Von der Hybridlandschaft in die Cloud

Gute Arbeitskräfte anwerben und binden, sie an der richtigen Stelle einsetzen und gezielt auf die Digitalisierung vorbereiten, die Nachfolge für Schlüsselpositionen frühzeitig regeln:

Personalabteilungen sind heute aufgrund der Dynamik der Geschäftswelt mit vielfältigen Herausforderungen konfrontiert – Stichworte Arbeitswelt 4.0 und demografischer Wandel. Eine wichtige Voraussetzung, damit die HR-Organisation ihre Aufgaben effizient und transparent erledigen und gleichzeitig eine zukunftsorientierte Personalstrategie erarbeiten kann, sind harmonisierte HR-Daten und -Prozesse sowie einheitlich definierte HR-Kennzahlen (KPIs).

HR-Daten in die Cloud, ­Abrechnung on premise

Diese erhält man meiner Erfahrung nach am besten aus einer hybriden HR-Landschaft. Sie verknüpft die Vorteile einer On-Premise-Lösung wie SAP HCM, mit der klassische HR-Prozesse wie die Abrechnung abgewickelt werden, mit denen einer modernen HR-Cloud-Plattform wie SAP SuccessFactors, in der die Personaldaten aller Mitarbeiter weltweit bzw. unternehmensweit zentral und einheitlich verwaltet werden.

Wenn Personaldaten in einer HR-Cloud-Lösung zusammengeführt und harmonisiert vorliegen, lassen sich auch strategische Prozesse wie Mitarbeiterentwicklung, Rekrutierung, Nachfolgeplanung und Reporting standardisieren, vereinfachen und effizienter machen.

Das bedeutet echten Mehrwert, besonders wenn eine solche Lösung dem Anwender darüber hinaus eine Oberfläche bietet, auf der er seine Aufgaben intuitiv, komfortabel und rollenbasiert erledigen kann, und zwar am Desktop genauso wie mobil per Smartphone oder Tablet.

Die Speicherung und Verwaltung der hochkritischen Personaldaten in einer Cloud erfordert jedoch absolutes Vertrauen in deren Sicherheit und Integrität. Es empfiehlt sich daher, einen Anbieter zu wählen, der seine Rechenzentren in Deutschland betreibt und der im Umgang mit diesen Daten dem strengen deutschen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) unterliegt, das hohe Rechtssicherheit garantiert.

A und O der HR-Harmonisierung

Das A und O für den Erfolg jedes Harmonisierungsprojekts ist meines Erachtens, dass zur Erstellung einer Abrechnung benötigte Personaldaten aus der HR-Cloud direkt und stets korrekt in die On-Premise-Software repliziert werden. Zunächst gilt es daher, das Cloud- mit dem On-Premise-Datenmodell in Einklang zu bringen.

In der Cloud-Lösung müssen darüber hinaus die geltenden nationalen gesetzlichen Vorschriften für jeden Standort etwa in Bezug auf Sozialversicherung oder Einkommenssteuer abgebildet werden, und zwar bereits in den Eingabemasken.

Auch spezielle Vergütungsregeln einzelner Filialen auf Grundlage einer Betriebsvereinbarung oder kundeneigene HR-Infotypen, die steuerlich und damit für die Abrechnung relevante Informationen enthalten, zum Beispiel aus einer Mitarbeiter-Discount-Card, sind zu berücksichtigen.

Umgekehrt ist zu gewährleisten, dass Abrechnungsdaten an die Cloud-Software übermittelt werden und für Analysen zur Verfügung stehen. Zum Knackpunkt für den Erfolg einer Harmonisierung wird daher die Erstellung eines zentralen Reporting-Handbuchs, in dem HR-KPIs wie Fluktuation oder Vollzeitäquivalent standortübergreifend einheitlich definiert sind, auch wenn regionale Differenzierungen weiter bestehen bleiben.

So entsteht ein gemeinsames Verständnis von HR-Kennzahlen und den dahinterliegenden Prozessen.

Die mit einer solchen HR-Harmonisierung verbundenen Anforderungen erfordern jedoch ein Know-How, das in den wenigsten Unternehmen vorhanden sein dürfte. Ein solches Projekt benötigt daher die Begleitung durch einen erfahrenen und kompetenten Partner, der alle Leistungen aus einer Hand erbringt.

Er stellt im Idealfall auch die notwendigen Lösungen für die Übertragung der Daten in kundeneigenen HR-Infotypen aus der Cloud in die On-Premise-Welt zur Verfügung, da diese mit SAP-Standardtools teilweise nicht möglich ist.

HR-Zukunft aus der Cloud

Dann steht dem Aufbau einer maßgeschneiderten leistungsstarken hybriden HR-Gesamtlösung nichts mehr im Weg, bevor – wie Studien wie der HCM-Branchenmonitor 2016 prognostizieren – auf lange Sicht sämtliche HR-Prozesse in die Cloud verlagert werden. Doch bis dahin liegt noch ein gutes Stück Weg vor uns.