Automatización más rápida con la facturación electrónica: ¿digitalmente en movimiento, pero no estandarizada?

La gestión eficiente de facturas y datos es desde hace tiempo un factor decisivo para el éxito empresarial. Sin embargo, muchas empresas no fueron conscientes del potencial que ofrece la facturación electrónica hasta que entró en vigor la obligación alemana de facturación electrónica a principios de 2025. Otras incluso lo ven simplemente como un programa obligatorio sin pensar en cómo pueden aprovechar las ventajas específicas de la facturación electrónica. La pregunta clave aquí es: ¿cómo puede hacerse aún más eficiente la gestión de facturas, incluso mediante la integración en los sistemas SAP existentes?

¿Qué está cambiando?

El flujo de trabajo clásico de la factura digital tuvo este aspecto para muchas empresas durante mucho tiempo: El ERP o sistema de contabilidad financiera trabaja conjuntamente con el DMS automatizado. Los distintos datos relativos a acreedores, pedidos y entregas, por un lado, y facturas y contabilizaciones, por otro, fluyen de un lado a otro de los sistemas.

Por lo general, el SGD también se encargaba de la captura automática de los datos entrantes en la fase previa. Por regla general, estos datos se recibían en papel o en formato digital no estandarizado (por ejemplo, en PDF, cuyo formato está, en el mejor de los casos, estandarizado para el ojo humano). Estos datos, que eran capturados automáticamente por el DMS, tenían que visualizarse y validarse manualmente debido a que la captura era buena pero no perfecta. Más rápido que la captura totalmente manual, pero ¿no es más eficaz hoy en día?

Aquí es donde entran en juego las facturas electrónicas: las facturas electrónicas utilizan formatos electrónicos normalizados como XRechnung o ZUGFeRD, que ya no tienen mucho que ver con la forma de un documento en papel o PDF. Toda la información contenida en una factura electrónica de este tipo tiene la misma estructura.

La carta ganadora: la evaluación normalizada

Esta estructura normalizada permite leer los datos con una seguridad casi perfecta. El software adecuado sabe inmediatamente dónde encontrar qué datos contiene el documento electrónico. Esta fiabilidad simplifica enormemente el proceso de introducción y, en última instancia, mejora no sólo el trabajo de los equipos internos, sino también el intercambio fluido entre las partes implicadas en cada transacción realizada de este modo. Con esta lectura normalizada de los datos, la factura electrónica supera al OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que se utilizaba anteriormente. En su momento, se consideró la tecnología del futuro, pero con la factura electrónica es prácticamente superflua para los procesos de facturación.

¿Ha llegado la hora del reconocimiento óptico de caracteres?

Aunque el OCR dista mucho de estar obsoleto -aunque sólo sea por la diversidad de formatos no estandarizados de los documentos en los procesos empresariales-, sus días están efectivamente contados en el ámbito de la captura de facturas, y las ventajas de la facturación electrónica en el DMS pueden transferirse directamente a los sistemas SAP. Todo lo que se necesita es una interfaz correspondiente desde la solución DMS adecuada al sistema SAP.

Eficacia con una interfaz familiar

En el DMS integrado en SAP, todos los documentos entrantes aparecen en la conocida interfaz de SAP y también pueden abrirse directamente allí. Esto significa que todos los datos no sólo son visibles, sino que ya se han transferido a la máscara del sistema SAP, sin ningún esfuerzo adicional ni comprobaciones manuales durante el reconocimiento inicial. Con algunos formatos estandarizados, en este punto ya no queda nada que recuerde a un documento en papel clásico. Mientras que formatos como ZUGFeRD siguen combinando un PDF (para los espectadores humanos) con un registro de datos XML, XRechnungen sólo contiene un registro de datos que a los humanos les parece una sopa de letras. Sin embargo, el DMS reconoce este revoltijo de caracteres con mayor rapidez y fiabilidad de lo que un ojo humano podría escanear jamás un documento en papel.

Pero, ¡un momento! El hecho de que los datos se reconozcan formalmente de forma correcta no significa que su contenido también esté libre de errores, ¿verdad? Al fin y al cabo, los datos han sido introducidos por manos humanas (propensas a cometer errores). Afortunadamente, el DMS también ayuda en este sentido, si es necesario directamente en SAP: la función de contabilidad financiera realiza automáticamente comparaciones tras la recepción de una factura electrónica para comprobar los datos electrónicos. Las discrepancias -por ejemplo, si un importe neto no coincide con un importe bruto y el IVA aplicable- son indicadas por la solución DMS integrada con un alto grado de fiabilidad. La ayuda también se extiende a los cambios manuales necesarios en los datos durante el proceso en curso: se realizan en un abrir y cerrar de ojos, ya que el software proporciona plantillas estandarizadas para formatos comunes.

