Vom Pulverfass zum kostenoptimierten Lizenzbestand

Heute drohen SAP–Audits und die Prüfung funktional eingeschränkter Nutzungsrechte und zwingen den SAP-Lizenzmanager erstmalig zur Prüfung der Compliance.

Ist im Kampf gegen gewachsene Inkonsistenz, die zu einem Compliance-Konflikt führt und aktuell zu gefühlt willkürlichen Forderungen der SAP, Lizenzmanagement die richtige Lösung?

Ja – jedoch nicht das klassische Lizenzmanagement, wie es beispielsweise im Umgang mit Microsoft bekannt und bewährt ist.

Ein Lizenzmanagement kann Lizenzen verwalten und den Lizenzmanagementprozess steuern. Die üblichen Lizenzmanagementsysteme werden ohne Business-Logik ausgeliefert.

Eine automatische Zuordnung ist somit nur auf Basis von Stammdaten wie z. B. Berechtigungen möglich, nicht aber auf Basis des tatsächlichen Nutzungsverhaltens.

Moderne Lizenzlösungen analysieren hingegen das tatsächliche Nutzungsverhalten eines SAP-Users und spiegeln dieses gegen eine Interpretation der SAP-Preisliste, bzw. gegen eigendefinierte Sonder­userprofile.

Beispielsweise ersetzt die Lösung Sample den Einsatz eines Lizenzmanagements für „kleine“ Installationen (< 1.000 User) vollständig und ergänzt die klassischen Lizenzmanagementwerkzeuge mit einem intelligenten Regelwerk.

SAP ist auf In-Compliance ausgelegt

Da es nie gefordert war, ist derzeit kein Kunde da­rauf vorbereitet, Berechtigungen gegen Lizenz-Compliance abzugleichen.

Zwar erhöhen Veränderungen der SAP-Preislisten die Möglichkeiten der Interpretation der User-Spezifikationen, machen das Thema aber sehr komplex und überfordern den SAP-Anwender.

Und SAP lässt es zu, ohne jede Warnung an den Endanwender, nicht lizenzierte Komponenten zu nutzen.

Das dadurch permanent existente Risiko erzeugt bei jeder SAP-Vermessung eine ungewollte Spannung. Die SAP-Preisliste ist gespickt mit Unschärfen, die eine subjektive Risikoeinschätzung darstellen.

Als weithin bekanntes Beispiel sei der Klassiker erwähnt: Self-Services im Einkauf eines Employee-Users –

• Privatperson oder Stellenprofil?
• Darf eine Sekretärin nur für sich einen Bleistift bestellen oder für eine Abteilung?

In der transaktionalen Nutzung unterscheiden sich beide Auslegungen nicht – eine unscharfe Auslegung im Kundeninteresse führt jedoch zu einer deutlich günstigeren Lizenzierung im Vergleich zu einer „Bleistift-Bestellung-für-Abteilungen“ zum achtfachen Preis eines Professional Users.

Unschärfen lassen sich einfach zugunsten des Kunden auslegen, wenn man das Nutzungsverhalten seiner Anwender kennt.

Das Ergebnis von Sample besteht aus einer scharfen und unscharfen Auslegung der SAP-Preisliste und kommt dadurch zu einer individuellen Auslegung der Userprofile pro Unternehmen.

Mit der Abweichungsanalyse lassen sich „Ausreißer“ identifizieren und Userprofile schärfen. Darüber hinaus ermöglicht die Clusteranalyse eine individuelle Festlegung von Sonderuserprofilen, z. B. für Limited Professional User.

Die Detailanalyse je Lizenztyp wird als valide Grundlage für die Zuordnung stets günstiger Userprofile genutzt mit der Konsequenz der Kostenoptimierung des Lizenzbestandes.

Die Ergebnisse der Vermessung können direkt in SAP reimportiert werden oder an ein Lizenzmanagement-Tool für die weitere Verarbeitung übergeben werden.

Fazit

SAP verschärft ihren Umgang mit Lizenz-Compliance, um Druck und damit neue Lizenzumsätze auf Kundenseite zu produzieren.

Drehen Sie einfach den Spieß um und nutzen Sie die Unschärfen der SAP-Preisliste und finden Sie Ihre Auslegung der Lizenztypen, die einem Audit standhalten und gleichzeitig den Lizenzwert minimieren.