen oder zertifizierten Providern empfangen werden oder verschiedene Signaturstandards zu prüfen sind, empfiehlt sich grundsätzlich eher ein Cloud-Service, der solche Aufgaben aus dem Stand beherrscht – gegenwärtig wie auch zukünftig.