Rechnungs-Workflow

Kirchhoff Automotive ist ein global präsenter Entwicklungspartner der Automobilindustrie und Komplettanbieter für komplexe Metall- und Hybridstrukturen für Rohkarosserie und Fahrwerk. Um zu einer Prozessvereinheitlichung zu gelangen, führte das Unternehmen die Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung von xSuite ein.

Sie wird Stück für Stück in den einzelnen Landesgesellschaften ausgerollt, neue Funktionen kommen hinzu. Das seit 1785 bestehende Familienunternehmen gehört zur heutigen Kirchhoff-Gruppe. Mit 9000 Beschäftigten und 26 Produktionswerken in elf Ländern stellt Kirchhoff Automotive den größten Bereich der Gruppe dar.

Bis vor einigen Jahren regelten die einzelnen Werke in den verschiedenen Ländern ihre Kreditorenbuchhaltung in Eigenregie, die Finanzabteilungen agierten mehr oder weniger autark. Die Unternehmensgruppe wächst stetig und erwirbt dabei neue Werke. Da bleibt es nicht aus, dass jeder Standort seine Rechnungsbearbeitung ein klein wenig anders handhabt, eigene Prozesse und Logiken etabliert.

Etwa im Bereich der Transportrechnungen, wo die Prozesskette „Bestellanforderung in SAP generieren – genehmigen – Bestellung und Lieferung – anschließende Rechnung“ teilweise unterschiedlich durchgeführt wurde. Dies kann zu einem Mehraufwand führen, speziell wenn keine SAP-Bestellungen vorhanden sind.

Denn dann stellt sich oft die Frage, wer für die Rechnungsfreigabe überhaupt verantwortlich ist. Oft gab jemand Bestellungen per Telefon auf, die sich dann nicht in SAP wiederfanden. Die Folge: Waren wurden angeliefert, die keinen Bestellbezug hatten, und die Suche ging los, zu wem die Rechnung nun gehört.

Im Zuge der Implementierung baute Kirchhoff auch ein Financial Shared Service Center in Portugal auf. „Das dortige Werk war Best Practice in den Prozessen. Dies konnten wir gut als Blaupause zur Vereinheitlichung verwenden, um Synergie-Effekte zu nutzen“, erklärt Martin Jonczyk, der die Implementierung der Rechnungsbearbeitungslösung von Beginn an koordinierte.

Martin Jonczyk, Global Consultant für die xSuite-Lösung bei Kirchhoff: „Die Durchlaufzeiten, bis eine Rechnung gebucht und freigegeben wurde, waren sehr unterschiedlich. Mit Implementierung der Rechnungseingangssoftware wurde daher ein Kennzahlensystem aufgebaut. Hiermit werden jetzt diese Prozesse in den jeweiligen Werken verglichen, mit dem Ziel, Verschwendungen aufzudecken.“

75 Prozent der Rechnungen als PDF: Ende 2020 war der Rechnungsworkflow in 13 Buchungskreisen aktiviert. Verarbeitet werden 250.000 Rechnungen pro Jahr weltweit, davon 80 Prozent bestellbezogene aus SAP MM, von denen wiederum 80 Prozent direkt gebucht werden, sofern es keine Preis- oder Mengendifferenzen gibt.

75 Prozent der Rechnungen treffen heute per E-Mail im PDF-Format ein und gehen an ein zentrales Postfach im Shared Service Center. Dort liest die Software im ersten Schritt Kopfdaten aus und startet für die Kostenrechnungen aus SAP FI anschließend den Freigabeworkflow. An diesen sind weltweit mittlerweile 2000 Personen angeschlossen. Sie kontrollieren die Rechnungen über ihren SAP-Account und geben sie anschließend frei. Die Verbuchung übernimmt die Software nach der letzten Freigabe.

Die verbleibenden 25 Prozent in Papierform vorliegenden Rechnungen schicken die Lieferanten an das jeweilige Werk im Land, wo sie gescannt und an das Shared Services Center zur Weiterverarbeitung übermittelt werden. Lokale SAP-FI-Key-User unterstützen in den Werken die Endbenutzer und treiben wichtige Verbesserungen voran.

Per Mausklick können sich die Accounting-Fachkräfte einen transparenten Überblick verschaffen: Wie viele Rechnungen sind derzeit im Umlauf und wo befinden sie sich? Solche Informationen liegen heute standardisiert innerhalb des SAP-Systems vor. Aus diesen vorhandenen Daten wurde ein externes zentrales Kennzahlensystem entwickelt, mit welchem Prozesse teilweise tagesgenau verglichen und analysiert werden können.

Noch viel wertvoller ist deshalb die Information, wie viel Arbeitsaufwand man in die Bearbeitung einer Rechnung stecken muss. Denn je einfacher der Prozess, desto mehr Rechnungen kann eine Person pro Stunde/Tag bearbeiten. Dies ist wichtig vor dem Hintergrund eines stetig wachsenden Rechnungsaufkommens, das Kirchhoff Automotive parallel zum wachsenden Geschäftsvolumen seit Jahren verzeichnet.

Ab Anfang 2021 will der Automobilzulieferer auch seine Werke in Mexiko an den Workflow anschließen, danach folgen die Werke in den USA und China. Und technisch will Kirchhoff noch stärker auf XML- beziehungsweise EDI-Formate umsteigen. So lässt sich der Automatisierungsgrad steigern, die Validierung verbessert sich weiter.