Ohne E-Invoicing keine Warenbewegung

Lateinamerika ist für europäische Firmen ein wichtiger Markt. In den vergangenen Jahren war Brasilien als Wachstumsmotor das prädestinierte Ziel für die Expansion europäischer Firmen.

Inzwischen wirken auch andere Länder als Anziehungspunkte. Wer in dieser Region ein neues Werk errichtet oder eine neue Vertriebsgesellschaft gründet, führt dort meist auch SAP ein.

Insbesondere Firmen, die nun ihre ersten Schritte auf diesem Kontinent machen, bekommen häufig massive Probleme, die im Nachhinein betrachtet vermeidbar gewesen wären.

Denn im Hinblick auf Steuerzahlungen und die Kommunikation mit den Steuerbehörden unterscheiden sich die legalen Anforderungen deutlich vom europäischen Rechtsraum.

Dies wirkt sich auch auf die SAP-Implementierung aus. Die strikten legalen Anforderungen gehen weit über Reporting-Verpflichtungen hinaus. Mehr noch, sie haben konkrete Auswirkungen auf logistische Prozesse und können massive Störungen im Betriebsablauf verursachen und damit die Wirtschaftlichkeit der lateinamerikanischen Gesellschaft beeinträchtigen.

Umso wichtiger ist es für europäische Industriefirmen, die sich mit einem SAP-Rollout nach Lateinamerika beschäftigen, frühzeitig das Bewusstsein und die Sensibilität für das Thema zu schärfen, damit die Implementierung und deren langfristiger Betrieb ein Erfolg werden.

LatAm

Um zu verstehen, warum die Anforderungen in lateinamerikanischen Ländern so speziell sind, lohnt sich ein Blick auf die Gründe der Einführung der elektronischen Rechnung (E-Invoicing).

Anders als in Europa, wo „cost-saving“ oft die treibende Kraft von Innovationen wie E-Invoicing ist, gibt es in Lateinamerika ganz andere Motive für deren Einführung. Ausufernde Steuerhinterziehung und eine wachsende Schattenwirtschaft sowie das damit verbundene Misstrauen der Behörden gegenüber den Wirtschaftsakteuren sind die Treiber für strenge Compliance-Anforderungen.

Im europäischen Raum ist E-Invoicing weitgehend ein Business-to-Business-Prozess (B2B). Elektronische Rechnungen werden zwischen Lieferant und Käufer ausgetauscht.

In Lateinamerika hingegen ist grundsätzlich die Steuerbehörde Empfänger der E-Invoice. Es handelt sich in erster Linie um einen Business-to-Government-Prozess (B2G).

Die Steuerbehörde ist hierbei jedoch nicht in einer rein passiven Rolle. Im Gegenteil, eine E-Invoice, und damit auch der zugehörige Geschäftsvorfall, ist aus legaler Sicht nur dann gültig, wenn diese von der Behörde aktiv autorisiert wird.

Bis heute sind die lateinamerikanischen Länder weltweit Vorreiter, wenn es um E-Invoice-Volumen und Innovationen, sogenannte Added-Values, wie etwa Automatisierungsprozesse, geht.

Mit der Einführung eines verpflichtenden E-Invoicing wurden bedeutende Erfolge im Kampf gegen Steuerhinterziehung erzielt. Mexiko etwa konnte seine Steuereinnahmen im Jahr der Einführung 2013 immerhin um 34 Prozent steigern.

Und der Trend zeigt weiter nach oben. Daher ist es nicht verwunderlich, dass in den letzten Jahren nahezu alle lateinamerikanischen Länder ähnliche Anforderungen eingeführt haben oder gerade dabei sind, diese auszurollen. So laufen aktuell Roll-outs für B2G-Anforderungen in Kolumbien, Peru und Uruguay.

Implementierung

Es lassen sich drei große Herausforderungen aus den komplexen Anforderungen für E-Invoicing und deren Umsetzung in SAP herausstellen:

Häufige legale Änderungen

Allein für 2016 sind mehr als zehn größere Änderungen an legalen Compliance-Anforderungen für lateinamerikanische Länder angekündigt, die direkten Einfluss auf eine SAP-Implementierung haben.

Schon um den Einfluss auf die lokale SAP-Implementierung zu prüfen, werden Spezialisten vor Ort benötigt. Sind Änderungen nötig, fallen Aufwände für Implementierung, Regressionstest an.

Kurze Zeiträume von weniger als drei Monaten zwischen Ankündigung der Anforderung und Verpflichtung zur Umsetzung derselben, bei teils massiven Auswirkungen im SAP (z. B. Support Package Upgrade), sind hier keine Seltenheit.

Kritischer Prozess

Ein herausragendes Merkmal von Compliance-Implementierungen in Lateinamerika ist die Verzahnung von legalen Anforderungen mit konkreten logistischen Prozessen.

So ist es in den meisten lateinamerikanischen Ländern Pflicht, die E-Invoice zu einem Geschäftsvorfall bereits vor der Warenbewegung von der Behörde autorisieren zu lassen.

Ohne Autorisierung ist eine Warenbewegung nicht möglich. Das gilt selbst dann, wenn ein Hersteller Waren nur innerhalb seines eigenen Firmengeländes von A nach B bewegen will.

Wenn der Lkw dann bereits auf dem Hof steht und wegen einer fehlenden Autorisierung nicht losfahren darf, entsteht schnell ein wirtschaftlicher Schaden, weil möglicherweise Lieferketten unterbrochen sind und Produktionsbänder stillstehen.

