Projektbeschleuniger

Die Verantwortung für die Dokumentation (und Aktualität) von Geschäftsprozessen liegt nicht selten in einem Ressort mit entsprechend geschulten Spezialisten, die vielfach auch exklusiv die Dokumentationsrechte für diese Unternehmens- und IT-Prozesse besitzen. Die Folgen sind klar: Die Aktualität der dokumentierten Prozesse kann kaum oder nur mit großem Aufwand sichergestellt werden.

Insbesondere in IT-Projekten mit engem Zeitplan ist die Akzeptanz, neue und/oder angepasste Prozesse zu dokumentieren, erst recht nicht gegeben. Die wenigen Stunden, die zwischen IT und Fachbereich in der Designphase für die Ausarbeitung und Klärung der genauen Ziele und erwarteten Ergebnisse z. B. bei einem Softwareimplementierungsprojekt gemeinsam investiert werden, sind in der Regel dafür nicht ausreichend.

Die IT ist froh um jede Minute, in der sie sich wieder um die Probleme des laufenden Tagesgeschäfts kümmern kann, und der Fachbereich möchte sowieso am liebsten so wenig wie möglich mit komplizierten IT-Themen konfrontiert werden.

Auch wenn die obige Darstellung vielleicht etwas polarisiert, so bleibt das grundsätzliche Problem bestehen: Beide Seiten haben wenig Zeit im Projekt – und erst recht nicht für die umständliche und als unnötig empfundene Dokumentation von Zielprozessen.

Doch das muss nicht so sein, so die Erfahrung von Sirius aus zahlreichen Projekten. Denn moderne Prozesswerkzeuge wie der Signavio Process Editor schaffen Abhilfe. Das Tool ist als SaaS-Cloud-Produkt oder auch als On-premise-Lösung auf den eigenen Servern erhältlich.

Damit können Prozessdesignphasen effizienter und mit intensiverer Beteiligung der Mitarbeiter gestaltet werden – und die Wissensträger in den Fachbereichen können Änderungen und Anmerkungen unmittelbar einbringen. Und das auch dann, wenn sie z. B. an den eigentlichen Design-Workshops nicht teilgenommen haben.

Eine verbesserte Kommunikation im Projekt ermöglicht eine kollaborative Zusammenarbeit bei der Prozessgestaltung. Mitarbeiter können auch ohne Vorwissen und teure Schulungen in die Prozessdokumentation eingebunden werden.

Dies ist auch deshalb von Vorteil, da bei umfangreichen Prozessen oftmals viel Detailwissen über mehrere Personen oder Abteilungen verteilt ist. Hier alle Schlüsselpersonen gemeinsam in Präsenz-Workshops zusammenzubekommen ist in der Regel schlicht nicht machbar.

Sirius nutzt das BPM-Tool in seinen SAP-Projekten bereits seit dem Markteintritt des ehemaligen Start-ups im Jahr 2009. Als „Spin-off“ vierer ehemaliger Studenten des Hasso-Plattner-Instituts in Potsdam besteht nach wie vor eine gewisse Nähe zur SAP und so hält das Unternehmen für SAP-Kunden ein besonderes Bonbon parat:

Mit der kostenlosen „Signavio for SAP Solution Manager Edition“ können SAP-Kunden, die über einen SAP Solution Manager verfügen, für bis zu drei Modellierungsnutzer die Signavio-Basis- Prozessmodellierungsfunktionen nutzen, was für viele Fälle in Projekten schon völlig ausreicht – denn die sogenannten „Kollaborationsnutzer“, also Mitarbeiter, die die erstellten Prozessmodelle lediglich sichten und kommentieren, sind darüber hinaus unbegrenzt kostenlos.

Zusammen mit z. B. dem IT-Referenzmodell von Sirius, einer Sammlung vordefinierter und über die letzten zehn Jahre ständig weiterentwickelter Best-Practice-IT-Prozesse, lassen sich so Projektlaufzeiten reduzieren.

Best-Practice-Vorgehensmodell

Aber wie lässt sich die Software nun in einem Projekt mit straffem Zeitplan praxisnah und erfolgreich einsetzen? Zunächst garantiert ein gutes Modellierungswerkzeug allein noch kein erfolgreiches IT-Softwareprojekt.

Daher setzt Sirius in seinen Projekten auf ein vielfach erprobtes Vorgehensmodell, welches klassische Projektmanagement-Standards mit agilen Software-Entwicklungsmethoden kombiniert.

Die Abbildung zeigt das Vorgehensmodell basierend auf einer Designphase, in der zunächst die von der Softwarelösung zu unterstützenden Zielprozesse in einem oder mehreren Design-Workshops mit den Kunden erarbeitet werden.

Zur Beschleunigung und Abkürzung der Diskussion dienen vorgefertigte Best-Practice-Prozesse. Im Workshop selbst kann sich die Projektgruppe direkt auf die Inhalte konzentrieren. Hierbei kommt schon eine der Stärken von Signavio zum Einsatz:

Das User-Inter­face lässt sich so einfach und intuitiv bedienen, dass es sogar denkbar ist, schon während des Workshops direkt im Tool gemeinsam zu „modellieren“. Alternativ können die Diskussionsergebnisse zunächst auf Flipchart oder Whiteboard festgehalten und anschließend von einem Verantwortlichen im Tool dokumentiert werden.

