Verträge erfüllen

Es ist schwierig, stets einen Überblick über alle Verträge und vertragsrelevanten Dokumente zu behalten. Im schlechtesten Fall kann es vorkommen, dass dadurch wichtige Fristen verpasst werden und wirtschaftlicher Schaden entsteht.

Der Einsatz einer modernen Vertragsmanagement-Lösung ist daher sinnvoll. Neben dem zentralen Erfassen und der revisionssicheren Ablage sämtlicher „Schriftstücke“ sollte es drei wichtige Funktionalitäten bieten.

Integration in ERP-Systeme

Die Anbindung an ERP-Systeme ist entscheidend. Da zahlreiche Unternehmen SAP-Systeme einsetzen, sollten auch die Verträge und Dokumente, die sich auf die Vorgänge im SAP-System beziehen, darin gemanagt werden.

Die vollständige, schnittstellenfreie Integration ermöglicht den schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Daten. Durch die tiefe Prozessintegration kann ein solches Vertragsmanagement etwa mit den SAP-Standardmodulen zum Finanzwesen, Controlling, Vertrieb und Einkauf etc. verbunden und aus jeder SAP-Funktion heraus aufgerufen werden.

Verträge und Dokumente werden so nicht nur für sich allein gemanagt, sondern im Zusammenhang mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen transparent abgebildet.

Recherchemöglichkeiten

Komfortabel an einem Vertragsmanagement sind diverse Rechercheoptionen per Volltextsuche. Auch innerhalb von Dokumenten und Verträgen sollte dies ähnlich wie bei bekannten Suchmaschinen funktionieren.

Eine Integration von E-Mail- und SAP-Anwendung gibt dem Benutzer zudem die Möglichkeit, nach Informationen im Vertragsmanagement zu suchen, ohne das E-Mail-Programm zu verlassen.

Termin-/Fristenkontrolle

Die Termin- und Fristenkontrolle erinnert zuständige Mitarbeiter per E-Mail-Benachrichtigung an endende Vertragslaufzeiten oder anstehende vertragsbezogene Aufgaben.

Auch Folgeverarbeitungen wie die Neuverhandlung von auslaufenden Verträgen werden automatisiert angestoßen. So schöpft das Unternehmen mögliche Kostenvorteile aus, indem es z. B. teure Dienstleistungsverträge rechtzeitig beendet.

Ausblick

Circle Unlimited bietet mit seiner Lösung cuContract ein funktionsreiches, modernes Vertragsmanagement. Die neue Version 8.2. mit zahlreichen Funktionalitäten erscheint zum DSAG-Jahreskongress in Nürnberg. Sie unterstützt auch mit Blick auf den International Financial Reporting Standard 15 (Erlöse aus Verträgen mit Kunden) und IFRS 16 (Leasingverhältnisse).

Die Neuregelungen, die spätestens 2018 bzw. 2019 greifen, bedeuten für Unternehmen neue Anforderungen an Kalkulations- und Buchungssysteme. Alle bestehenden Leasingverträge müssen einer Überprüfung bzw. Neubewertung unterzogen und nicht dokumentierte Daten für die Rechnungslegung erfasst werden.

Die Anpassung bestehender Prozesse ist also unausweichlich. Basis hierfür ist ein geordnetes Vertragsmanagementsystem. Es bildet idealerweise die Schnittstelle zwischen Vertrieb (Leasinggeber) und Einkauf (Leasingnehmer).