Purchase to Pay – Mehrwert in der Beschaffung

Auf dem DSAG-Jahreskongress, der im Oktober die deutschsprachigen SAP-User zusammenführen wird, bleibt der digitale Wandel das zentrale Thema. Unter dem Motto „Business ohne Grenzen – die Architektur der Zukunft“ sollen auf dem Treffen richtungsweisende Überlegungen zur Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie diskutiert werden.

Darunter etwa Fragen nach der richtigen Plattform, dem geeigneten Cloud-Szenario oder der passenden ERP-Lösung. Allesamt weittragende Entscheidungen, die Unternehmen sicherlich nicht ad hoc treffen werden.

Voraussetzung für Digitalisierung

Digitalisierung steht für die Verknüpfung unabhängiger Systeme, sodass Prozesse automatisch, ohne menschliche Interaktion ablaufen können. Voraussetzung für eine solche Vernetzung ist das Vorhandensein maschinenlesbarer Daten.

Das Dokument bietet sich damit als idealer Einstieg in die Digitalisierung an: Durch das elektronische Erfassen und Verarbeiten von Belegen im Einkauf, Finanzwesen oder Kundenservice werden entscheidende Geschäftsinformationen einfach und ohne Medienbrüche elektronisch zugänglich.

Nachfolgende Prozesse werden automatisiert, Durchlaufzeiten beschleunigt und Fehler vermieden. Bei den meisten Unternehmen ist die Rechnungsverarbeitung der klassische Bereich, in dem das Optimierungspotenzial elektronischer Dokumentenprozesse erkannt und eine Digitalisierung angegangen wird.

Bereits erfolgreich gemeistert wurde sie bei der Continental-Division ContiTech, wo die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen mit Tangro-Software automatisch erfolgt.

Nur noch gegenprüfen

„Daten müssen nicht mehr manuell eingegeben, sondern nur noch kurz gegengeprüft werden. Gleichzeitig haben wir alle Rechnungen im Blick. Wir wissen, wo sich die Belege gerade zur Freigabe befinden, und können den ganzen Verlauf verfolgen“, erklärt Frank Sündermann, Leiter IT Business Systems bei ContiTech, die Vorteile der Digitalisierung.

Durch das digitale Erfassen, Nachbearbeiten, Prüfen und Archivieren der Belege werden die Prozesskosten in der Rechnungsverarbeitung signifikant gesenkt. Direkte Kosteneinsparungen entstehen zudem durch eine verbesserte Skontoziehung.

Wie hoch der finanzielle Mehrwert dabei sein kann, macht das Klinikum der Universität München vor: Pro Jahr spart die medizinische Einrichtung einen sechsstelligen Eurobetrag ein, weil durch die Automatisierung der Rechnungsprüfung nun Skonto-Vergünstigungen genutzt werden können, die früher verloren gingen.

Noch wirkungsvoller sind jedoch Digitalisierungsprojekte, die nicht bei der Rechnungsverarbeitung enden, sondern auch sämtliche vorher anfallenden Tätigkeiten im Einkauf durchgängig automatisieren: das Management der Beschaffung, die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und das Erfassen der Lieferscheine mit dem Buchen des Wareneingangs.

Durchgängiger Einkauf

In der Beschaffung werden die benötigten Warenanforderungen dabei direkt am Arbeitsplatz elektronisch erfasst und – falls bekannt – bereits hier die Kostenstelle hinterlegt.

Sämtliche weiteren Schritte laufen elektronisch ab: die Prüfung und Genehmigung durch den Vorgesetzten ebenso wie die Kontierung in der Buchhaltung. Alle wichtigen Fakten sind so schon vorab geklärt und die Bestellung kann automatisch angelegt werden.

Nachfolgend eingehende Auftragsbestätigungen und Lieferscheine werden schneller verarbeitet, weil auch bei diesen Dokumenten wichtige Beleginhalte – Materialnummer, Preis und Menge bei der Auftragsbestätigung oder Lieferant und Bestellnummer beim Lieferschein –automatisch erkannt und mit den Angaben in der Bestellung abgeglichen werden. Die Verbuchung der Wareneingänge ist damit in kürzester Zeit erledigt.

Finaler Schritt: Rechnungsverarbeitung

Die Rechnungsverarbeitung als abschließender Schritt wird durch die vorherige Automatisierung stark vereinfacht, weil benötigte Informationen bereits hinterlegt sind.

Die relevanten Inhalte auf dem Beleg werden systemseitig erkannt bzw. direkt übernommen und mit der Bestellung abgeglichen. Alle benötigten Angaben zu Kostenstelle und Kontierung liegen ebenfalls schon vor.

Ein Sachbearbeiter muss nur noch eingreifen, wenn Klärungsbedarf besteht. Und auch dann sorgen elektronische Prozesse für eine Beschleunigung und Arbeitserleichterung: in diesem Fall Workflow-Prozesse, die z. B. direkt aus dem Beleg gestartet werden.

Eine zügige Erledigung durch den Empfänger wird durch eine einfache und komfortable Handhabung sichergestellt. Und indem Aufgaben nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch mobil – auch durch Non-SAP-User – bearbeitet werden können.

Stellt das System keine Abweichungen fest, wird – falls dies gewünscht ist – die Rechnung direkt im Hintergrund gebucht. Menschliches Eingreifen ist dann nicht mehr erforderlich.

Gleiches gilt für elektronische Rechnungen, die strukturiert beispielsweise im ZUGFeRD-Format oder per Mail-System eingehen. Auch diese werden dann ins ERP-System übernommen und dort direkt gebucht. Die Systeme greifen nahtlos ineinander –ganz so, wie es dem Paradigma der Digitalisierung entspricht.

Kundenprojekt Continental

300.000 Eingangsrechnungen/Jahr

Vorteile der Automatisierung mit Tangro-Software:

• einheitlicher, standardisierter Lösungsansatz
• gemeinsame Nutzung einer Infrastruktur
• einfaches Handling
• Reduzierung Verarbeitungszeit auf drei Minuten pro Beleg
• Verbesserung der Transparenz