SAP Stammdatenmanagement: automatisiert und effektiv

Um dies zu erreichen, empfiehlt sich der Einsatz einer Software für Applica­tion-Data-Management (ADM). Der Clou dabei: Die Fachbereiche selbst sind die Anwender und bleiben so Herr ihrer Daten.

Längst werden Daten als strategische Assets wahrgenommen, meist aber noch nicht als solche behandelt. So muss nicht nur die Datenqualität konsequent verbessert werden, auch der generell exponentiell mit der Unternehmensgröße wachsenden Datenmenge ist Rechnung zu tragen. Ohne die Prozesse entsprechend zu optimieren, leidet die Wettbewerbsfähigkeit – und damit der unternehmerische Erfolg. Insbesondere geschäftskritische Daten müssen ins Auge des Betrachters gerückt werden. Dabei handelt es sich zu einem Großteil um die Stammdaten. Der Löwenanteil dieser wird in den Fachbereichen erzeugt und/oder modifiziert. Dazu gehören beispielsweise die Informationen rund um neue Materialien oder Artikel sowie zu Debitoren und Kreditoren, die Lieferanten-, Kunden- und Personaldaten sowie Preiskonditionen.

Warum also umständlich und weitestgehend manuell vom Fachbereich diese Stammdatenanlagen und -änderungen vorbereiten lassen, die dann wiederum manuell oder mithilfe technischer Tools von der IT-Abteilung in SAP eingepflegt werden? Dies kann nicht nur kostenintensive Fehler in nachgelagerten Prozessen nach sich ziehen, sondern auch eine niedrige Produktivität sowie eine fehlerhafte Berichterstattung. Optimaler ist es, wenn Fachabteilungen die Lücke selbst schließen – und zwar automatisiert und ganz ohne SAP Programmierkenntnisse. Wie sich die größten damit verbundenen Herausforderungen meistern lassen, wird im Folgenden beschrieben.

Stammdatenprozesse beschleunigen

Langsame, manuelle Stammdatenverfahren können Schlüsselprozesse wie das Bestellwesen, die Instandhaltung von Anlagen, die Einführung neuer Produkte sowie die Abläufe in der Lieferkette hemmen. Die Automatisierung solcher Prozesse lag jedoch immer in Händen spezialisierter IT-Ressourcen, die oftmals ohnehin schon überlastet waren.

Heute können Fachkräfte, die ihre Prozesse und Daten sicherlich am besten kennen, mithilfe speziell für sie entwickelter Software die Durchlaufzeiten um 50 Prozent oder mehr verringern. Die Lösungen sind in Microsoft-Excel-basierte Arbeitsmappen oder Webformulare eingebettet, wodurch manuelle Dateneingaben über das SAP GUI entfallen. So optimieren sie das Stammdatenmanagement für jede Art von Objekt – und nicht nur für die „vier Großen“, sprich die Material-, Kunden-, Lieferanten- und Finanzdaten.

Dubletten reduzieren

Doppelte Stammdatensätze verursachen eine Reihe nachgelagerter Probleme und ungenaues Reporting. Neue Dubletten lassen sich verhindern, indem die Bearbeiter die Möglichkeit erhalten, bestehende Datensätze über Webformulare zu suchen, bevor sie neue erstellen. Fachanwender können auch Excel-basiert vorhandene doppelte Sätze zum Löschen markieren – und so ihre eigenen Daten bereinigen sowie den Geschäftsbetrieb verbessern.

Verfahrensweisen und Geschäftsregeln konsistent anwenden

Werden Stammdaten manuell gepflegt, kommen Verfahrensweisen und Geschäftsregeln oftmals nur inkonsistent zur Anwendung. Schlechte Datenqualität und unnötige Geschäftsrisiken resultieren daraus.

Mit einer formular- und workflowbasierten Lösung lassen sich jedoch formale Kontrollen für die Datenerhebung und -freigabe einrichten, die nicht umgangen werden können. Ebenso lassen sich detaillierte Geschäftsregeln einbetten, um zu vermeiden, dass Daten nicht erhoben werden und somit fehlen. Dafür werden die erforderlichen Felder im Formular angelegt – ohne dass sie im SAP-System vorgesehen sein müssen –, Datenformate standardisiert und Daten verbessert, indem Web-Services von Drittanbietern beispielsweise zur Adressvalidierung oder für Bonitätsauskünfte genutzt werden. Auch lassen sich Dokumentationen wie Formulare zur Steuerbefreiung oder Kreditauskünfte im Workflow-Prozess hinterlegen, neben den SAP Datenfeldern, die als Teil des Prozesses zur Anlage der Stammdaten befüllt werden.

Mehr Einblick in den Status der Stammdatenanfragen

In der manuellen Welt ist es nicht einfach, den Status einer Stammdatenanfrage nachzuvollziehen. Gute Workflow-Lösungen sorgen dafür, dass die Bearbeiter automatisch per E-Mail-Benachrichtigung oder Formulare zur Datenerhebung über fällige oder überfällige Aufgaben informiert bzw. daran erinnert werden.

