SolMan-Schnittstelle – Auf dem Weg zu einem einheitlichen Datenmodell

Vor dem SolMan 7.2 konnte man zwar auch schon an seinen Funktionalitäten teilnehmen, aber mancher externe Partner nur als lesender Nutzer. Diese Verbindung zur SAP-Welt der Prozesse blieb einseitig und ziemlich unfruchtbar, zumal man nur ein paar Bausteine verwenden und keinen lebendigen Datenaustausch anstoßen konnte.

Erst die Ausarbeitung einer lesenden und schreibenden, also bidirektionalen Schnittstelle verspricht nun, zumindest beim Lösungsanbieter Intellior, einen qualitativ gesteigerten Datenaustausch „auf ähnlicher Flughöhe“, so Guido Langer, Produktmanager und Entwicklungsleiter beim Stuttgarter Lösungsanbieter.

Umsetzung der BPMN 2.0

Die neuen Funktionen des Solution Manager gewährleisten bekanntlich eine fast vollständige Umsetzung der BPMN-2.0-Anforderungen. Neben dem technischen Aspekt dieser Unterstützung liefert SAP auch reichhaltige Referenzmodelle, die beinahe schon das Niveau eines wirklichen Prozessmanagements haben.

„Wir können diese erweiterten Inhalte schon als Input für unsere eigenen Kunden nehmen“

so Langer.

Zum Beispiel kann man nun neben den Prozessen auch auf einen großen Fundus an Rollen zugreifen.

Weg zu einem einheit­lichen Prozessmodell

Fast alle SAP-Kunden arbeiten mit dem Solman und etwa die Hälfte der Intellior-Kunden. Neben der allgemein angesagten Migration auf die Hana-Datenbank oder die Business Suite S/4 Hana gibt es bei Intellior Projektteams, die sich seit Herbst 2017 in drei Mannjahren speziell um die Prozesse und deren Austausch mit SAP kümmerten.

Das Lösungstool Aeneis nutzt inzwischen den gesamten Umfang der Funktionen, die SAP mit der Version 7.2 bietet. Dort ist jedes Unternehmen zudem gehalten, eine einheitliche Lösung zu verwenden, im Unterschied zu dem bisher häufig vorliegenden „Flickenteppich“ vieler Einzellösungen.

Der Ansatz ist, den IT-Bereich von vornherein mit in das Projekt zu nehmen, hier gleich die Prozesse auf eine technische Ebene neben die jetzt noch auf einer höheren „Flughöhe“ angesiedelten Unternehmensprozesse zu stellen.

Man ist nicht weit davon entfernt, dass die Prozesse, die aus organisiert logischer Sicht dargestellt werden, letztlich die gleichen Prozesse sind wie die, die man zur Nutzung der IT-Systeme benötigt, und gewinnt auf diese Weise ein einheitliches Prozessmodell oder gar Unternehmensmodell, wenn man auf der Basis der aus SAP angereicherten Prozesse auch noch die erweiterten Möglichkeiten des flexi­blen Metamodells von Aeneis nutzt und so beispielsweise mit den ebenfalls innerhalb des BPM-Tools zu pflegenden Managementsystemen, Compliance, Risiken und Strategien des Unternehmens verknüpft. In dieser Zielvorstellung ist man sich einig mit den Partnern, etwa der MSG Plaut.

Aeneis mit SAP-Schema im Verhältnis 1:1

Doch wie sieht dieser Weg konkret aus? Man holt sich Informationen, inklusive der Dokumenten- und der Dokumentationseinstellungen, Prozessdarstellungen, ins hauseigene Aeneis herüber und ist in der Lage, diese auch nach Veränderungen zu integrieren.

Das heißt, Aeneis nutzt aktuell durch sein anpassbares Meta­modell immer das Schema, das auf der SAP-Seite verwendet wird. Das ist ein ganz wesentlicher Unterschied zu dem, was andere, nur „lesende“ Unternehmen im Bereich der Schnittstellen vor sich haben.

Übernahme von Strukturen

Aeneis übernimmt somit von SAP die Strukturen der Geschäftsprozesse mit den Erweiterungen von 7.2. Darin kann es auch beliebig viele Gruppen bilden, etwa in Mappen, in denen sich Prozesse ordnen.

Diese Strukturen werden grundsätzlich übernommen, sämtliche Konfigura­tionsoptionen, dabei auch Hilfedokumente, die SAP über den SolMan noch einstellt. Hinzu kommen auch die Informationen konkreter SAP-Systemtransaktionen, Fiori-Apps oder Reports.

„Wir bieten an, dass der Kunde eigene Dokumente, die seine Implementierung beschreiben, direkt aus Aeneis im SAP-System hinterlegen kann, und machen sie dort für die technischen Nutzer verfügbar“

so Langer.

Die Schnittstelle ist aus seiner Sicht relativ gut dokumentiert, sodass man auch zukünftig einen konkreten und sicheren Pfad hat, auf dem man den Datenaustausch „begehen“ kann.

