S/4-Lizenzen migrieren: Ein Fall für SAM?

Wir stellen in Kundenprojekten immer wieder fest, dass Unternehmen keine klare Strategie oder wenig Bewusstsein für die Komplexität von SAP-Licensing und damit einhergehenden Kosten haben. Dies spiegelt auch eine Umfrage der DSAG/ASUG: Knapp 50 Prozent der Unternehmen bewerten die S/4-Migration komplexer als erwartet.

Bevor es mit der Migration von SAP-Lizenzen losgehen kann, müssen wichtige Entscheidungen getroffen werden, die den weiteren Prozess beeinflussen: Soll das alte SAP-ECC-System mit seinen Verträgen, Daten und Einstellungen einfach nur konvertiert werden? Wäre es sinnvoller, ein neues ERP-System aufzusetzen, das vielleicht besser für die Zukunft gerüstet ist? Sollen wir auf den Rise-with-SAP-Zug aufspringen und auf S/4 Hana Cloud setzen?

Eine Ist-Analyse der bestehenden Verträge und Nutzer ist für das Verständnis der Anforderungen im S/4-Universum unerlässlich. Die richtigen SAP-Benutzertypen auszuwählen kann herausfordernd sein. Der Übergang zu einem nutzerbasierten Zugriffsmodell mit nur vier Nutzertypen bietet zum einen eine große Chance, Einsparpotenziale zu nutzen. Nicht alle SAP-Nutzer benötigen schließlich eine Userlizenz für S/4 Hana. Zum anderen stellen Hana sowie S/4 hohe technische Hürden an die Qualität der Stammdaten. Damit die SAP-Transformation gelingt, ist es wichtig, dass die verwendeten Daten den hohen SAP-Anforderungen entsprechen. Was kann SAM für SAP-Anwender tun?

SAM ermöglicht SAP-Anwendern, ihre SAP-Lizenzen effizienter zu nutzen und dadurch Kosten einzusparen. Es können ungenutzte oder untergenutzte Lizenzen identifiziert werden und diese Ressourcen auf andere Benutzer oder Systeme umverteilt werden (Re-Harvesting). Lizenzüberlappungen oder Doppelzahlungen können erkannt und vermieden werden.

SAP führt regelmäßige Lizenzaudits durch, um sicherzustellen, dass Unternehmen die vereinbarten Lizenzbedingungen einhalten. SAM hilft Unternehmen, sich auf solche Audits vorzubereiten und Compliance zu gewährleisten. Das Tool liefert einen präzisen Überblick über die Lizenznutzung und stellt Daten für Audit-Reportings bereit.

Ein Lizenzmanagement-Tool bietet bessere Governance und Transparenz über die SAP-Lizenzierung. Es ermöglicht eine zentralisierte Verwaltung der Lizenzen und stellt sicher, dass alle Nutzer die richtigen Berechtigungen haben. SAM kann auch bei der Erstellung von Lizenzberichten und der Kommunikation mit SAP bei Fragen zur Lizenzierung unterstützen.

Automatisieren und Optimieren

SAM-Tools automatisieren verschiedene Aspekte des Lizenzmanagements und reduzieren manuellen Aufwand. Sie optimieren Prozesse wie Softwarebereitstellung, Lizenzverfolgung, Berechtigungsabgleich und Berichterstellung. Dies spart Zeit, verbessert die Genauigkeit und ermöglicht es IT-Teams, sich auf strategischere Initiativen zu konzentrieren.

Obwohl das neue SAP-S/4-Lizenzmodell einige Vorteile bietet, bleibt die Notwendigkeit von Lizenzmanagement und -optimierung im Rahmen von Software Asset Management bestehen. Sowohl auf der technischen als auch der wirtschaftlichen Seite sind Know-how und eine strategische Vorgehensweise gefragt. Denn mit S/4 werden SAP-Kunden durchsichtiger. Sowohl in der Bewertung von zulässigen Nutzertypen als auch bei Compliance-Themen ist SAP nicht weiter auf die Selbstauskunft der Kunden angewiesen. Stattdessen ermittelt SAP – häufig intransparent für die Anwenderunternehmen – die SAP-Nutzung und konfrontiert die Kunden mit den Ergebnissen. Proaktives Lizenzmanagement ist gefragt, um Compliance zu gewährleisten und sich zumindest auf Augenhöhe mit der SAP auseinandersetzen zu können. Gutes Software Asset Management deckt sämtliche komplexen und zeitaufwendigen Tasks ab, die SAP-Anwender mangels Ressourcen, Zeit und Wissen nicht selbst stemmen können oder wollen. Es ist der Schlüssel, um auch wirtschaftlich das Beste aus dem Projekt herauszuholen.