Was Agilität mit SAP-Altsystemen zu tun hat

Historisch gewachsene SAP-Landschaften gleichen häufig schweren Tankern, die ihren Kurs nur mit großer Verzögerung ändern können. Das liegt weniger an der Größe der Schiffe als am Gewicht ihrer Ladung. Deren Trägheit verhindert schnelle Richtungswechsel, auch wenn das Ruder herumgerissen wird.

Wie die Tanker befördern SAP- und andere Systeme eine schwere Fracht: Daten und Dokumente, von denen nur ein kleiner Teil in der täglichen Arbeit benötigt wird. Was auch immer IT-Manager auf der Ebene der Systeme und Applikationen an Agilität und Flexibilität hinzufügen, wird von der geschäftlich und rechtlich erforderlichen Stabilität auf der Ebene der Daten und Dokumente wieder wettgemacht. Dieses allgemeine Problem tritt in den unterschiedlichsten Szenarien auf.

Merger & Acquisitions

Werden Firmenkäufe besiegelt, ist die Freude groß – beim Management. Doch kaum ist die Tinte auf den Verträgen getrocknet und der Sekt getrunken, beginnt in der IT die Arbeit.

Denn der Käufer übernimmt ja nicht nur Märkte, Mitarbeiter und Kunden, sondern auch IT-Systeme, deren Zahl gerade bei größeren Unternehmen schnell in die Hunderte geht, darunter eine Vielzahl von SAP-Systemen unterschiedlichster Releasestände.

Es ist natürlich wirtschaftlich unsinnig, diese Systeme alle weiterzubetreiben. Sie abzuschalten scheint jedoch auch keine ­Option. Denn darin befinden sich wertvolle Daten und Dokumente, die für den Käufer bares Geld bedeuten.

Zudem unterliegen sie den unterschiedlichsten Aufbewahrungspflichten und -fristen. Die Informationen müssen auch nach dem Kauf noch viele Jahre, mitunter Jahrzehnte aufbewahrt und bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden, bis zu ihrer kontrollierten und dokumentierten Löschung, wie sie insbesondere die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) verlangt.

Firmenkäufe bedeuten für die IT-Abteilungen folglich stets komplexe Integrations- und Migrationsprojekte. Es muss entschieden werden, welche Anwendungen von dem gekauften Unternehmen übernommen werden sollen, weil sie gegenüber den eigenen Vorteile aufweisen, und welche nicht mehr gebraucht werden. Damit hängt unmittelbar die Frage zusammen, welche Daten und Dokumente in die Live-Systeme migriert werden sollen.

Bei einer Migration wird in der Regel die Struktur der migrierten Daten und Dokumente in einem solchen Projekt verändert. Interne oder externe Prüfer würden deshalb nicht darauf vertrauen, dass die migrierten Informationen exakt dem Original entsprechen.

Daher müssten selbst bei einer nur teilweisen Migration der Daten und Dokumente aus den beim Kauf übernommenen die IT-Systeme weiter betrieben und für neue Auflagen wie die EU-­DSGVO nachgerüstet werden.

Insbesondere letztere Anforderung ist bei vielen Altsystemen technisch gar nicht mehr möglich oder nur unter sehr großem Aufwand realisierbar. Das bedeutet aber in jedem Fall hohe Kosten.

Abwicklung von Banken

Die Finanzkrise von 2008 ist noch immer nicht bewältigt. Viele Banken leiden weiterhin unter faulen Krediten, die für sie jederzeit existenzbedrohend sein können. Hinzu kommen immer mehr und immer strengere Regulierungen, die das Risiko für das Finanzsystem insgesamt aufgrund der Schwierigkeiten einzelner Banken senken sollen. Auch wenn diese gut gemeint sind, belasten sie die Ertragskraft der Banken zum Teil erheblich.

Banken, die den Compliance-Aufwand nicht mehr bewältigen wollen oder können, und Institute, die nicht überlebensfähig sind, werden verkauft oder in Auffanggesellschaften abgewickelt.

Unabhängig davon, ob Kunden übernommen werden oder das Geschäft ganz eingestellt wird, sind die Käufer oder Nachfolger verpflichtet, sämtliche Kundeninformationen über zehn oder mehr Jahre aufzubewahren.

Diese sind jedoch – für Banken typisch – auf eine Vielzahl von Systemen verteilt: Darunter befinden sich bankenspezifische Eigenentwicklungen und SAP-Systeme ebenso wie kommerzielle E-Mail-Lösungen, Systeme für Dokumentenmanagement oder Enterprise Content Management bis hin zu Audioarchiven, in denen Beratungsgespräche mit Kunden als digitale Aufnahmen gespeichert sind.

Um auf die Altdaten und -dokumente weiter zugreifen zu können, müssen sämtliche Altsysteme von der Nachfolgegesellschaft übernommen und weiterbetrieben werden.

Der Zugriff auf die Kundeninformationen ist aus zwei Gründen dauerhaft nötig. Zum einen haben Anwälte oder Steuerbehörden, ob aus dem In- oder Ausland, das Recht, um Erlaubnis auf Einsicht in Bankdaten zu bitten.

Gleiches gilt für ehemalige Kunden der verkauften oder abgewickelten Institute, die zum Beispiel für Steuererklärungen Kopien für verloren gegangene Kontoauszüge benötigen.

Obwohl die reine Anzahl dieser Anfragen überschaubar bleiben dürfte, muss die gesamte übernommene IT-Landschaft gepflegt und gewartet, im Zeitverlauf nachgerüstet und eventuell sogar nachlizenziert werden.

