S/4-Mittelstands-Booster

S/4-Brownfield: ECC 6.0 als Ganzes oder in zwei Schritten zu S/4 Hana konvertieren

In diesem Verfahren werden gleichzeitig die verpflichtenden Änderungen in das System gebracht. Adesso Orange beschäftigt sich seit Beginn der S/4-Historie unter anderem auch mit diesem Ansatz. Was wir immer wieder feststellen, ist, dass es bei SAP-Bestandskunden, insbesondere durch das operative Geschäft, Wissenslücken gibt. Es fehlt die Zeit, sich mit S/4 Hana und allen Implementierungsansätzen auseinanderzusetzen. Dies führt wiederum zur Unsicherheit, wie an das Thema herangegangen werden sollte oder könnte. 

Das Ganze wird zusätzlich von einem zeitlichen Druck begleitet, da Ende 2027 (2030 im Extended Support) die S/4-Transition abgeschlossen sein muss. Oftmals werden umfangreiche Strategie- und Analyse-Workshops durchgeführt, mit dem Ergebnis, dass der Brownfield-Ansatz der richtige für das Unternehmen zu sein scheint. Durch die umfangreichen Workshops entstehen allerdings hohe Aufwände für Unternehmen. Dabei ist es recht einfach, mit zwei zentralen Fragen den Ansatz richtungsweisend zu entscheiden.

Sind die SAP-Anwender im Unternehmen mit den aktuell durch SAP-Lösungen unterstützten Geschäftsprozessen zufrieden und wollen sie auch mit S/4 Hana die aktuelle Prozesslogik weiterführen? Bekommt die IT-Abteilung die Wartung der heutigen SAP-Lösung zufriedenstellend sowie kostengünstig umgesetzt und hat wenig technischen oder datentechnischen Ballast?

Wenn er beide Fragen mit „Ja“ beantwortet, ist der SAP-Bestandskunde mit hoher Wahrscheinlichkeit ein Brownfield-Typ! Natürlich gibt es Unternehmen mit komplexen IT-Systemlandschaften, die sich strategisch und unterstützt durch Analysen dem Thema nähern müssen. Besteht eine Systemlandschaft jedoch aus einem SAP ERP, eventuell noch aus ein oder zwei weiteren SAP-Produktlösungen sowie einigen angebundenen Third-Party-Lösungen oder Lagertechnik, ist dies aus Sicht des S/4-Transitionansatzes nicht immens kompliziert. Es bedarf also keiner langwierigen und teuren Strategie- und Analyse-Workshops, bevor eine belastbare zeitliche und kostenseitige Indikation vorliegt.

Go-live in wenigen Tagen

In der Regel plant man die Ein-Schritt-Konvertierung in Bezug auf den Go-live an drei bis vier Tagen. Was aber, wenn Situationen entstehen, die nicht abzusehen waren und die Konvertierung und damit das ganze Projekt aus dem Ruder läuft?

Vorab zu testen scheint die Lösung zu sein. Dennoch benötigt eine Konvertierung bereits S/4-Wissen, Basis-S/4-Lizenzen (Flatfee) und eventuell, je nach Situation, auch einen verfügbaren NetWeaver 7.5x sowie S/4-Hana-taugliche Hardware. Also einiges Rüstzeug und Investitionen, um überhaupt einmal mit dem Test beginnen zu können. Adesso Orange hat mit dem hauseigenen Vorgehensmodell (Active Transformation) ein S/4-Verfahren abgeleitet, um diesem Dilemma entgehen zu können.

Die Idee dieses Ansatzes ist es, dass SAP-Bestandskunden das ERP-System in einem Test nach S/4 konvertieren. Der SUM (Software Update Manager) protokolliert dabei alle Probleme, die bei der Konvertierung hochkommen. Diese werden dann gelöst und als Tasks für das eigentliche Umstellungsprojekt dokumentiert.

