Schnell geschaltet
Der Einkauf bei Feller ist für die gesamte Beschaffung der benötigten Produktionsmittel – vom kleinsten Metallteil bis hin zur großen Werkzeugmaschine – zuständig sowie für die Prüfung der Lieferung beim Wareneingang.
Die dabei anfallenden Auftragsbestätigungen und Lieferscheine werden mit Tangro automatisch in SAP verarbeitet – eine Optimierungsmaßnahme, die gleich mehrere Vorteile bringt: Die Verarbeitung wird wesentlich beschleunigt und manuelle Arbeiten werden auf ein Minimum reduziert.
Gleichzeitig erfolgt der Abgleich zwischen den Belegdaten und der Bestellung in SAP automatisiert, sodass Unstimmigkeiten, etwa bei Mengen oder Lieferterminen, rechtzeitig und verlässlich erkannt werden.
Und weil alle Eingangsbelege in digitaler Form vorliegen, kann die gesamte Archivierung elektronisch erfolgen.
Tangro hat als Software zur automatisierten Dokumentenverarbeitung bei Feller das Rennen gemacht, weil diese Lösung als Komplettsystem konzipiert und damit besonders vielseitig ist.
Oliver Szabo, Verantwortlich für den Wareneingang bei Feller:
„Während andere Anbieter nur Einzellösungen zur Verfügung stellen, bietet Tangro sehr viele Anwendungsmöglichkeiten – unter anderem auch die automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen.“
Genau bei der Verarbeitung dieser beiden Dokumentenarten gab es bei Feller Optimierungsbedarf: bei Auftragsbestätigungen, weil hier Inhalte bislang manuell abgetippt und jeder Beleg visuell mit den Bestelldaten in SAP abgeglichen werden musste – eine zeitaufwändige und fehleranfällige Vorgehensweise.
Und bei Lieferscheinen, weil diese Papiere zur Prüfung und Buchung des Wareneingangs mehrere Instanzen im Unternehmen durchlaufen mussten.
Die Archivierung der Dokumente erfolgte zudem in Aktenordnern im Kellerarchiv. Als 2013 dann noch die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen in der Schweiz auf zehn Jahre verlängert wurde, war klar: Diese Vorgabe war bei der bisher praktizierten manuellen Verarbeitung und Ablage nicht mehr zu erfüllen.
„Den Platz, alle Lieferscheine zehn Jahre aufzubewahren, hätten wir niemals gehabt“
so Oliver Szabo.
Minuten werden Sekunden
Die Automatisierung der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit Tangro OC (Order Confirmation) erfolgte im ersten Schritt.
Durch die automatisierte Verarbeitung werden nun Lieferant und Bestellnummer sofort erkannt, zudem werden anhand der Bestellnummer die Positionsdaten wie Material und Stückzahl kontrolliert und es wird das Lieferdatum überprüft.
Stimmen alle Inhalte mit der Bestellung überein, kann der Beleg einfach per Knopfdruck in SAP gebucht werden.
Oliver Szabo:
„Die Verarbeitung und Prüfung einer Auftragsbestätigung, die uns früher mehrere Minuten gekostet hat, ist jetzt in wenigen Sekunden erledigt. Rund 90 Prozent aller Bestellbestätigungen schaufelt Tangro OC auf diese Weise automatisch weg.“
Sobald eine Differenz erkannt wird, bleibt die Bestellbestätigung im Eingangsbuch und kann anhand des gescannten Belegbildes noch einmal überprüft bzw. abgeklärt werden.
Eine Recherche bei Nachfragen ist schnell und einfach möglich, weil die Auftragsbestätigung der Bestellung in SAP zugeordnet ist und dadurch jederzeit wieder aufgerufen werden kann.
Die langwierige Suche nach dem Dokument entfällt, jeder Mitarbeiter kann das gesamte Geschehen vollständig nachvollziehen. Aus diesen guten Erfahrungen heraus entschied man sich auch zur Verarbeitung von Lieferscheinen für Software von Tangro.
Nicht nur das Platzproblem ließ sich dadurch mit Tangro DM (Delivery Note Management) lösen, auch der zeitaufwändige Verarbeitungsprozess konnte bei diesen Belegen wesentlich optimiert werden.
80 Prozent der Lieferungen kommen bei Feller von Schweizer Lieferanten und beinhalten nur ein einziges Lieferschein-Blatt. Bei den übrigen Lieferungen aus dem Ausland kommen noch weitere Dokumente wie Frachtbrief oder Zollpapiere hinzu.
Unstimmigkeiten sofort erkennen
Durch ein Trennblatt erkennt Tangro, bei welchem Dokument es sich um einen Lieferschein mit verarbeitbaren Inhalten handelt.
Das System ermittelt dann automatisch Lieferschein– und Frachtbriefnummer sowie das Lieferscheindatum und übergibt den Beleg an das Eingangsbuch. Das gescannte Belegbild und die vorabgefüllten Felder in der Tangro-Maske stehen dann direkt zu Prüfung bereit.
Stimmen die Stückzahlen mit der SAP-Bestellung überein, kann der Wareneingang sofort gebucht werden.
Der etwas erhöhte Aufwand durch das Scannen wird so um ein Vielfaches wieder wettgemacht:
Oliver Szabo:
„Was wir früher langwierig von Hand – und manchmal mit Fehlern – eingetippt haben, macht Tangro heute automatisch“ „Stimmen die Stückzahlen, ist der Wareneingang innerhalb von Sekunden gebucht.“
Hat sich eine Differenz ergeben, kann der Bearbeiter anhand des gescannten Belegbildes und der vorabgefüllten Felder in der Tangro-Bearbeitungsmaske sofort sehen, wo sich eine Unstimmigkeit ergeben hat oder wo Daten fehlen.
Die Nachbearbeitung ist dabei extrem einfach. Stimmen etwa die Stückzahlen nicht überein, weil der Lieferant mehr Ware geliefert hat, wird einfach die Menge angepasst und anschließend der Wareneingang gebucht.
„Die komfortable Nachbearbeitung ist eine starke Seite von Tangro“
so Oliver Szabo.
Eine enorme Hilfe ist dabei auch die einfach handhabbare Oberfläche im SAP-Look:
„Die Oberfläche ist einfach verständlich und völlig klar.“
Weniger Papier, mehr Effizienz und einfachere Recherche – diese Vorteile der automatisierten Dokumentenverarbeitung will Feller sich nun auch im Kundenservice zunutze machen.
Schon jetzt werden Reklamationen mit Tangro elektronisch erfasst und dem Retourenauftrag zugeordnet.
Zukünftig sollen alle weiteren Papiere rund um einen Auftrag, etwa erläuternde Skizzen, ebenfalls digitalisiert und elektronisch dem richtigen Vorgang zugeordnet werden.
Zuverlässigkeit und Innovation wird so bei Feller in allen Bereichen gelebt.