Was SAP als Struktur bietet, ist auch Struktur des Stuttgarter Lösungsanbieters Intellior. Das ist nicht selbstverständlich. Andere Softwarehäuser können Daten nicht ohne Weiteres übernehmen.

Wettbewerber etwa müssen in einzelnen Kundenprojekten zunächst identifizieren, welche spezifischen Attribute aus dem, was SAP dort modelliert, überhaupt interessant sind. Und sie müssen Felder definieren, um dann etwa den Testfalltyp für einen bestimmten Prozess auch im eigenen Tool zu erfassen.

Aeneis dagegen kennt automatisch diese Informationen, erkennt automatisch die anhängenden Dokumente, weiß, ob es sich um ein Best-Practice-Dokument handelt oder eine verlinkte URL.

Man betreibt also keinerlei Konfigurationsaufwand, braucht den Customizing­aspekt gar nicht zu berücksichtigen, sondern spiegelt schlicht das Schema der SAP.

Abbild der Realität im Unternehmen

Jeder initiale Projektaufwand, den andere Tools erforderlich machen, fällt weg.

„Wir mussten nichts umbauen, unser Metamodell ist Bestandteil der Schnittstelle“

so Langer.

Metamodell besagt, dass Aeneis keine begrenzte Zahl von Objekten oder nur bestimmte Verknüpfungen vorschreibt, die allein beim Prozessmanagement eine Rolle spielen dürfen.

Die Freiheit des Anwenders besteht vielmehr darin, dass er bei der Modellierung von Prozessen selber definiert, was er braucht und mit welchen anderen „Unternehmensobjekten“ er seine Prozesse verknüpfen möchte.

Das Aeneis- Modell verspricht, ein Abbild der Realität zu geben, ja sogar „die Wahrheit über die Prozesslandschaft“, wie Vorstandssprecher Martin Mayer-Abt betont.

Damit ist auch eine möglichst hohe Anpassung und Anreichung gemeint, in welcher das Wording, die Anzahl der Ebenen, in denen Prozesse definiert werden, und auch die anderen Objekte „rund um die Prozesse“ wie Ziele, Risiken, Normen, Gesetze genauso darstellt sind, wie sie im Unternehmen vorgefunden werden.

„Das verstehen wir unter der Flexibilität des Aeneis-Systems“, so Mayer-Abt.

Und es gibt neue Herausforderungen: Durch Risikomanagementsysteme und Governance-Themen sind viele SAP-Anwender vor die Aufgabe gestellt, ihre Berechtigungssystematik zu überprüfen. Die Wirtschaftsprüfer bescheinigen den Unternehmen nicht mehr ohne Weiteres, dass ihr Berechtigungskonzept einwandfrei ist.

Risiko und Governance

Verletzungen der Separation of Duties kann man anhand von automatisierten Testverfahren auffinden und nachverfolgen. Konkret geht es um die Frage: Welcher Anwender hat zwei verschiedene Transaktionen ausgelöst, die eigentlich nie ein und derselbe Mitarbeiter fahren durfte.

Die Lösung ist nicht in Bildern zu finden, sondern nur in einem System mit ausgeprägtem Prozessverständnis. Um ein zielführendes Berechtigungssystem aufzubauen, ist es nötig, Prozesse zu definieren und darin festzulegen, welche Prozesse von welchen getrennten Rollen (Separation Duties) auszuführen sind.

Aeneis verfügt über ein System zur Beschreibung der Rollen und Benutzerberechtigungen, das die Solman-Schnittstelle optimal ergänzt. So ist fixierbar, wer welche Rolle etwa in Fiori-Applikationen lesend oder schreibend ausführen darf. Es gibt Verzeichnisse und Übersichten, mit denen sich die Unternehmen Soll-Modelle entwickeln können, und zwar aufgrund des offenen Metamodells.

An diesem Beispiel wird deutlich, welche Bedeutung die Geschäftsprozesse aus SAP im Unternehmen haben können, wenn man sie auch als Basis für eine einheitliche, integrierte Unternehmensgestaltung verwendet.

Mit Aeneis holt der User die komplette Lösungsdokumentation aus dem Solution Manager 7.2 zu Aeneis. Die Lösung wird ihr eigenes Schema um das des Solution Manager erweitern und ermöglicht damit den verlustfreien Import.

Zur Verfügung stehen neben den Strukturen (Bibliotheken und Geschäftsprozesse) auch alle BPMN-Diagramme und Dokumente, sowohl aus schon vorhandenen Lösungen als auch aus den Best-Practice-Modellen der SAP oder anderer Anbieter.

Besonders geeignet für ein Migrationsprojekt, eine Re-Dokumentation eines SAP-Systems oder einfach nur, wenn man die Solution-Manager-Prozessmodelle neben die bisherigen Prozessmodelle legen will.

Man kann diese Lösungen dann in Aeneis bearbeiten und wieder zum Solution Manager 7.2 exportieren. Auch hier gilt, dass neben den Strukturen auch die BPMN-Diagramme und Dokumente exportiert werden.