Cambio rápido
El Compras en Feller se encarga de toda la adquisición de los equipos de producción necesarios -desde la pieza metálica más pequeña hasta la gran máquina herramienta-, así como de la comprobación de la entrega a la entrada de mercancías.
Las confirmaciones de pedido y los albaranes resultantes se guardan automáticamente con Tangro en SAP procesados, una medida de optimización que aporta varias ventajas a la vez: el procesamiento se acelera considerablemente y el trabajo manual se reduce al mínimo.
Al mismo tiempo, la comparación entre los datos del documento y el pedido tiene lugar en SAP automatizado, de modo que las discrepancias, por ejemplo en las cantidades o las fechas de entrega, se detecten de forma fiable y a tiempo.
Y como todos los documentos entrantes están disponibles en formato digital, toda la Archivo tienen lugar electrónicamente.
Tangro tiene como Software para el tratamiento automatizado de documentos se impuso en Feller porque esta solución está concebida como un sistema completo y, por tanto, es especialmente versátil.
Oliver Szabo, responsable de entrada de mercancías en Feller:
"Mientras que otros proveedores sólo ofrecen soluciones únicas, Tangro ofrece un gran número de posibilidades de aplicación, incluido el tratamiento automatizado de confirmaciones de pedido y albaranes."
Era precisamente en el tratamiento de estos dos tipos de documentos donde Feller necesitaba optimizar: las confirmaciones de pedido, porque hasta ahora el contenido se mecanografiaba manualmente y cada Documento visualmente con los datos del pedido en SAP El proceso era largo y propenso a errores.
Y en el caso de los albaranes, porque estos papeles tenían que pasar por varias instancias de la empresa para comprobar y contabilizar la recepción de mercancías.
El Archivo Los documentos también se guardaban en carpetas en el archivo del sótano. Cuando, en 2013, se modificó el periodo de conservación de los documentos empresariales en el Suiza se amplió a diez años, quedó claro que este requisito ya no podía cumplirse con el tratamiento y archivo manuales que se venían practicando hasta entonces.
"Nunca habríamos tenido espacio para guardar todos los albaranes durante diez años".
dice Oliver Szabo.
Los minutos se convierten en segundos
La automatización del proceso de confirmación de pedidos con Tangro OC (Order Confirmation) fue el primer paso.
Gracias al procesamiento automatizado, ahora se reconocen inmediatamente el proveedor y el número de pedido. Además, los datos de la posición, como el material y la cantidad, se comprueban utilizando el número de pedido y se verifica la fecha de entrega.
Si todos los contenidos corresponden al pedido, el Documento simplemente pulsando un botón en SAP reservar.
Oliver Szabo:
"Procesar y comprobar una confirmación de pedido, que antes nos llevaba varios minutos, ahora se hace en unos segundos. De este modo, Tangro OC elimina automáticamente alrededor del 90% de las confirmaciones de pedido".
En cuanto se detecta una diferencia, la confirmación del pedido permanece en el talonario de recibos y puede comprobarse o aclararse de nuevo a partir de la imagen del documento escaneado.
A Investigación en caso de consultas es rápida y sencilla, ya que la confirmación del pedido en SAP y, por tanto, puede volver a llamarse en cualquier momento.
La tediosa búsqueda del documento ya no es necesaria, cada empleado puede entender perfectamente todo el proceso. Basándose en estas experiencias positivas, también se tomó la decisión de utilizar el software Tangro para procesar los albaranes.
Tangro DM (gestión de albaranes) no sólo solucionó el problema de espacio, sino que también optimizó considerablemente el laborioso procesamiento de estos documentos.
El 80% de las entregas de Feller proceden de proveedores suizos y sólo incluyen un Albarán de entrega-hoja. Para otros envíos desde el extranjero, se requieren documentos adicionales como cartas de porte o documentos aduaneros.
Reconocer inmediatamente las discrepancias
Mediante una hoja separadora, Tangro reconoce qué documento es un Albarán de entrega con contenido procesable.
A continuación, el sistema determina automáticamente Albarán de entrega- y el número de albarán, así como la fecha del albarán, y transfiere el Documento al talonario de recibos. La imagen del documento escaneado y los campos rellenados previamente en la máscara Tangro están disponibles directamente para su comprobación.
¿Coinciden las cantidades con las SAP-Si el pedido coincide con la orden de compra, la entrada de mercancías puede contabilizarse inmediatamente.
De este modo, el esfuerzo algo mayor que supone el escaneado se compensa con creces:
Oliver Szabo:
"Lo que antes tecleábamos a mano -y a veces con errores- ahora Tangro lo hace automáticamente" "Si las cantidades son correctas, la entrada de mercancías se contabiliza en cuestión de segundos".
Si se ha producido una diferencia, el procesador puede ver inmediatamente dónde se ha producido o dónde se ha producido una discrepancia basándose en la imagen del documento escaneado y en los campos precumplimentados de la pantalla de procesamiento de Tangro. Datos desaparecida.
El tratamiento posterior es extremadamente sencillo. Si, por ejemplo, las cantidades no coinciden porque el proveedor ha entregado más mercancía, simplemente se ajusta la cantidad y, a continuación, se contabiliza la entrada de mercancías.
"El cómodo postprocesado es uno de los puntos fuertes de Tangro".
dice Oliver Szabo.
Una enorme ayuda aquí es también la interfaz fácil de usar en el SAP-Mira:
"La interfaz es fácil de entender y totalmente clara".
Menos papel, más eficacia y más sencillez Investigación - Feller quiere aprovechar ahora estas ventajas del tratamiento automatizado de documentos también en el servicio de atención al cliente.
Las reclamaciones ya se registran electrónicamente en Tangro y se asignan a la orden de devolución.
En el futuro, todos los demás documentos relacionados con un pedido, como los bocetos explicativos, también se digitalizarán y se asignarán electrónicamente al proceso correcto.
Así pues, en Feller la fiabilidad y la innovación se practican en todos los ámbitos.