Support

Die massiven negativen Auswirkungen bei Nichtverfügbarkeit und die häufigen legalen Änderungen erfordern kontinuierliche Aktualisierungen der Implementierung und proaktives Monitoring.

Aufgrund der Komplexität der lokalen Anforderungen ist geschultes Personal zwingend notwendig. Dieses in einer zentralisierten Supportorganisation in Europa bereitzuhalten ist aufwändig und kostenintensiv.

Jedes Unternehmen sollte sich fragen, ob es den Support mit entsprechend kurzen Antwortzeiten zu lateinamerikanischen Geschäftszeiten lückenlos gewährleisten kann.

eDocument und Hana Cloud Integration

Basis des E-Invoicing-Szenarios ist einerseits ein SAP ERP als Datenquelle und andererseits die Steuerbehörde (oder ein Serviceprovider) zur Erteilung der Autorisierungen.

Dazwischen wird in der Regel eine Integrationsplattform wie SAP PI benötigt. Für Länder wie Brasilien und Argentinien bietet SAP Lösungen über die Integrationsplattform SAP PI an.

Für Mexiko deckt SAP die Anforderungen zwar im ERP ab, liefert aber keine Schnittstelle, sodass eine eigene Entwicklung zum Beispiel in SAP PI notwendig ist.

Einen neuen Ansatz verfolgt SAP mit den Compliance-Lösungen für Chile und Peru. Für diese Länder wird das neue Globalisierungsframework eDocument im ERP genutzt und die Behördenmeldungen werden über Hana Cloud Integration (HCI) durchgeführt.

Das eDocument Framework ist Teil des SAP ERP und enthält alle Bausteine, die im Backend für E-Invoicing-Szenarien nötig sind. Es ist modular aufgebaut, um die Flexibilität für die verschiedenen Anforderungen verschiedener Länder zu erfüllen, und ist die Basis für zukünftige Lösungen von SAP-E-Invoicing-Szenarien.

Aktuell werden sechs Länder (inklusive Chile und Peru) unterstützt – die Abbildung weiterer Länder ist angekündigt. Mit diesem neuen Ansatz liefert SAP die Schnittstelle als Content für SAP HCI aus.

Die HCI ist Teil der Hana Cloud Platform (HCP) und bietet eine Cloud-Alternative zur On-Premise-Middle­ware SAP PI für vorgefertigte Szenarien. Gerade HCI ist noch nicht in der SAP-Landschaft vieler Unternehmen angekommen.

Wer auf harmonisierte globale Lösungen setzt, wird jedoch zukünftig nicht daran vorbeikommen. Das Heidelberger SAP-Beratungshaus cbs Corporate Business Solutions ist ein ausgewiesener Südamerika-Spezialist.

cbs verfügt über das Know-how aus mehr als 50 LatAm-Rollouts, inklusive des nötigen Integrations-Know-hows mit SAP PI und SAP HCI, um eine E-Invoicing-Einführung von der Planung bis zur Implementierung zum Erfolg zu führen.

On premise vs. Cloud

Cloud-Lösungen sind in aller Munde. Auch SAP treibt die Weiterentwicklung zur Cloud-Company an allen Fronten voran. Die oben genannte HCI ist nur eines von vielen Produkten aus dem Cloud-Portfolio von SAP.

Für das lateinamerikanische E-Invoicing bietet cbs als SAP Partner Managed Cloud eine hybride Cloud-Lösung, basierend auf SAP-Software, an. Diese Lösung geht einen Schritt weiter als die üblichen Infrastructure-as-a-Service- oder Software-as-a-Service-Cloudprodukte.

Die cbs LatAm Cloud stellt das E-Invoicing als Process as a Service zur Verfügung. Dieser Maximalansatz für das Outsourcen des Geschäftsprozesses bietet für Unternehmen die größtmögliche Vereinfachung und Entlastung. Denn so müssen sie kein fachliches und technisches Wissen in Bezug auf Lateinamerika vorhalten.

Die cbs LatAm Cloud wird im deutschen Rechenzentrum des IT-Full-Service-Dienstleisters Materna, der cbs-Muttergesellschaft, gehostet. So ist der Datenschutz nach deutschem Recht sichergestellt.

Der Cloud-Service beinhaltet neben dem Infrastrukturbetrieb in einem ITIL-konformen, TÜV- und ISO27001-zertifizierten Rechenzentrum auch Managed Services für den Basisbetrieb, wie Monitoring, Alerting, Security- und Performanceanpassung.

Fazit

Lateinamerika gehört zu den Ländern mit den komplexesten legalen und steuerrechtlichen Anforderungen weltweit. Diese greifen derart tief in die Logistikprozesse, dass technische Fehler im SAP ERP und den Schnittstellen schnell zu blockierten Lieferketten, Produktionsstillstand und damit zu wirtschaftlichem Schaden führen können.

Zusätzlich werden die legalen Anforderungen kontinuierlich verändert, sodass fortlaufend Anpassungen am SAP-System notwendig sind. Für einen erfolgreichen SAP-Rollout mit einer E-Invoicing-Implementierung, die langfristig einen Mehrwert schafft, müssen also frühzeitig die richtigen Weichen gestellt werden.

Ob Cloud oder on premise, ob SAP PI oder SAP HCI, ob zentraler Support oder Outsourcing – das alles sind wichtige Entscheidungen, die von vielen Faktoren abhängen und für jedes Unternehmen einzeln im Detail bewertet werden müssen.