Migration auf S/4 Hana

2025 ist es so weit. Dann beendet SAP den Support für alle Vorgängerversionen von S/4. Die Erwartungen der SAP-Bestandskunden sind hoch: Sie verbinden mit der neuen Softwaregeneration die Hoffnung auf eine agile Applikationslandschaft, mit deren Hilfe sie die Herausforderungen der Digitalisierung meistern können.

Doch sie wissen auch: Die größte Herausforderung bei dieser Neuimplementierung, sowohl was die Komplexität als auch den Zeitaufwand betrifft, besteht dabei in der Migration der Daten und Dokumente in die neue Umgebung.

SAP-Bestandskunden sehen sich bei großen SAP-Installationen mit mehreren Terabyte an Datenvolumen schnell einem Aufwand von mehreren Tausend Manntagen gegenüber. Darüber hinaus befinden sich in dem Datenbestand zwangsläufig viele fehlerhafte Datensätze, die sich über die Jahre angesammelt haben.

Eine Migration nach S/4 und Hana, bei der alle Daten und Dokumente aus den Bestandssystemen in die neue Welt übernommen werden und die Altsysteme parallel zur neuen Softwaregeneration weiterlaufen müssen, ergibt aus unternehmerischer Sicht keinen Sinn.

Schließlich ist der Weiterbetrieb von Altsystemen in den Unternehmen ein wesentlicher Grund dafür, dass in der Regel 80 Prozent des gesamten IT-Budgets allein für den Betrieb aufgewendet werden.

Allein 70 Prozent davon entfallen oftmals auf den Aufwand für Altsysteme. Ideal wäre hingegen eine Aufteilung von 60 Prozent für den IT-Betrieb und 40 Prozent für Innovationen, und zwar dauerhaft.

Eine mindestens ebenso hohe Hürde auf dem Weg in eine agile Zukunft stellt eine mangelnde Datenqualität nach einer Migration dar. Es ist nicht übertrieben zu behaupten, dass der Erfolg der Digitalisierung davon abhängt.

Denn sind die Daten nicht korrekt, funktionieren hoch automatisierte Prozesse zwischen Menschen und Maschine, aber auch zwischen den Maschinen untereinander nur eingeschränkt und sind fehleranfällig.

Auswertungen in fehlerhaften Datenbeständen führen zu falschen Schlüssen, die unter Umständen fatale Auswirkungen auf die Weiterentwicklung der Geschäftsmodelle haben.

Der richtige Ansatz

Auch wenn es sich hier um ganz unterschiedliche Szenarien handelt, teilen sie dasselbe Zeit-, Kosten- und Komplexitätsproblem. SAP-Bestandskunden können es lösen, wenn sie einen neuen Architekturansatz verfolgen: die Trennung der Altdaten und -dokumente von den agilen Apps der Zukunft.

Altsysteme lassen sich dadurch abschalten, die Grundvoraussetzung dafür, dass die IT genauso agil wird, wie es die Geschäftsszenarien erfordern. Schlüsselelement dieser neuen Architektur ist eine eigene systemunabhängige Umgebung für Altdaten und -dokumente sowie ihren Geschäftskontext.

Genau für diese Architektur und agile Geschäftsszenarien hat die Schweizer Data Migration Services AG spezielle Lösungs­pakete entwickelt, darunter für die Abwicklung von Banken, für Firmenkäufe und -verkäufe sowie die effiziente Migration auf S/4 Hana.

Diese Lösungen setzen auf der Information Management Plattform JiVS auf. Sie bietet im Standard eine Vielzahl von Schnittstellen zu Altsystemen unterschiedlichster Hersteller. Neben SAP zählen dazu unter anderem BaaN, JD Edwards, Infor, Microsoft, Oracle EBS, Peoplesoft etc. Wirklich alle Informationen aus den Altsystemen werden erfasst und migriert, jeder Schritt wird lückenlos dokumentiert.

Dabei handelt es sich aber nicht um klassische Archivierung, sondern Historisierung: Weder Fachanwender noch die interne Revision oder externe Prüfer greifen auf Felder in Tabellen zu.

Vielmehr suchen sie zum Beispiel nach allen Kontoauszügen zu einem Kunden in einem bestimmten Zeitraum oder nach der Aufnahme eines Beratungsgesprächs, das dem Abschluss eines bestimmten Vertrags vorausgegangen ist. Aus diesem Grund speichert JiVS die Informationen zusammen mit ihrem Geschäftskontext.

Starke Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates sorgen in Zeiten allgegenwärtiger Cyberspionage und -kriminalität für die nötige Sicherheit. Die Bereinigung fehlerhafter oder redundanter Datensätze optimiert die Datenqualität.

Daten und Dokumente lassen sich auf der Ebene der einzelnen Datensätze gezielt löschen. Berechtigungen können klar definiert werden. Selbstverständlich erfüllt JiVS die Anforderungen nicht nur des europäischen Datenschutzes, sondern auch von Wirtschaftsprüfern. Und wer die verschiedenen Lösungspakete auslagern will, kann die Funktionalitäten in verschiedenen Delivery-Modellen – Hosting, Managed Service, SaaS – nutzen.

Weniger ist mehr

SAP-Bestandskunden sparen bei den operativen Kosten bis zu 80 Prozent – in einzelnen Fällen sogar mehr – gegenüber den Kosten für den Weiterbetrieb der stillgelegten Systeme. Gleichzeitig reduzieren sie Umfang und Komplexität der anfallenden Migrationsprojekte, weil nur noch die wirklich benötigten Daten und Dokumente in die Live-Systeme übernommen oder dort belassen werden müssen. In der Regel sind das nur 20 bis 25 Prozent. Wie im echten Leben gilt auch für agile Unternehmen: Weniger ist oft mehr.