Lösungsdokumentation und Hana Readiness

Bei Weitem nutzen noch nicht alle Kunden die Szenarien des Solution Managers vollumfänglich. Diejenigen, die jedoch die Lösungsdokumentation im Einsatz haben, tun sich mit den erforderlichen Umstellungen schwer.

Wer vor zwei Jahren bereits auf die Warnungen von SAP und die künftige Umstellungswelle gehört hat, ist fein heraus. Für alle anderen bedeutet es, Strukturen neu zu gestalten und anzupassen.

Dabei gibt es verschiedene Szenarien. Der Umfang des Invests, aber auch des Ergebnisses ist eng miteinander verbunden.

Die einfachste Variante ist es, im Rahmen des Upgrades die bestehenden Strukturen zu übernehmen. Dies ist insbesondere dann jedoch nicht zielführend, wenn in der Vergangenheit ein Dokument als Business Blueprint für alle Prozesse im MM-Modul erstellt wurde.

Letztendlich soll ja alles künftig auf Prozessschritt­ebene modelliert werden und nicht in einer modul­orientierten Sichtweise.

Dabei ist es für einige meiner Anwender schon eine große Herausforderung, eine Modellierung auf Prozessebene durchzuführen oder dies nachzudokumentieren. Bis auf wenige Ausnahmen ist dies eine Herausforderung, die eine IT allein gar nicht schaffen kann.

Der Ansatz, nun die Dokumente auf eine Filesystemablage zu migrieren oder gar in Sharepoint einzuchecken, weil das dort so einfach geht und wunderbar „kollaborativ“ ist,  ist der schlechteste Ansatz, den man strategisch wählen kann.

Vielen Anwendern ist dabei noch gar nicht klar, was der S/4-Umstieg bedeutet.

SAP stellt dabei immer wieder klar, dass es sich hier um eine SAP-Neueinführung, ein neues Produkt, handelt. Es ist nicht mit einem bekannten Releasewechsel zu vergleichen, bei dem zwar hin und wieder eine Oberfläche neu war, aber im Großen und Ganzen so weitergearbeitet werden konnte wie bisher.

Gerade diese Herausforderung führt dazu, dass ein SAP-Anwender ohnehin seine Prozesse zunächst einmal analysieren und aufnehmen und im zweiten Schritt mit den in S/4 Hana gelieferten Umfängen abgleichen muss.

Wie bei einer Neueinführung ist dann hier auch der Aufwand und Business Value zu betrachten und zu beurteilen. Zwar steht S/4 Hana noch nicht zwingend vor der Tür des IT-Leiters, aber es kommt näher.

Daher gibt es keinen besseren Start, als nun in eine gute und geeignete Prozessdokumentation zu investieren. Der SolMan 7.2 wurde bewusst von SAP so vorbereitet, dass Enterprise-Support-Kunden mit einem guten Prozessmodellierungswerkzeug versorgt werden.

Darüber hinaus wird nun sinnvollerweise in beiden Richtungen – aus der Technik und Umsetzung und auch aus der Prozessbrille – ein gutes Werkzeug zur Dokumentation vorgegeben.

Mit der Umstellung ist die Lösungsdokumentation – so, wie es sein soll – auch ein grundlegender Bestandteil des Change-Management-Prozesses im SolMan. Technische Änderungen werden immer mit Dokumentationsänderungen verknüpft und gemeinsam „produktiv“ gesetzt.

Einerseits als technisches Objekt im Produktivsystem, parallel jedoch auch als Dokumentation.

Diese Form der nahtlosen Integration ist jahrelang von Kunden gefordert worden. Ich finde es bedauerlich, dass oft genau diese SAP-Anwender sich nun über die Integration beklagen und jammern, dass damit nach der Produktivsetzung eben nicht mehr nachdokumentiert werden kann.

Dem kann man relativ einfach entgegenhalten, dass im praktischen Leben ein IT-Mitarbeiter nichts nach einer Produktivsetzung nachdokumentiert, sondern bereits am nächsten Problem oder dem nächsten Projekt arbeitet.

Allein die Form der Tool-Integration oder des Schweizer Taschenmessers zeigt schon, dass diese Integration ein Sharepoint oder eine Fileablage gar nicht leisten kann.

Dies geht weiter bei Themen wie Projekt- oder Testmanagement sowie der notwendigen Kosten- und Leistungsverrechnung. Wann immer ein SAP-Anwender sich hier für externe Tools entscheidet, ist ebenfalls die Entscheidung für eine aufwändige Schnittstelle oder einen deutlichen Funktionsverlust gefallen.

In Summe hat SAP mit dem SolMan 7.2 hervorragende Tools bereitgestellt, die wunderbar als Vorbereitung auf den S/4-Umstieg genutzt werden können.

Die Herausforderung liegt darin, die erforderlichen Investitionen auch einzugehen und die dafür notwendigen Personen in ein solches Vorbereitungsprojekt zu integrieren. Ein erster Schritt ist damit getan, die Lösungsdokumentation – sofern sie bereits existiert – sinnvoll in die neue Struktur des SolMan 7.2 zu übernehmen und nicht in eine Fileablage „wegzuwerfen“.