SAP-Lückenschluss: Wege aus der Kostenfalle

Ein präzises Preismanagement ist für Automobilzulieferer wettbewerbskritisch, stehen sie doch von mehreren Seiten unter massivem Druck. Die Transformation zur E-Mobilität erfordert hohe Investitionen, Produkt- und Modellzyklen verkürzen sich und seit der Corona-Pandemie und durch geopolitische Spannungen sind Lieferketten volatiler geworden sowie Energie- und Materialkosten gestiegen.

Hinzu kommen enge Preisvorgaben und regelmäßige Preis-Updates der Automobilhersteller (OEM) sowie die Forderung nach Produktivitätssteigerungen von zwei bis drei Prozent pro Jahr, die Zulieferer häufig als Preissenkungen weitergeben. Bei einer EBIT-Marge von im Schnitt nur 3,6 Prozent, die Roland Berger und Lazard für europäische Automobilzulieferer ermittelten (Quelle: Lazard), drücken Fehler im Preismanagement schnell auf die Marge, etwa durch Nachbelastungen und Vertragsstrafen seitens der OEM-Kunden. Wiederholte Fehler können zum Auftragsverlust führen und sogar die Existenz bedrohen.

Risiko: Lücken im SAP-Standard

Ein Grund für Fehler beim Preismanagement sind manuelle Abläufe. Diese verursachen hohe Mehrkosten. Viele Zulieferer verwalten Preise, Rabatte und Konditionen zentral in SAP S/4 Hana oder SAP ERP. Der SAP-Standard weist bei Preisanpassungen und beim Import von Preis-Updates jedoch Lücken auf, mit der Folge, dass viele Prozesse von Hand ausgeführt werden, häufig in Excel, und Preisdaten uneinheitlich gepflegt werden. Das ist ineffizient und fehleranfällig. 

Keine Massenänderungen möglich

Bei Preisanpassungen ist das zentrale Problem die Verwaltung oft Tausender Konditionssätze, vom Grundpreis über Rohstoffzuschläge bis zu Mengenrabatten. Der SAP-Standard erlaubt keine Massenänderungen, da jeder Preisbestandteil als separater Konditionssatz geführt wird. Das heißt: Jeder Satz wird einzeln geöffnet und bearbeitet, was sich schnell auf Tausende manuelle Eingriffe summiert. Je nach Komplexität dauert die Bearbeitung rund drei bis 15 Minuten pro Vorgang; es fehlt zudem eine ganzheitliche Sicht auf Preisstrukturen und die Möglichkeit, Preisänderungen zu simulieren.

Auch für Preis-Updates bietet der SAP-Standard weder adäquate Importfunktionen noch automatische Plausibilitäts- oder Kollisionsprüfungen. Die von OEM regelmäßig als Excel-, XML-, CSV-Datei oder IDoc übermittelten Preisdaten werden daher Zeile für Zeile manuell eingepflegt. Mitarbeitende benötigen dafür rund zwei bis vier Minuten pro Datensatz, bei einer Fehlerquote von im Schnitt zwei bis vier Prozent, die unter Zeitdruck auf bis zu acht Prozent steigen kann. Manuelle Plausibilitäts- und Toleranzprüfungen verlängern die Bearbeitungsdauer zusätzlich und erhöhen das Risiko von Abrechnungsfehlern.

Fehlernacharbeit als Kostentreiber

Die wirtschaftlichen Folgen händischer Prozesse sind erheblich. Bei einem mittelgroßen Zulieferer mit 500 bis 1500 Beschäftigten summiert sich der Aufwand für Preisanpassungen (neun Minuten pro Konditionssatz bei 5.500 Sätzen) und für Preis-Updates (drei Minuten pro Datensatz bei 4.500 Datensätzen) auf rund 1050 Stunden jährlich. Bei Personalkosten von rund
62 Euro pro Stunde, die laut VDA in Deutschland üblich sind (Quelle: VDA), entstehen direkte Kosten von 65.100 Euro pro Jahr.

Fehleingaben verursachen zusätzliche Kosten durch Nacharbeit und Nachbelastungen. Auch der Compliance-Aufwand ist beträchtlich. Da manuelle Prozesse selten lückenlos nachvollziehbar sind, erfordern Audits und Lieferantenbewertungen aufwändige Nachweise. Diese Zusatzkosten belaufen sich auf geschätzt 20.000 bis 30.000 Euro, sodass die jährliche Gesamtbelastung zwischen 85.100 und 95.100 Euro liegen kann.

Abteilungs- und Teamleiter aus Vertriebsinnendienst und Fakturierung suchen daher nach Möglichkeiten, SAP-Prozesslücken im Preismanagement zu schließen und Kostentreiber zu eliminieren. Drei Lösungswege stehen dafür zur Wahl.

Drei Lösungswege

1. Customizing bringt nur geringe Verbesserungen: Die Optimierung von SAP-Standardfunktionen, berichten und -Workflows sowie ein stärkerer Batch-Einsatz stoßen schnell an Grenzen. Da Massenänderungs- und Preissimulationsfunktionen weiterhin fehlen, beschränken sich Effizienzgewinne auf einzelne Prozessschritte mit nur zehn bis 20 Prozent Zeitersparnis und 8000 bis 15.000 Euro Kosteneinsparung pro Jahr.

2. SAP-Eigenentwicklungen sind teuer und aufwändig: SAP-Individualentwicklungen bieten theoretisch maximale Flexibilität. Sie sind durch Projektlaufzeiten von sechs bis 24 Monaten, Entwicklungskosten bis in den sechsstelligen Euro-Bereich, den hohen Wartungsaufwand und die starke Abhängigkeit von bisherigen Entwicklern aber kaum wirtschaftlich.

3. Add-ons bieten optimale Kosten-Nutzen-Relation: Das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis bieten spezialisierte SAP-basierte Add-ons, zum Beispiel von WSW Software, die sich nahtlos in das bestehende SAP-System einfügen und die Prozesslücken bei Preisanpassungen und Preis-Updates modifikationsfrei schließen. Da die Add-ons SAP-Standardtabellen nutzen, entfällt auch die Datenmigration. All das erhöht die Prozesssicherheit und die Datenqualität deutlich und strafft die Bearbeitung enorm.

Ein Preispflege-Add-on, das eine zentrale Sicht auf alle Preisbestandteile und What-if-Simulationen bietet, ermöglicht die Massenänderung Hunderter Konditionssätze in einem Schritt und die Vorprüfung von Preisanpassungen. Die Bearbeitung dauert nur wenige Sekunden statt drei bis 15 Minuten, eine Zeitersparnis von 70 bis 80 Prozent.

Ein Add-on, das Preisdaten aus XML-, Excel- und CSV-Dateien sowie IDocs automatisiert in SAP-Konditionssätze überführt, sie gegen aktuelle Konditionen abgleicht und eine Anpassung der Sätze ermöglicht (zum Beispiel um Leerstellen oder Sonderzeichen zu entfernen), beschleunigt Preis-Updates. Da es alle Änderungen revisionssicher dokumentiert, reduziert das auch Compliance-Risiken.