S/4-Lizenzen betreffen das Management

Sowohl jüngere Entwicklungen als auch die aktuelle Pandemie zeigen, dass der Mensch mit dem steigenden Lebensstandard und Wohlstand in manchen Bereichen immer weniger widerstands­fähig wird. Diese Erkenntnis kann man auch auf das Thema IT-Lizenzen übertragen.

Die schnelllebige Zeit mit steigenden IT-Ansprüchen und komplexeren Software-lösungen überfordert immer öfter das Management und die Unternehmen mit den jeweiligen Lizenzen. Diese Erfahrung habe ich nicht nur persönlich als IT-Manager gemacht, sondern auch als Berater bei anderen Projekten.

Hierbei sind große Unterschiede zwischen den Lizenzen von US-amerikanischen und europäischen IT-Firmen festzustellen. SAP, als Weltmarktführer im Bereich Enterprise Resource Planning (ERP), spielt dabei oftmals noch eine eigene Rolle.

Der Technologiewechsel und Transformationsprozess durch die SAP als ERP-Marktführer wird seit sechs Jahren mit größtem Aufwand vorangetrieben. Aus Managementsicht wird jedoch das Thema Lizenzen vergleichsweise stiefmütterlich begleitet, was insofern verwunderlich ist, als es hierbei um das Kerngeschäft von SAP geht.

Viele Führungskräfte haben das Gefühl, dass sie von SAP kaum aktiv informiert werden, obwohl sie die Entscheider sind. Die notwendigen Detailinformationen zur Lizenztransformation liefern vor allem spezialisierte SAP-Partner, die DSAG und das E-3 Magazin.

Im Mittelpunkt stehen vor allem die neuen Lizenzen für die Hana-Datenbank, die S/4-Applikationen, die Cloud-Lösungen und neue Technologien. Durch das erweiterte Produktportfolio gibt es neue Lizenzmodelle in verschiedenen Segmentierungen und juristischer Komplexität. Was sich nicht geändert hat, sind die Ziele der Kunden: Investitionssicherheit und flexible Lizenzmodelle zu günstigen Konditionen.

SAP bietet für die S/4-Hana-Lizenzierung vorrangig die Varianten Product Conversion oder Contract Conversion an, wobei auch die Möglichkeit einer Lizenzoptimierung genutzt werden sollte.

Bei der Product Conversion bleibt im Wesentlichen der aktuelle SAP-Hauptvertrag bestehen und es werden nur die betroffenen R/3-Module und -Bereiche durch die neuen S/4-Einzellizenzierungen (DB, On-premises und Cloud) ersetzt. Auch die Userkategorien bleiben unverändert. Eine Anrechnung der einzelnen Altlizenzen ist möglich.

Mit der Contract Conversion wurde der Beschaffungsprozess viel komplexer gemacht und gleichzeitig auf eine strategische Ebene gehoben. Dabei spielt der Vertragszeitpunkt des Altvertrages für die indirekte Nutzung eine große Rolle wie auch die Anrechnung des aktuellen Lizenzvolumens.

Mit der neuen SAP-Cloud-Strategie wurden gleichzeitig auch Mietlizenzen (Subscription-Modell) etabliert, bei welchen sich Risiken im Kleingedruckten verbergen. Damit entstehen für viele Kunden erstmals auch hybride Lizenzmodelle, bestehend aus Kauf- und Mietlizenzen, die auch wirtschaftlich zu betrachten wären.

Die Umwandlung auf den neuen S/4-Lizenzvertrag ist mit der internen SAP-Strategie für die nächsten drei bis fünf Jahre zwecks Ermittlung der notwendigen Softwarelösungen zu ergänzen. Gleichzeitig sollte ein Expertenteam aus den betroffenen Bereichen und Beratern den gesamten Beschaffungsprozess begleiten und eine Verhandlungsstrategie ausarbeiten.

Diese ist erfahrungsgemäß entscheidend für den inhaltlichen und kostenseitigen Erfolg der Lizenzverhandlungen. Dabei muss man SAP im Vergleich zu den US-amerikanischen IT-Firmen zugutehalten, dass das Unternehmen eine gewisse Flexibilität aufbringt.

Nach einer Erhebung der DSAG ist auch für viele Kunden die S/4-Lizenzierung bei der Projektumsetzung ein massives Thema, weil durch die langen oder mehrjährigen Projektlaufzeiten die dreimonatigen Testlizenzen völlig unzureichend sind. Die Kunden müssen bereits auf den Projektsystemen mit hohen Lizenzkosten in Vorlauf treten. Nach letzten Informationen gibt es dazu aber schon Gespräche mit SAP für eine Lösung.