Schneller automatisieren mit E-Rechnung: Digital unterwegs, aber nicht standardisiert?

Schon lange ist die effiziente Verwaltung von Rechnungen und Daten ein entscheidender Faktor für den Geschäftserfolg. Viele Unternehmen wurden aber erst mit der deutschen E-Rechnungspflicht, die seit Anfang 2025 gilt, auf die Potenziale aufmerksam, die die E-Rechnung bietet. Andere sehen sie sogar nur als Pflichtprogramm, ohne darüber nachzudenken, wie sie die konkreten Vorteile der E-Rechnung nutzen. Die Kernfrage dabei: Wie lässt sich das Rechnungsmanagement – auch durch Integrationen in bestehende SAP-Systeme – noch effizienter gestalten?

Was ändert sich?

Der klassische digitale Rechnungsworkflow sah für viele Unternehmen lange Zeit so aus: Das ERP- oder FiBu-System arbeitet zusammen mit dem automatisiertem DMS. Die verschiedenen Daten zu Kreditoren, Bestellungen und Lieferungen auf der einen und die zu Rechnungen und Buchungen auf der anderen Seite fließen zwischen den Systemen hin und her.

Das DMS kümmerte sich dabei üblicherweise im vorgelagerten Schritt auch um die automatische Erfassung der eingehenden Daten. Im Regelfall gingen diese noch in Papierform oder nicht-standardisierter digitaler Form ein (zum Beispiel als PDF, dessen Format allenfalls fürs menschliche Auge standardisiert ist). Diese vom DMS automatisch erfassten Daten mussten danach wegen der zwar guten, aber nicht perfekten Erfassung zusätzlich manuell gesichtet und validiert werden. Schneller als eine komplett manuelle Erfassung – aber geht das heute nicht effizienter?

Hier kommen die E-Rechnungen ins Spiel: Denn E-Rechnungen nutzen standardisierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die mit der Form eines papierbasierten oder PDF-Dokuments nicht mehr viel zu tun haben. Sämtliche enthaltenen Informationen sind bei jeder E-Rechnung dieser Art in der gleichen Struktur enthalten.

Trumpf: standardisierte Auswertung

Durch diese einheitliche Struktur sind die Daten mit nahezu perfekter Sicherheit auslesbar. Die passende Software weiß sofort, wo sie welche enthaltenen Daten im elektronischen Dokument auffindet. Diese Zuverlässigkeit erleichtert den Eingangsprozess immens und verbessert damit letztlich nicht nur die Arbeit der internen Teams, sondern auch den hürden­losen Austausch zwischen den Parteien jeder so durchgeführten Transaktion. Mit dieser standardisierten Datenauslese übertrumpft die E-Rechnung die ehemals gewohnte OCR (Optical Character Reco­gnition). Diese galt zu ihrer Zeit als Zukunftstechnologie, wird mit der E-Rechnung aber praktisch überflüssig für Rechnungsprozesse.

Hat OCR augedient?

Ausgedient hat OCR zwar noch lange nicht – allein schon wegen der nicht standardisierten Formatvielfalt von Dokumenten in Geschäftsprozessen – doch sind ihre Tage im Bereich der Rechnungserfassung effektiv gezählt.Die Vorteile der E-Rechnung im DMS lassen sich direkt in SAP-Systeme übertragen. Alles, was es dazu braucht, ist eine entsprechende Schnittstelle von der passenden DMS-Lösung zum SAP-System.

Effizienz mit gewohnter Oberfläche

Im SAP-integrierten DMS werden alle eingehenden Dokumente in der gewohnten SAP-Oberfläche gelistet und können auch direkt dort geöffnet werden. Alle Daten sind so nicht nur einsehbar, sondern bereits in die SAP-Systemmaske übertragen, ganz ohne Mehraufwand oder manuelle Kontrollen bei der ersten Erkennung. Bei einigen standardisierten Formaten gibt es an dieser Stelle nichts mehr, das noch an ein klassisches Papierdokument erinnert. Während Formate wie ZUGFeRD noch ein PDF (für menschliche Betrachter) mit einem XML-Datensatz kombinieren, enthalten XRechnungen nur noch einen Datensatz, der für Menschen wie Buch­stabensuppe aussieht. Das DMS erkennt diesen Zeichensalat aber schneller und zuverlässiger als ein menschliches Auge je ein Papierdokument überfliegen könnte.

Doch, Moment! Nur, weil die Daten formal richtig erkannt werden, heißt das doch nicht, dass diese Daten auch inhaltlich fehlerfrei sind, oder? Schließlich wurden die Daten auf Absenderseite noch durch (fehleranfällige) menschliche Hände eingegeben. Zum Glück hilft das DMS auch hier aus, bei Bedarf direkt in SAP: Die FiBu-Funktion stellt nach Eingang einer E-Rechnung automatisch Vergleiche an, um die elektronischen Daten zu kon­trollieren. Unstimmigkeiten – zum Beispiel, wenn ein Nettobetrag nicht zu einem Bruttobetrag und der geltenden Umsatzsteuer passt – zeigt die integrierte DMS-Lösung mit hoher Zuverlässigkeit an. Die Unterstützung erstreckt sich auch auf notwendige manuelle Änderungen der Daten im laufenden Prozess: diese sind im Handumdrehen erledigt, da die Software standardisierte Vorlagen für gängige Formate bereitstellt.

