Unterschätzte Schwerpunkte der S/4-Transformation

Die laufenden und abgeschlossenen Migrationsprojekte haben sehr unterschiedliche Ausgangslagen und Zielsetzungen. Die persönlichen Erfahrungen in den Umsetzungsprojekten haben gezeigt, dass im Projektmanagement viele gemeinsame Nenner entsprechend umgesetzt, aber manche Arbeitspakete unterschätzt werden.

Ein zentrales und aktuelles Thema für die meisten Bestandskunden ist die neue Systemarchitektur. Im Mittelpunkt ist naturgemäß die Hardware mit der Hana-Technologie. Die Vorsorge für eine ungeplante hybride Systemarchitektur aufgrund von eingebrachten Cloudlösungen durch die Fachbereiche kommt oft zu spät. Ein kritischer Teil beim hybriden Ansatz sind die Sicherstellung und die Überprüfung der notwendigen Integration, was Voraussetzung für einen erfolgreichen Cloudeinsatz ist. SAP hat manche Cloudzukäufe noch nicht vollständig integriert.

Eines der unterschätzten Themen ist sicher das Datenmanagement. Das ist auch der Grund dafür, warum das E-3 Magazin laufend viele Beiträge dazu liefert. Es ist nicht nur sehr umfangreich und komplex, sondern es geht dabei im Projekt und bei den laufenden Betriebskosten auch um viel Geld. Die Komplexität macht eine Untergliederung sinnvoll: die Systemarchitektur, wo neben der Performance zu klären ist, welche Daten im Core-System gehalten und welche in Vorsysteme ausgelagert werden können. Die notwendige Umsetzung der Geschäftspartner kann je nach Bedarf sehr aufwendig werden. In einer Gruppe sollte gleichzeitig auch eine mögliche Datenarchivierung behandelt werden.

Die Datenschutzgrundverordnung ist ebenfalls ein Teil des Datenmanagements. Die Datensimplifizierung von SAP hat umfangreiche Auswirkungen auf die Datenstruktur und die Eigenentwicklungen. Zudem sollte die neue SAP Master Data Governance auf ihre Auswirkungen hin behandelt werden.

In jedem Projektplan ist auch das Change-Management vorgesehen. Aus meiner Sicht werden manche HR-Bereiche falsch eingeschätzt und damit manche Auswirkungen unterschätzt. Das betrifft die Themen Schulungen, das Personal, die Nachfolgeplanung und den Wissenstransfer. Schlecht geschulte Benutzer setzen die Software zu wenig oder falsch ein, brauchen daher länger oder machen Fehler, was viel Zeit und Geld kostet.

Der massive Mangel an IT- und SAP-Personalressourcen ist in aller Munde. Daher sollte infolge von Verunsicherungen, die durch massive Änderungen im Transformationsprojekt hervorgerufen werden, den betroffenen Personalressourcen besonderes Augenmerk zukommen. Jeder Personalwechsel hat langwierige Auswirkungen und ist teuer. Auch der Wissenstransfer von externen Beratern zu internen Mitarbeitern muss sichergestellt sein. Die Abhängigkeit von Beratern nach Projektabschluss ist ein Risiko und mit finanziellen Nachteilen verbunden.

Die S/4-Transition ist automatisch mit neuen SAP-Lizenzen verbunden. Die SAP-Varianten Product Conversion oder Contract Conversion kommen dabei zum Einsatz. Im Vergleich zu den früheren R/3-Lizenzanschaffungen wären für eine erfolgreiche Neulizenzierung folgende eher weniger beachtete Maßnahmen bei den Lizenzverhandlungen zu empfehlen: Einerseits sollte das für die SAP- oder IT-Strategie zuständige Management eingebunden werden und andererseits ist sicherzustellen, dass auch Juristen mit den SAP-spezialisierten Rechtskenntnissen verfügbar sind. Bei einer Umwandlung der On-Prem-Lizenzen in die Cloud gibt es derzeit keinen Weg zurück.

Abschließend sollte auch bewusst sein, dass man mit der Transformation von R/3 auf S/4 Hana künftig mit der Hana-DB noch mehr an SAP gebunden ist. Programmtechnisch, weil immer mehr Logik in die Hana-DB gelegt wird und damit ein DB-Wechsel fast unmöglich ist, und wirtschaftlich, weil man der DB-Preisstrategie von SAP ausgeliefert ist. Zur Umsetzung der ursprünglichen DB-Strategie von SAP in Richtung „Open Source“ gibt es keine Informationen.