Performance messen und Prozesse optimieren

Lässt sich exakt feststellen, wie lange es dauert, eine Stammdatenanfrage zu vervollständigen, oder ob die Service-Level- Agreements (SLAs) eingehalten wurden? Bei manuellen Prozessen wahrscheinlich eher nicht. Doch die meisten Lösungen für das Stammdatenmanagement überwachen automatisch die wichtigsten Kennzahlen rund um die Performance, wie z. B. Einsparungen an Zeit, Durchlaufzeiten, Datenfehlerquoten und SLAs (siehe Abbildung). Dashboards oder andere Reportfunktionen unterstützen dabei, Engpässe im Prozess sowie Probleme bei der Datenqualität zu identifizieren und aufzulösen.

Heutzutage haben Fachanwender dank Software von Unternehmen wie Winshuttle die Möglichkeit, ihre drängendsten Herausforderungen rund um Stammdaten zu meistern, Prozesse zu beschleunigen und die Datenqualität erheblich zu verbessern. All dies hat einen lang anhaltenden Effekt auf das Geschäft. Wie und dass dies in der Praxis funktioniert, verdeutlicht die nachfolgende Fallstudie.

Standardisierung schlägt Insellösungen

Die Hamberger Industriewerke GmbH setzt seit 2012 auf Application-Data-Management (ADM) von Winshuttle – und damit auf automatisierte Prozesse im SAP- Datenmanagement. So minimiert das Unternehmen fehleranfällige, aufwändige manuelle Abläufe und profitiert von vollständig digitalen Prozessen sowie einer hohen Datenqualität.

Sollen Daten eine valide Entscheidungsgrundlage bereitstellen, versteht es sich von selbst, dass sie stets aktuell und vollständig sein müssen. Je größer der Datenbestand, desto wichtiger ist also ein professionelles Datenmanagement auf Basis moderner Software. Und agiert ein Unternehmen auf globaler Ebene, ist dies geradezu ein Muss.

Auch die Hamberger Industriewerke GmbH mit Firmenzentrale in Stephanskirchen bei Rosenheim beherzigt diesen Ansatz. Hamberger erzielt mit weltweit 2700 Mitarbeitern rund 325 Millionen Euro Jahresumsatz. Der Hersteller von Bodenbelägen und WC-Sitzen misst einer hohen Datenqualität eine bedeutsame Rolle zu. Daher hat er bereits im Jahr 2012 begonnen, das Datenmanagement mithilfe der Software von Winshuttle zu automatisieren.

Anlage und Pflege der Stammdaten Tausender Datensätze

Aufgrund der Markterfordernisse war jährlich eine vierstellige Anzahl von Materialnummern anzulegen. Die Anzahl der jeweils zu pflegenden Merkmale wuchs dabei zum Beispiel aufgrund der steigenden Bedeutung des Onlinehandels stetig an. Außerdem war expansionsbedingt die Neuanlage und Pflege der Stammdaten und Konditionssätze einer Vielzahl von Kunden erforderlich. Bei erfolgreichen Übernahmen neuer Filialketten mit Hunderten Standorten war die vom Vertrieb geforderte zeitnahe Anlage oftmals manuell nicht mehr machbar. „All diese Datenmengen hatten unsere Mitarbeiter bis dato aufwändig in Handarbeit in das von uns genutzte ERP-System von SAP eingegeben. Dabei hatten die Fachabteilungen die notwendigen Inhalte per Excel-File oder sogar noch in Papierform an die zuständigen Kollegen übermittelt“, beschreibt Harald Dechant, DataWarehouse Architect, das Vorgehen.

Entsprechend hoch fielen die Fehlerquote und der Kontroll- und Korrekturaufwand aus, die sich noch dazu parallel zum Datenaufkommen nach oben bewegten. „So konnte beispielsweise eine falsche Preishinterlegung bei vollelektronischen Bestellvorgängen hohe Zusatzkosten nach sich ziehen“, so Dechant. Da mit fortschreitender Digitalisierung das Datenvolumen stetig weiterwachsen wird, empfahl sich eine neue IT-gestützte Vorgehensweise.

Hamberger hatte dezidierte Vorstellungen in Bezug auf eine Softwarelösung, die folgende Anforderungen erfüllen sollte:

• Beschleunigung und Vereinfachung der genannten Prozesse
• Einfachere Bewältigung des steigenden Datenvolumens
• Geringere Abhängigkeit von externen Consultants, die für das Customizing der Workflows zuständig sind
• Standardisierung der Prozesse und Reduktion der Insellösungen für einzelne Anwendungszwecke oder Unternehmensbereiche.

