Prozess-Automatisierung ist wichtiger denn je

Bei einer Umfrage des DIHK (Deutscher Industrie- und Handelskammertag e. V.) gaben von rund 8500 befragten Unternehmen 77 Prozent an, dass sie für das Jahr 2020 einen Umsatzrückgang als Folge des Coronavirus erwarten. Mehr als ein Drittel der Betriebe plant weniger Investitionen.

Der DIHK-Hauptgeschäftsführer meint dazu: „Dabei brauchen wir angesichts der enormen Herausforderungen bei Digitalisierung und Energiewende Innovationen und Investitionen hierzulande, um auch nach der Krise wettbewerbsfähig zu sein.“

Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit geht auch die Finanzabteilungen von Unternehmen an, wenn es gilt, Prozesse zu verschlanken und dadurch langfristig Kosten zu senken. Wenngleich im Finanzbereich ERP-basiert gearbeitet wird, belasten aufwändige, manuelle Prozesse noch immer den Arbeitsalltag und verursachen überflüssige Ausgaben.

Darüber hinaus werden seit der Finanzkrise nicht nur aufgrund regulatorischer Anforderungen die Abschlussprozesse immer komplexer. So kann beispielsweise der IFRS9-Jahresabschluss einer Versicherung in Zukunft leicht mehr als 50 Prozessschritte umfassen, die von verschiedenen Abteilungen, Personen und Anwendungen ausgeführt werden.

Ein solches Maß an Komplexität kommt für den Prozessverantwortlichen ohne Unterstützung durch ein passendes Tool einer Sisyphosarbeit gleich. Insofern stellt sich auch die Frage der Transparenz, um beispielsweise bei Verzögerungen eines Prozessschrittes rechtzeitig handeln zu können. Zudem ist die Sicherstellung der Qualität über den gesamten Prozess bei manuellen Eingriffen ohne Toolüberwachung nicht leicht zu gewährleisten.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung mittels geeigneter Software sind offensichtlich, wenn man bedenkt, dass die meisten Prozessschritte in ERP-Systemen das simple manuelle Ausführen von Programmen in der richtigen Reihenfolge sind, wo nur in den seltensten Fällen Fehler entstehen. Neben der Effizienzsteigerung kann zusätzlich eine höhere Transparenz über die Verarbeitungszeiten erreicht werden.

Darüber hinaus sind neue Prüfungsschritte leicht zu implementieren, diese können gegebenenfalls in der Nacht automatisch durchgeführt werden und damit kann die Qualität der Prozesse auch innerhalb eines ERP-Systems deutlich verbessert werden.

Des Weiteren sind in solchen Anwendungen oftmals Daten von bereits durchgeführten Prozessen verfügbar, sodass nicht zuletzt verbesserte Recherchemöglichkeiten bei der Optimierung von Geschäftsprozessen helfen können. Dennoch haben längst nicht alle Unternehmen entsprechende Anwendungen zur Automatisierung von komplexen Geschäftsprozessen im Einsatz.

Dabei bieten moderne ERP-Systeme, wie S/4 Hana, bereits heute viele Möglichkeiten, Programme zu automatisieren und zu parallelisieren. Wie bei jedem Softwareauswahlprozess sollten die Unternehmen, die sich mit der Beschaffung und Einführung eines Automatisierungstools auseinandersetzen, ihre Mindestanforderungen an die Lösung vorab beschreiben. Dabei könnten unter anderem folgende Aspekte von Bedeutung sein.

Die Anwendung sollte Prozesse übersichtlich darstellen können. Zum Beispiel könnten auf der Startseite für den jeweiligen Nutzer alle relevanten Prozesse und ihr jeweiliger Status als eine Art Cockpit abgebildet sein, sodass der Anwender auf einen Blick Probleme erkennen kann. Die Anwendung sollte außerdem in der Lage sein, unterschiedliche Prozesse sowie Prozessvarianten pro Unternehmenseinheiten abbilden zu können.

Zudem sollten mehrere Prozessschritte (Standardprogramme, kundenindividuelle Prüfungen, manuelle Tätigkeiten etc.) automatisch und parallel in Abhängigkeit von anderen Prozessschritten startbar sein. Mit einer modernen, zum Beispiel SAP-UI5-Benutzeroberfläche der Software kann das Prozessmanagement nicht nur zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit beitragen, sondern auch bei den Anwendern die notwendige Akzeptanz erreichen, um komplexe Prozesse stärker automatisiert zu bearbeiten.