Nach der Testkonvertierung steht den SAP-Anwendern ein S/4-System mit ihren Prozessen, Daten und Kundenentwicklungen zur Verfügung, in dem etwa 60 bis 70 Prozent der Prozesse laufen und getestet werden können. Somit können auch die Kundenentwicklungen auf Lauffähigkeit getestet werden. Aus den Erkenntnissen wird dann ein Projektplan mit Budgetplanung für die echte S/4-Umstellung erstellt. Adesso Orange stellt bei Bedarf ebenfalls die notwendige S/4-Hana-Infrastruktur und Lizenzen zur Verfügung.

Bei der Umstellung auf S/4 gibt es eine Reihe von neuen Funktionen und Prozessen, die man nutzen kann. Im Wesentlichen sind das die neuen Prozesse und Funktionen im internen und externen Rechnungswesen mit der größten Veränderung für die SAP-Anwender. Im Logistikbereich gibt es in der Regel nur kleinere Themen. Nahezu alle Logistikprozesse laufen in S/4 und einige in einem Kompatibilitätsmodus weiter. Es ist nicht zwingend, zum Beispiel das Modul WM auf eEWM oder die Logistic Execution Transport (LE-TRA) auf SAP TM umzustellen.

Dies gibt den Unternehmen die Möglichkeit, die neuen Prozesse erst zu einem späteren Zeitpunkt nach der S/4-Umstellung in Ruhe bis Ende 2027 umzustellen, wenn das notwendig ist. Damit können der Projektumfang und das Budget für die eigentliche S/4-Transformation auf das Notwendige reduziert sowie dadurch auch die Projektlaufzeit erheblich verkürzt werden.

Natürlich ist es bei Bedarf möglich, bei einer Brownfield-Umstellung den einen oder anderen neuen Prozess zu implementieren. Es ist jedoch ratsam, dies nicht ausufern zu lassen. In der Regel ist es effizienter, sich S/4 erst einmal technisch zu erschließen und dann in Ruhe zu innovieren. Bevor Sie das eigentliche Umstellungsprojekt starten, gibt es im SAP ERP noch einige wichtige und vorbereitende Maßnahmen.

Es benötigt eine Entscheidung, ob das „Neue Hauptbuch“, bereits auf ECC 6.0 verfügbar, einen Nutzen für das Unternehmen bringt oder nicht. Ist ein Nutzen vorhanden, sollte man die Umstellung im ECC realisieren, um den SAP-Anwendern aus den Fachbereichen die Möglichkeit zu geben, sich bereits auf diese Prozessveränderung einzugewöhnen. Liegt kein Nutzen vor, verbindet man es mit der S/4-Umstellung, da die Umstellung dann ohne Prozessänderung und somit ohne umfangreiche Konzepte durchgeführt werden kann.

Als Business Partner müssen Sie im SAP ERP auf die neue Business-Partner-Struktur wechseln. Dies ist kein Hexenwerk und durch SAP-Standard-Tools sehr gut unterstützt. Bleibt die Bereinigung der Stammdaten. Adesso Orange hat hierzu ebenso ein detailliertes Vorgehensmodell und mit CVI Q-Check ein Tool zur Unterstützung.

Es ist wichtig, das interne und externe Rechnungswesen auf die Veränderungen in S/4 aufmerksam zu machen. Ein FiCo-Awareness-Workshop ist zu empfehlen. So wird aus einem technisch getriebenen Projekt oftmals ein Business-getriebenes Projekt und die Anwender sind auf die prozessualen Veränderungen vorbereitet. Zusätzlich können Themen im Bereich Logistik dazukommen. Diese sind davon abhängig, welche SAP-Geschäftsprozesse genutzt werden.

