Warum RPA „dumm“ ist – der Einsatz in SAP aber trotzdem schlau

RPA-Software-Roboter (Bots) imitieren menschliches Verhalten und verarbeiten automatisiert immer wiederkehrende Aufgaben, die wahre Zeitfresser bei der täglichen Arbeit sind.

Denn häufig sind Informationen über mehrere Systeme hinweg verteilt und werden vom Nutzer über unterschiedliche Anwendungen abgerufen sowie zusammengeführt.

Hier fungiert RPA als Schnittstelle und kann Anwendern sehr viel lästige Arbeit abnehmen. Voraussetzung für den einfachen Einsatz von RPA ist, dass die Daten strukturiert sind und einen regelbasierten Prozess durchlaufen.

Der Einsatz von RPA spart vor allem eine Menge Zeit, wie auch SAP auf Basis von Kundenbefragungen feststellt: Mitarbeiter gewinnen zwischen 15 und 30 Prozent mehr Zeit für ihre Kernaufgaben.

Das bestätigt auch eine Studie von Forrester Consulting im Auftrag des RPA-Anbieters UiPath aus dem Jahr 2018: Hier gaben sogar zwei Drittel der Befragten an, dass sich ihre bisherige Arbeit durch RPA neu strukturiert hat, sodass mehr Raum für strategisches Arbeiten geschaffen wurde.

57 Prozent der befragten Entscheider bestätigten zudem, dass die Technologie manuelle Fehler reduziere. Darüber hinaus konnten 86 Prozent eine höhere Effizienz bei Mitarbeitern feststellen.

Das Einsatzspektrum von RPA ist genauso vielfältig, wie es strukturierte Prozesse sind. RPA übernimmt den manuellen Aufwand innerhalb unveränderter, vorhersehbarer Geschäftsprozesse. Gerade Anwender in SAP haben oft einen hohen Aufwand mit immer wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten und suchen sich Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen, um sie dann wieder in SAP zusammenzuführen.

Daher liegt es nahe, die RPA-Technologie für Prozesse rund um SAP einzusetzen. So ist es beispielsweise möglich, dass ein Software-Roboter die Ermittlung von Steuerkennzeichen bei der Rechnungsbearbeitung übernimmt: Konnte im SAP-System kein Kennzeichen ermittelt werden, dann übernimmt der Bot diese Aufgabe über vordefinierte Logiken, ermittelt das Steuerkennzeichen, setzt es im System ein und versucht die Rechnung zu buchen.

Funktioniert der Vorgang nicht, dann setzt der Bot einen sichtbaren Hinweis zur manuellen Prüfung durch einen Mitarbeiter. Oder ganz schlicht, aber sehr effizient: Ein Software-Roboter überträgt fehlerfrei und mehrfach täglich Informationen aus einem Excel-Dokument in eine SAP-Bestellung. Funktioniert simpel, minimiert Tippfehler und schafft eine große manuelle Entlastung.

Auch wenn RPA-Technologie Abläufe straffen sowie Fehler reduzieren kann, verbessert die Technologie keine Geschäftsprozesse oder IT-Systeme. Vergleichbar mit medizinischen Diagnosen behandelt RPA die Symptome, aber nicht die Ursache eines Missstands.

Ziel der Software-Roboter ist es also, Prozesse zu automatisieren, ohne dabei bestehende Systeme zu verändern. Bei der klassischen Prozessoptimierung steht die grundlegende Optimierung und Veränderung des Ablaufs im Vordergrund.

Daher sind vor dem Einsatz von RPA eine Prozessanalyse und eine saubere Prozessdokumentation ausschlaggebend, die auch die Menschen und eingesetzten Softwaresysteme miteinbezieht.

Der Einsatz von RPA öffnet viele weitere Türen sowie Möglichkeiten, Abläufe zu automatisieren, und die Technologie lässt sich ausgezeichnet mit künstlicher Intelligenz erweitern. Es ist ein sehr spannendes Umfeld: Wir sind hier selbst schon seit geraumer Zeit in der Forschung dran.

Momentan setzen wir beispielsweise bei einem unserer großen Pharmakunden RPA großflächig ein und bekommen selbst Gänsehaut, wenn wir die Effekte in der Praxis erleben: Und die beweist, dass RPA mehr als nur ein Hype ist.