Smarte Software für alle

In der nutzerfreundlichen Oberfläche sind die als E-Rechnung erfassten Daten auf den ersten Blick kaum von einer per OCR oder händisch erfassten Papier-oder PDF-Rechnung kaum zu unterscheiden. Der Aufwand der Erfassung ist aber derart drastisch reduziert, dass der Prozess selbst kaum wiederzuerkennen ist. Durch Entlastung von Routinearbeit sparen Buchhaltungsteams täglich wertvolle Stunden, die sie stattdessen anderen Aufgaben widmen können.

Digitalisierungsfunke E-Rechnung

Die E-Rechnung bietet aber noch eine weitere immense Chance – insbesondere für Unternehmen, die bisher nur wenige Berührungspunkte mit umfassender Digitalisierung hatten: Denn die verpflichtende Einführung der E-Rechnung per Gesetzbeschluss dient als Zündfunke für weitere digitale Optimierung. Wieso bei der E-Rechnung aufhören, wenn bereits ein DMS als Basis da ist, um noch mehr zu automatisieren?

Ob digitaler Neuling oder Fortgeschrittener: Ein wenig Hilfe bei der idealen Nutzung der E-Rechnung schadet nie. Deshalb bietet der Anbieter Easy Software eine übersichtliche Webinar-Reihe zum Umstieg auf die E-Rechnung an. Unter anderem mit einem On-Demand-Kurs zur SAP-integrierten E-Rechnung oder – für mehr Hintergrundinfos – ein exklusives Interview mit einem Experten des Bundeszentralamts für Steuern, der über die Vorteile der E-Rechnung bei der Umsatzsteuererfassung aufklärt.

E-Rechnungen

Was sind E-Rechnungen? Die Art und Weise, wie Rechnungen erstellt und empfangen werden, hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Immer mehr Unternehmen setzen auf E-Rechnungen, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Zudem gilt seit 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Doch was genau sind E-Rechnungen, welche Vorteile bieten diese, was müssen Sie unbedingt wissen und warum hat man sich zu diesem Schritt entschlossen? E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die im strukturierten Datenformat erstellt und übertragen, empfangen und ver­arbeitet werden. Diese E-Rechnungsformate ermöglichen ein maschinelles Auslesen und Verarbeiten der Rechnungsdaten, was zu einer höheren Effizienz und geringeren Fehlerquote führt. Zu den gängigen Formaten gehören ZUGFeRD und XRechnung.

Wichtig: Elektronische Rechnungen sind nicht zu verwechseln mit einem Abbild der Rechnungsdaten als JPEG/PNG, eingebettet in ein PDF. Die Nutzung von E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile. Verwendet werden diese elektronischen Rechnungen schon lange, beispielsweise in der Automobil­industrie oder in der öffentlichen Verwaltung. Aus Erfahrung weiß man dort von folgenden Benefits zu berichten:

Kostenersparnis: Keine Ausgaben für Papier, Druck, Porto und Versand.

Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und deutlich geringere Fehlerquote.

Kein Eingabefehler durch Automatisierung: Automatisches Erstellen von Zahlungsdatensätzen und einfachere Buchung.

Effizienz: Schnellere und reibungslosere Verarbeitung der Rechnungen.

Im Vergleich zu Papier- oder unstrukturierten PDF-Rechnungen spricht man dem Einsatz der E-Rechnung deutliche Vorteile zu. Obwohl die Datenlage dazu in Deutschland noch eher schmal ausfällt, spricht der ERP-Hersteller Sage von einem Erfolg. KMU sparen durch den Einsatz der elektronischen Rechnung im Durchschnitt 13.500 Euro aufs Jahr betrachtet. Der deutsche EDI-Experte Ecosio schätzt die Kostenersparnis auf 65 Prozent. Im Zuge des neuen Wachstumschancengesetzes erhält der Begriff „E-Rechnung“ folgende Neudefinition: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“

Mit dem Wachstumschancengesetz will die Bundesregierung die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft stärken. Eine weitere treibende Kraft ist die Europäische Union. Mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA), also der Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter, soll der Umsatzsteuerbetrug eingeschränkt und das Mehrwertsteuersystem insgesamt modernisiert werden. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) unterstützt diese Initiative und plant ein zentrales Meldesystem zur Umsatzsteuer. Spätestens 2030 soll dies an den Start gehen; Details fehlen zurzeit noch. Kurzum: Standardisierte E-Rechnungen bilden für ein derartiges Meldesystem genauso die notwendige Voraussetzung wie für eine fehlerfreie automatische Rechnungsverarbeitung.

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