Tax Technology – Von der Effizienz zur Genauigkeit

Steuerfunktionen müssen daher bereit sein, mit dieser Welle der digitalen Disruption umzugehen, die zum einen eine noch größere Nähe zu ihren Stakeholdern erfordert und zum anderen um die sich ändernden Bedürfnisse und Erwartungen der Steuerverwaltungen zu erfüllen.

Traditionell arbeiteten die Steuerfunktionen in Silos und waren technologiearm, da sich die Technologie in erster Linie auf die Prozesseffizienz konzentrierte. Tax Technology steht für den Einsatz von Technologie in der Steuerfunktion. Die Digitalisierung von Prozessen, einschließlich der Datenerfassung und -analyse, des Datenabgleichs und der Steuerprüfung, wird es Unternehmen ermöglichen, die Steuern in ihrem gesamten Betrieb zu optimieren und Planungs-, Berichts- und Compliance-Prozesse zu beschleunigen.

Die Einhaltung von Steuervorschriften ist komplexer und zeitaufwendiger denn je. Ständig werden neue Steuern und Meldepflichten verabschiedet. Ein Tax Compliance Management System gilt als angemessen, wenn es geeignet ist, sowohl die Risiken wesentlicher Verstöße zu erkennen als auch solche Verstöße rechtzeitig und mit hinreichender Sicherheit zu verhindern. Dies bedeutet, dass präventive und identifizierende Maßnahmen erforderlich sind.

Angetrieben von den neuen digitalen Grenzen und der Globalisierung setzen die Regierungen zunehmend Technologien ein, um die Erhebung indirekter Steuern zu verbessern. Das aktuell wohl am häufigsten angewendete Instrument in ihrem Arsenal ist die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing).

Hier eine Auswahl von Regierungen, die die elektronische Rechnungsstellung in der einen oder anderen Form vorschreiben: Schweden ist dabei, die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung umzusetzen. Chile verlangt digitale Zertifikate und eindeutige Nummern zur Authentifizierung von Dokumenten. Mexiko verlangt digitale Stempel zur Überprüfung der Herkunft und Echtheit von elektronischen Rechnungen. Kolumbien verlangt von Unternehmen für die Mehrwertsteuer und Konsumgütersteuer die elektronische Rechnungsstellung. Die rumänische Regierung hat die zentrale RO-E-Invoice-Plattform eingerichtet.

Die elektronische Rechnungsstellung ist seit Juli 2022 für Unternehmen vorgeschrieben, deren Geschäftstätigkeit mit Produktkategorien mit hohem Steuerrisiko verbunden ist. Indien kündigte eine Änderung der Schwelle für die elektronische Rechnungsstellung an. Ab dem 1. April 2023 wird die elektronische Rechnungsstellung für Steuerzahler mit Einnahmen von mehr als 20 Mill. INR (ca. 2,4 Mill. EUR) obligatorisch sein. Die deutschen Behörden sind dabei, RTR oder E-Invoicing einzuführen. Elektronische B2B-Rechnungsstellung soll es in Serbien ab Januar 2023 geben. Australien verpflichtet alle großen Handelspartner, ab Juli 2023 elektronische Rechnungen im Peppol-Format einzureichen. Japan erwartet die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Land bis Oktober 2023.

In den vergangenen Jahren hat sich die Umsatzsteuer für viele Unternehmen als größtes Steuerrisiko erwiesen. Denn sie ist betrugsanfällig, als Steuereinnahme von erheblicher Bedeutung und steht häufig im Mittelpunkt von Prüfungen durch die Steuerbehörden. Die Finanzbehörden prüfen daher regelmäßig die Richtigkeit der Rechnungen, die Berechtigung zum Vorsteuerabzug und – insbesondere bei grenzüberschreitenden Umsätzen – die Belegaufzeichnung und die ordnungsgemäße Buchführung im Bereich der Umsatzsteuer.

Die effektiven Steuerkontrollsysteme prüfen und kontrollieren jede im ERP-System gebuchte Transaktion. Die Kontrollprüfungen können je nach Organisationshierarchie von einfach bis komplex reichen. Dies könnte z. B. folgende Hierarchie in der Komplexität veranschaulichen: 

Erste Stufe: Prüfung, ob die Transaktionen ohne Steuerkennzeichen gebucht wurden. Zweite Stufe: Überprüfung des Vergleichs von Steuersatz und Steuerbetrag auf der Rechnung. Dritte Stufe: Prüfung auf fehlerhafte Buchungen auf Steuerkonten. Vierte Stufe: Überprüfung der Korrektheit der zugewiesenen Steuerkennzeichen bei komplexen Transaktionen wie Reihengeschäften oder Triangulationen. Diese vierte Stufe als Beispiel zu nehmen bedeutet in der Realität, dass Unternehmen die komplexe Logik zur Steuerfindung ein zweites Mal in der Prüfinstanz aufbauen, und verdeutlicht die Komplexität, die Prüfungen heutzutage haben. 

Ursprünglich ging es bei der Technologie in erster Linie um Effizienzgewinne, etwa bei der Rechnungsverarbeitung, während sie zunehmend zu einem leistungsfähigen Instrument für die Überprüfung der Korrektheit wird.

Die Einführung einer Steuertechnologie bietet die Möglichkeit, auf Transaktionsebene gründlich zu analysieren und die Steuerfunktionen einer Organisation zu optimieren. Je nach Umfang der implementierten Kontrollen kann die Steuertechnologie nicht nur die Compliance-Anforderungen erhöhen, sondern auch die Kosten senken, die Prozess- und Datenkontrolle verbessern, eine bessere Planung und Strategieentwicklung ermöglichen und die Transparenz erhöhen.