Da vermutlich niemals alle relevanten Personen für die Design-Workshops zur Verfügung stehen und somit nicht das komplette Know-how vertreten ist, kommen in der folgenden Phase die komfor­tablen Kollaborationsfunktionen von Signavio zum Einsatz.

Alle relevanten Personen, deren Meinung für das Design zusätzlich relevant ist, werden mit einem einfachen Web-Link aus dem Tool via Mail zum Kommentieren eingeladen. Jeder User, der über einen einfachen Webbrowser verfügt, kann nun die Prozessmodelle einsehen und kommentieren.

Und auch die eigentlichen Workshop-Teilnehmer können, falls sie nachträglich noch Änderungsideen haben, auf dem gleichen Weg weiteren Input geben. Keiner der User muss vorher umständlich mit einer Software versorgt werden. Eine ausführliche Einweisung in die Software ist aufgrund der selbsterklärenden Funktionsweise nicht nötig.

Das Kernprojektteam kann nach der Feedback-Phase übersichtlich alle Kommentare zentral einsehen und ggf. notwendige Änderungen schnell einpflegen und erneut verteilen. In der Sirius-Projektmethodik schließen sich dann die Aggregations-Workshops an, in denen dem Projektteam dann zur Konsolidierung zum einen die Rückmeldungen aus der Feedbackrunde zur Verfügung stehen und zum anderen auch die Arbeitsergebnisse aus den anderen Design-Workshops.

So lassen sich in dieser Designphase effizient möglichst viele Stakeholder einbinden – und das sorgt später für deutlich mehr Akzeptanz beim Rollout der Lösung sowie für eine möglichst geringe zeitliche Belastung des Kernprojektteams und der erweiterten Projektbeteiligten.

In der nächsten Phase werden die Ergebnisse der Aggregations-Workshops dann in einen Sprint-Backlog überführt und in der Implementierungsphase in mehreren Sprints als Software implementiert.

Ausführliche Sprint-Reviews nach jedem Entwicklungszyklus unter Beteiligung der Entwicklung, der IT-Projektmitglieder UND der Stakeholder aus dem Fachbereich sichern hierbei ab, dass auch wirklich das entwickelt bzw. implementiert wird, was gewünscht war. Auch hier kommt Signavio wieder als Prozessmodellierer zum Einsatz, denn alle jetzt noch entstehenden Änderungen lassen sich erneut schnell und unkompliziert einpflegen.

Darüber hinaus bietet Signavio nicht nur die Möglichkeit, Prozesse nach BPMN-2.0-Standard zu dokumentieren, sondern bietet eine Reihe von weiteren Notationsstandards an (UML, ArchiMate und weitere), um zum Beispiel auch Schnittstellen, die Softwareentwicklung selbst oder die zugrunde liegende Technologiearchitektur zu dokumentieren.

Auch in der Sirius-Projektmethodik folgt nach der Entwicklung Test, Training und Rollout. Erneut lassen sich hier die bis jetzt im Projektverlauf erstellten Prozessmodelle etwa bei der Erstellung der Trainingsunterlagen nutzen.

Komfortable Exportfunktionen bieten die Möglichkeit, die Prozessmodelle in viele erdenkliche Formate zu exportieren und zu konvertieren. Während der Tests können alle Tester zusätzlich zur Dokumentation ihrer Testfälle auch wieder Feedbacks im Signavio- Collaboration-Portal hinterlegen.

Während der abschließenden End-User- Trainings können sich Nutzer Notizen an „ihre“ Prozesse machen. So bleibt alle prozessrelevante Doku an einem Ort und wird für die echten Endnutzer ein sinnvolles und nutzbringendes Hilfsmittel.

Zudem wird über die enge Einbeziehung der echten Endnutzer dieser Prozesse sichergestellt, dass in der Designphase nicht „an der Wirklichkeit vorbei“ gearbeitet wird. Nach Projektabschluss können in regelmäßigen Reviews, zum Beispiel zweimal im Jahr, die Nutzer aus dem Feld erneut zum Review der dokumentierten Prozesse eingeladen werden.

Fazit und Ausblick

Mit großem Interesse verfolgt Sirius auch das kommende Solution Manager Release 7.2 mit dem neuen produkteigenen grafischen BPMN-Editor. Hier ist sowohl von der Durchgängigkeit (Organisation/Prozess und Technologie/Prozess) als auch bei der Bedienbarkeit ein deutlicher Fortschritt und für SAP-Kunden eine preisgünstige Alternative zu erwarten.

Ob dieser Editor, insbesondere im Hinblick auf die kollaborativen Funktionalitäten, eine echte Alternative oder eher eine Ergänzung darstellt, wird Sirius in den nächsten Monaten eingehend prüfen. Prozessdokumentation muss also nicht zwangsläufig ein langweiliger und komplizierter Vorgang für Spezialisten sein.

Richtig eingesetzt – und mit den richtigen Funktionalitäten ausgestattet – kann ein solches Tool echten Nutzen schaffen, Projekte beschleunigen und die Akzeptanz von neuen oder angepassten (Geschäfts-)Prozessen durch die gezielte Einbindung einer großen Anzahl von Stakeholdern deutlich steigern.