Liquidität im Blick

Als Print-Titel ist die Neue Osnabrücker Zeitung mit ihren neun Regionalausgaben und einer verkauften Auflage von rund 170.000 Exemplaren pro Tag das wirtschaftliche Rückgrat der NOZ Medien mit mehr als 1.100 Mitarbeitern an zehn Standorten.

Um die täglich anfallenden 25.000 Rechnungen zu scannen und anschließend digital weiterbearbeiten zu können, hatte die NOZ bereits vor mehreren Jahren ein Workflowsystem eingerichtet.

Dieses war dem SAP-System jedoch nur vorgelagert, deshalb konnten Rechnungen erst nach ihrer Freigabe verbucht werden. Außerdem ließen sich Veränderungen in den Abläufen, wie sie in der Praxis immer wieder nötig sind, wegen des starren Konzepts des Workflows nur schwer durchführen.

Workflow auf der Höhe der Zeit

Das Medienhaus suchte daher nach einer ganzheitlichen, SAP-integrierten Lösungsstrecke, um seine Rechnungsverarbeitungsprozesse schneller und transparenter zu gestalten.

„In xFlow Invoice fanden wir ein fertiges Softwareprodukt, das sich in ständiger Wartung befindet, tief in SAP integriert ist und eine breite Funktionalität aufweist“

erklärt Sören Gödde, Leiter SAP Basis und Leiter Projektmanagement Base­com bei der NOZ.

SAP-Integrationstiefe bedeutet für Gödde, dass die SAP-Oberfläche bereits alle Funktionen enthält, die die Fachabteilungen sowie das Finanz- und Rechnungswesen rund um die Rechnungsbearbeitung benötigen.

Die SAP-Zertifizierung der Lösung garantiert einen stabilen Betrieb bei Releasewechseln des SAP-Systems.

Bei der Einführung der Lösung orientierte sich die NOZ an den darin ausgelieferten Best-Practice-Standards – Freigabeabläufe, die in anderen Unternehmen ähnlich stattfinden und in xFlow Invoice bereits vorkonfiguriert sind. So war das System schnell in der Praxis einsetzbar und konnte nach einer Projektlaufzeit von acht Wochen in Betrieb gehen.

Gescannt werden die Eingangsrechnungen nun mit der Erfassungslösung xFlow Capture; das WMD Interface steuert im Anschluss den SAP-Stammdatenabgleich sowie die Anbindung an das bereits vorhandene Archivsystem.

Für den Prüf- und Freigabeprozess kommt xFlow Invoice als Workflow zum Einsatz. Die Dokumente befinden sich also unmittelbar nach dem Scannen in SAP, sodass dort die weitere Nachbearbeitung, Validierung und das Anstoßen der Freigaben stattfinden kann – deutlich komfortabler als bei der Vorgängerlösung, die dem ERP nur vorgelagert war.

Durch die Vorerfassung hat die Finanzbuchhaltung sofort einen Überblick, welche Belege im Umlauf sind und welche Verbindlichkeiten zu erwarten sind. Dabei arbeitet sie weiterhin mit der gewohnten Oberfläche ihres SAP-Systems, was die Anwendung komfortabel und einfach in der Handhabung macht.

Zwischen zehn und 15 Prozent der Belege sind sogenannte Intercompany-Rechnungen, die sich die Konzerngesellschaften untereinander stellen und in einem EDI-Format übermitteln. Sie werden über eine XML-Integration in xFlow Invoice importiert.

Die rund 150 Freigeber sitzen verteilt in den Lokalredaktionen, z. B. in Papenburg, Meppen oder Lingen, sowie in einem der mehr als 20 zu NOZ Medien gehörenden Unternehmen und greifen per WebClient auf den Workflow zu.

Überblick über die Liquidität

„Mit dem System haben wir nun einen deutlich besseren Überblick über den aktuellen Forderungsbestand und damit unsere Liquidität“

so Ruth Schock, Leiterin der NOZ-Finanzbuchhaltung.

„Das Arbeiten mit einer vollständig SAP-zertifizierten Lösungsstrecke stellt für uns eine große Arbeitserleichterung dar, weil der gesamte Arbeitsprozess jetzt schnell und fehlerfrei vonstattengeht.“

Mitverantwortlich dafür ist der Stammdatenabgleich. Die SAP-Zertifizierung der Lösung garantiert einen stabilen Betrieb bei Releasewechseln des SAP-Systems. Durch den automatisierten Abgleich mit den SAP-Stammdaten sind Fehlerquellen ausgeschaltet.