Automatisierte Prozesse im Datenmanagement

Mit „Winshuttle Studio“ wurde Hamberger 2012 in einem ersten Schritt fündig. Die Microsoft-Excel-basierte Software dient der automatisierten Erfassung, Vervollständigung und Validierung von Daten sowie deren Transfer in und aus SAP. Sie war innerhalb weniger Stunden von der hauseigenen IT-Abteilung installiert und einsatzbereit. Die Bedienung ist intuitiv, sodass es keiner Schulung für die Key User bedurfte und sie den Umgang mit dem Tool überwiegend autodidaktisch erlernten. Zusätzlich halfen die Online-Tutorials, die Support-Seite und in Einzelfällen Mitarbeiter der Hotline des ADM-Herstellers.

„2018 standen wir dann vor der Herausforderung, einen Workflow für die Materialstamm-Anlage einzurichten“, ergänzt Manfred Zacherl, SAP Modulbetreuer. „Dafür haben wir Angebote entsprechender Anbieter eingeholt, aber auch hier konnte Winshuttle mit seiner Plattform ‚Foundation Enterprise‘ letztendlich das Rennen machen.“ Als Gründe für die Auswahl nennt er die hervorragende Usability, das deutlich umfangreichere Funktionsspektrum und die schnittstellenfreie Anbindung an SAP. Außerdem eignet sich das Tool für alle SAP-Transaktionen in allen Modulen mit GUI-Oberfläche, während andere Workflow-Lösungen meist an ein Modul oder gar eine Transaktion gebunden sind.

Die Plattform wurde im November 2018 mitsamt Entwicklungs- und Produktionsumgebung innerhalb weniger Tage im Teamwork zwischen dem Support des Herstellers und den eigenen IT-Basis-Administratoren implementiert. Sie ermöglicht es, alle SAP-bezogenen Prozesse durch konfigurierbare Workflows zu automatisieren. Dabei können die verschiedenen Fachbereiche unterstützt von Regelwerken die Eingaben validieren und freigeben, bevor sie in SAP einfließen. Vielfach werden Feldinhalte aufgrund von Logiken der Software sogar automatisch im Hintergrund befüllt. Dies optimiert die Datenqualität und maximiert so den ROI der SAP-Investition. Die Key User wurden in einem dreitägigen Workshop im Umgang mit dem System geschult und sind seither in der Lage, Problemstellungen überwiegend selbstständig zu lösen.

Fazit: Stark beschleunigte Abläufe

Hamberger nutzt die beiden Tools für sämtliche Massenpflegeaufgaben. Dazu gehören einerseits die Pflege von – angesichts der großen Sortimentsvielfalt – umfangreichen kundenindividuellen Konditionssätzen, Materialstammänderungen sowie die Massenanlage und Pflege von Kundenstammdaten. Letztere umfassen u. a. auch die Daten von Neukunden, welche auf elektronischem Weg zur Verfügung gestellt werden. Zudem wurden komplette Prozesse über mehrere Transaktionen hinweg automatisiert. So kann die Auftrags-, Lieferschein- und Rechnungserstellung z. B. bei Aktionen von Filialketten mit einem einzigen Winshuttle Template angestoßen werden. Sehr vorteilhaft ist zudem die Möglichkeit, Merkmale und Kennzahlen bei der Einführung des Data Warehouse SAP BW/4HANA anzulegen. Auch bei der Replikation von Inhalten aus SAP R/3 im Rahmen des geplanten Umstiegs auf S/4HANA leistet die Plattform wertvolle Unterstützung.

Insgesamt sind die Mitarbeiter mit der neuen Arbeitsweise sehr zufrieden. Insbesondere wird die vergleichsweise einfache Excel-basierte Bedienung auch durch die Fachabteilungen positiv bewertet. Gerade bei jungen Fachkräften stoßen die IT-basierten Prozesse anstatt manueller, eintöniger Tätigkeiten auf hohe Akzeptanz.

Harald Dechant fasst die Vorteile der Lösung wie folgt zusammen. „Wir profitieren nun von stark beschleunigten Prozessen durch das ,First-Time-Right‘-Prinzip. Ebenso konnten wir wertschöpfendere Arbeitsinhalte schaffen und somit die durch die Automatisierung gewonnene Arbeitszeit sinnvoller nutzen. Die Datenpflege hat bei uns einen massiven Ausbau in Richtung eines Systems für Produktinformationsmanagement (PIM) erfahren, wobei alle benötigten und gewünschten Inhalte auf einer Plattform konsolidiert werden.“ Hamberger konnte so die Papier- und Zettelwirtschaft ablösen und ist dabei, vollständig digitale Prozesse aufzusetzen. In Kombination mit SAP BW/4HANA als Ausgabemedium ist die Kontrolle, Korrektur und Vervollständigung von Daten schnellstens durchführbar.

Aufgrund der positiven Erfahrungen plant das Unternehmen, langfristig mithilfe der Workflow-Lösung „Foundation“ verschiedenste Anforderungen in allen Unternehmensbereichen umzusetzen. Im Zuge dessen soll die Software bei rund 200 Usern eingesetzt werden.

Hamberger hält am 18. September 2019 von 17.45 Uhr bis 18.30 Uhr auf dem DSAG- Jahreskongress im NürnbergConvention Center (NCC) einen Vortrag zum Einsatz der Winshuttle Software.