S/4-Welt ohne Reibungsverluste

Speziell im SAP-Kontext erleben wir derzeit eine Welle der Konsolidierung und Verschlankung der IT-Systeme und -Landschaften, die auch vor komplexen Systemlandschaften nicht haltmacht.

Erstaunlich ist bloß, dass nach den Arbeiten am Kernsystem die Umsysteme häufig unangetastet bleiben. Hier wird viel Potenzial zur Verschlankung und Entschlackung verschenkt.

Speziell komplexe prozess­integrierte ECM– und Archivsysteme werden nicht betrachtet, obwohl in deren Konsolidierung ein großer Nutzen für das Unternehmen liegt.
Als KGS befassen wir uns seit mehr als einem Jahrzehnt mit der effektiven Nutzung unstrukturierter Inhalte (z. B. Papierdokumente) im SAP-Kontext und in SAP-basierten Prozessen.

Unstrukturierte Inhalte effektiv nutzen

Dieses Thema wird nach wie vor vernachlässigt, sei es aus Angst, bestehende Prozesse anzugreifen, weil man den Fachbereichen zu viel Entscheidungsfreiheit lässt oder die Geschäftsleitung den Nutzen nicht erkennt. In der Folge bleiben Potenziale ungenutzt.

Auf dem Weg in eine digitale Welt muss aber auch diese Transformation gelingen. Nur solche Unternehmen, die neben den strukturierten auch die unstrukturierten Inhalte in ihren Prozessen effektiv und digital nutzen können, sind im Digitalzeitalter angekommen.

Lassen Sie sich auf folgendes Gedankenexperiment ein: Sie sind Sachbearbeiter im Kundensupport und bekommen einen Anruf eines aufgebrachten Kunden.

Wie fühlen Sie sich, wenn Sie das Anliegen nicht anhand von Fakten verstehen und nachvollziehen können?

Denn Sie haben zwar einen SAP-Zugang und damit Zugriff auf strukturierte Daten. Der Lieferschein aber, um den es gerade geht, lässt sich nicht auftreiben, da er abgeheftet in irgendeinem Büro liegt.

Wie wird das Gespräch enden? Mit Unzufriedenheit auf beiden Seiten!

Versetzen Sie sich nun in einen weiteren Sachbearbeiter, der den gleichen Anruf erhält. Dank abgeschlossener Transformationsprozesse haben Sie nicht nur die Informationen aus dem ERP, sondern auch jene aus dem Archiv vorliegen.

Schon zu Beginn des Gesprächs erkennen Sie, dass es eine Fehllieferung gegeben hat, denn neben den ERP-Daten sehen Sie einen handschriftlichen Vermerk mit einer Positionsabweichung auf dem Lieferdokument.

Mit diesem Wissen können Sie nun mit Ihrem Kunden eine Lösung finden.

Das kleine Beispiel zeigt: Es gilt, die Transformation ins Digitalzeitalter ganzheitlich zu betrachten und auch vor den Prozessänderungen keinen Halt zu machen.

Um hier die richtigen Entscheidungen zu treffen und das Ziel nicht aus dem Blickfeld zu verlieren, bedarf es kompetenter Partner speziell für die ECM-/Archiv-Prozesse.

Denn diese können ähnlich komplex sein wie die in SAP abgebildeten.

Unstrukturierte Inhalte werden uns noch auf Jahre in den Geschäftsprozessen begleiten und bedürfen einer effektiven Integration.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung unseres Geschäftslebens und der verbreiteten Nutzung mobiler Endgeräte ist sogar eine Zunahme von unstrukturierten Inhalten zu beobachten.

Wie oft werden heute z. B. Belege auf Geschäftsreisen einfach fotografiert und dann per E-Mail zur weiteren Bearbeitung versendet? Hier sind neue Prozesse zur effektiven Integration solcher Inhalte in bestehende Prozesse nötig.

Integration in bestehende Prozesse und Installationen

Unternehmer und Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten, Prozesse ohne Medienbrüche zu gestalten.

Speziell beim Übergang von unstrukturierten Inhalten zu strukturierten sind diese immer noch vorhanden und nur durch eine konsequente Integration von ECM-basierten Prozessen in die SAP-Welt zu lösen.

SAP legt hier mit S/4 Hana und einer tiefen Integration unstrukturierter Dokumente in die Prozesse vor.

Was aber ist mit all den Installationen, die noch auf ECC basieren? Hier sind heute schon die richtigen Weichen zu stellen, um einen Übergang in die neue S/4-Welt ohne Reibungsverluste vorzubereiten.

Die digitale Transformation ist daher ganzheitlich zu betrachten. Nur wer alle Prozesse und Systeme beleuchtet, wird sie erfolgreich meistern.