Je nach Ausgangssituation ist es sinnvoll, das ECC-System vor der Umstellung auf S/4 gründlich zu bereinigen. Das können Kundenentwicklungen sein, die man nicht mehr benötigt oder auch historische Daten, die das ERP-System unnötig aufblasen und als Ballast nicht mit nach S/4 gehen sollten. Dies ist also eine gute Chance zum gründlichen Reinemachen, aber natürlich kein Muss. Unsere Empfehlung für den Mittelstand ist es, „Hands-on“ mit geeigneter Unterstützung in die S/4-Umstellung zu gehen und keine ausufernden Vorabanalysen und Strategie-Workshops durchzuführen. Der Pragmatismus und der sinnvolle Einsatz der von SAP bereitgestellten Tools und Prüfroutinen reicht hier aus. Natürlich kann der S/4-Mittelstandsansatz, je nach Kundenwunsch, über das Adesso-Orange-Baukastensystem individuell erweitert werden. Somit kann der Kunde bereits zu einem frühen Zeitpunkt entscheiden, welche Innovationen er mit S/4 nutzen oder zu einem späteren Zeitpunkt einführen möchte.

Das Vorgehensmodell zeigt, dass nach der Testkonvertierung, die in der Phase Enterprise-Discover stattfindet, direkt die S/4-Brownfield-Transformation gestartet werden kann. Die Phase Enterprise-Discover kann auch zeitlich vorgelagert vom Transformationsprojekt durchgeführt werden. Diese Phase liefert, neben anderen kundenspezifischen Fragestellungen, klare Aussagen über:

• Vorgehensweise bei der S/4-Transformation (Roadmap)
• Prozessveränderungen in der IT-Abteilung und den Geschäftsbereichen (S/4-Impact)
• Behandlung der Eigenentwicklungen und Schnittstellen sowie weiteren SAP- oder Third-Party-Anwendungen
• Projektplan für die Transformation mit Arbeitspaketen, Budget, Zeitplanung, Organisation, Rollen und Ressourcen-Belastung
• Nutzen durch die S/4-Transformation
• Mögliche IT-Betriebsmodelle
• Maximale Sicherheit für die Planung Ihres S/4-Transformationsprojektes

In der Projektphase Enterprise-Discover werden nur die notwendigen Punkte abgearbeitet. Die Phase ist durch Adesso-Transformation-Accelerators, die in vorangegangenen Projekten entstanden sind, unterstützt. Damit kann in vielen Fällen zeitnah mit der Projektphase Prepare gestartet werden. Diese Phase profitiert dadurch, dass eine Testkonvertierung bereits stattgefunden hat. Es kann somit ein gesamter Testlauf in der Realisierungsphase eingespart werden.

Vorteile des Boosters:

• Keine langwierige Einsatzuntersuchung und Kosten für AnalyseWorkshops.
• Keine Aufwände, um den S/4-Readiness-Check funktionsfähig zu machen (oftmals müssen noch umfangreiche Hinweise eingespielt werden, damit dieser läuft).
• Keine notwendigen Investitionen in Hardware oder Lizenzen im Vorfeld des S/4-Umstellungsprojektes.
• Geringe Beanspruchung der IT oder Fachbereiche des Kunden während der S/4-Testkonvertierung.
• Klare und sichere Budget- und Zeitplanung für das S/4-Umstellungsprojekt.
• Das ERP-System steht mit allen Prozessen und Daten sowie Kundenentwicklungen in S/4 zu Verfügung.
• Detaillierte Dokumentation über alle Schritte, Aktivitäten und deren Ergebnisse während der S/4-Testkonvertierung.
• Das testkonvertierte System kann auch dazu verwendet werden, um aufwendigere Projektbausteine
  (z. B.: komplexe Eigenentwicklungen oder Umbau/Anpassung von Formularen) bereits im Vorfeld des Projektes S/4-Brownfield-Transformation zu realisieren, was zu einer weiteren Entschlackung des Projektes führt.
• Schaffung einer Grundlage, um nach der Transition in Ruhe weitere S/4-Innovationen zu erschließen.
• Minimaler Organizational Change führt dazu, dass das neue System direkt nach Go-live wieder
  effizient Ihre Geschäftsprozesse unterstützen kann.
• Hohe Flexibilität im Projekt, da das testkonvertierte System auf Wunsch auch als Sandbox erhalten bleiben kann.