Software inteligente para todos

En la interfaz de fácil manejo, los datos capturados como factura electrónica apenas pueden distinguirse a primera vista de una factura en papel o PDF capturada mediante OCR o manualmente. Sin embargo, el esfuerzo que supone la captura de los datos se reduce tan drásticamente que el propio proceso apenas es reconocible. Al liberar a los equipos de contabilidad del trabajo rutinario, ahorran cada día valiosas horas que pueden dedicar a otras tareas en su lugar.

La digitalización hace saltar la chispa de la factura electrónica

Sin embargo, la facturación electrónica también ofrece otra inmensa oportunidad, especialmente para las empresas que hasta la fecha han tenido poco contacto con la digitalización integral: Esto se debe a que la introducción obligatoria de la facturación electrónica por decreto legal sirve de chispa para una mayor optimización digital. ¿Por qué detenerse en la facturación electrónica cuando ya existe un DMS como base para una automatización aún mayor?

Tanto si eres un novato digital como un usuario avanzado, un poco de ayuda sobre el uso ideal de la facturación electrónica nunca viene mal. Por eso, el proveedor Easy Software ofrece una serie de seminarios web bien organizados sobre el cambio a la facturación electrónica. Entre ellos se incluye un curso a la carta sobre facturación electrónica integrada en SAP o, para más información de fondo, una entrevista exclusiva con un experto de la Oficina Federal Central de Impuestos, que explica las ventajas de la facturación electrónica para el registro del IVA.

Facturas electrónicas

¿Qué son las facturas electrónicas? La forma de crear y recibir facturas ha cambiado mucho en los últimos años. Cada vez más empresas recurren a las facturas electrónicas para aumentar la eficiencia y reducir costes. Además, la facturación electrónica es obligatoria en Alemania desde el 1 de enero de 2025. Pero, ¿qué son exactamente las facturas electrónicas, qué ventajas ofrecen, qué hay que saber y por qué las empresas han decidido dar este paso? Las facturas electrónicas son facturas electrónicas que se crean, transmiten, reciben y procesan en un formato de datos estructurado. Estos formatos de factura electrónica permiten leer y procesar automáticamente los datos de las facturas, lo que redunda en una mayor eficacia y un menor índice de errores. Los formatos más habituales son ZUGFeRD y XRechnung.

Importante: Las facturas electrónicas no deben confundirse con una imagen de los datos de la factura en formato JPEG/PNG incrustada en un PDF. El uso de facturas electrónicas ofrece numerosas ventajas. Estas facturas electrónicas se utilizan desde hace mucho tiempo, por ejemplo en la industria del automóvil o en la administración pública. La experiencia ha demostrado las siguientes ventajas:

Ahorro de costesSin gastos de papel, impresión, franqueo y envío.

TransparenciaMejor trazabilidad y tasa de error significativamente menor.

Ningún error de entrada mediante la automatización: creación automática de registros de datos de pago y simplificación de la contabilización.

EficaciaTramitación más rápida y fluida de las facturas.

En comparación con las facturas en papel o en PDF sin estructurar, se dice que el uso de facturas electrónicas tiene claras ventajas. Aunque los datos al respecto en Alemania son todavía bastante limitados, el fabricante de ERP Sage habla de éxito. Las PYME ahorran una media de 13.500 euros al año utilizando facturas electrónicas. El experto alemán en EDI Ecosio estima el ahorro de costes en un 65%. Como parte de la nueva Ley de Oportunidades de Crecimiento, el término "factura electrónica" se ha redefinido de la siguiente manera: "Una factura electrónica es una factura que se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado y permite su tramitación electrónica."

Con la Ley de Oportunidades de Crecimiento, el Gobierno alemán quiere reforzar la competitividad de la economía alemana. Otra fuerza impulsora es la Unión Europea. La iniciativa de la UE "El IVA en la era digital" (ViDA) pretende reducir el fraude del IVA y modernizar el sistema del IVA en su conjunto. El Ministerio Federal de Hacienda (BMF) apoya esta iniciativa y está planificando un sistema centralizado de declaración del IVA. Este debería ponerse en marcha en 2030 a más tardar; actualmente aún faltan detalles. En resumen, la estandarización de las facturas electrónicas es un requisito previo tanto para este sistema de notificación como para el procesamiento automático de facturas sin errores.

Al directorio de socios: