Kleine Zyklen statt Wasserfall-Projekten

Die Anwendung der Lean-Techniken (lean = schlank) auf Datenmanagement-Prozesse führt zu einem dauerhaften Neuansatz im Umgang mit den Herausforderungen des Stammdatenmanagements.

Ein wichtiges Element dabei ist der „Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP)“: dabei soll mit stetigen Verbesserungen in kleinen Schritten die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen gestärkt werden. Das ist keine einmalige Aktion, sondern führt zu einer neuen Denkweise als fester Bestandteil der Unternehmenskultur.

Ziel ist der Fokus auf Wertschöpfung, Reduzierung von Verschwendung sowie kurze Verbesserungszyklen. Diese Lean-Techniken sind bekannt aus dem Bereich der Produktion, können aber auf alle Arten von Aufgabenstellungen angewandt werden.

Plan-Do-Check-Act

Der sogenannte Deming-Zyklus, auch bekannt als PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act), ist ein Schlüsselelement zur Erreichung kontinuierlicher Verbesserung. Er erlaubt dem Unternehmen, kurze Implementierungszeiten zu erreichen und sich auf die schnelle Wertschöpfung zu konzentrieren.

Die Herausforderung ist hierbei die Priorisierung sowie die Festlegung des Umfanges der jeweils geplanten Verbesserungen. Analyse und Planung sind die wichtigsten Aufgaben.

Lean-Techniken nutzen z. B. einen Kaizen-Workshop, um alle möglichen Verbesserungen zu identifizieren und dann nach Wertschöpfung und Aufwand zu klassifizieren:

Der Wert einer Verbesserung ist die Summe aus direktem und indirektem Wert und lässt sich monetär ausdrücken.

Direkter Wert: Messbare Kosten, die entstehen, wenn die Verbesserung nicht umgesetzt wird (z. B. personelle Aufwände zur manuellen Datenpflege, zusätzliche Lagerflächen zur Vorhaltung von Duplikaten im Materialbestand).

Indirekte Wert: Nebeneffekte der Verbesserung (beispielsweise erhöhter Ertrag durch Reduktion der Zeit bis zur Marktreife eines Produktes um 60 Prozent, bessere Lagertransparenz reduziert Lagerbestände und vermeidet gleichzeitig Leerstände und somit Lieferverzögerungen).

Dieser Wert ist aufwändiger zu messen und daher historisch betrachtet nicht immer berücksichtigt. Die Abgrenzung zwischen direktem und indirektem Wert ist ein schmaler Grat.

Je nach Betrachtung werden indirekte Werte auch direkt als Nutzen bewertet. Wenn Verbesserungen durch die strategischen Unternehmensziele notwendig werden, stellt auch das einen indirekten Wert dar.

Aufwand einer Verbesserung sind die Zeit zur Implementierung sowie die Kosten der Umsetzung. Die Priorisierung einer geplanten Verbesserung lässt sich nun grafisch vornehmen.

Die Quadranten erlauben eine Bewertung der Verbesserung nach dem Zorro-Prinzip, dem Z-Symbol, das die Richtung vorgibt:

Man beginnt im ersten Quadranten (hoher Wert, geringer Aufwand). Nur, wenn dort keine Aufgaben verbleiben, widmet man sich dem zweiten Quadranten (also hoher Wert, hoher Aufwand). Oft ergeben sich über die Zeit neue Aufgaben im ersten Quadranten, sodass man sich nur selten den Aufgaben mit niedriger Wertschöpfung widmen wird, was durchaus sinnvoll erscheint mit Blick auf das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Verzögerungen?

Bedeutet das, dass Initiativen mit hohem Nutzen, aber auch hohen Kosten immer wieder verzögert werden, wenn sich einfachere Initiativen ergeben? Nicht wirklich.

Einige Initiativen im Bereich „hoher Wert/hoher Aufwand“ sind wahrscheinlich getrieben durch die strategischen Unternehmensziele. Der richtige Ansatz ist, die Initiativen in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen, die einzeln betrachtet durchaus Platz im ersten Quadranten finden.

In dieser Phase ergeben sich dadurch die Aufgaben mit einem besseren Kosten-Nutzen-Verhältnis. Gegebenfalls werden dann einzelne Aufgaben obsolet. Eine weitere Aufteilung verbliebener Aufgaben ist denkbar.

Dieses Vorgehen zeigt einen weiteren Vorteil der kurzen Implementierungszyklen und der kleinen Schritte: Nach jedem kurzen Zyklus werden der aktuelle Zustand und die Zielsetzung erneut bewertet.

In klassischen, langwierigen „Wasserfall-Projekten“ stellt sich oft heraus, dass das erreichte Ziel sich inzwischen verändert hat. Mit kleinen, aufeinander aufbauenden Schritten liegt der Fokus dagegen auf Wertschöpfung und der Vermeidung einer weiteren Art von Verschwendung: nicht benötigte Arbeit.

Es stellt sich nun die Frage „Wie lässt sich das praktisch erreichen?“. Ein unverzichtbares Element sind die passenden Software-Werkzeuge. Die Win­shuttle Plattform versetzt Unternehmen in die Lage, die Lean-Techniken im Umfeld der Datenmanagement-Prozesse einzuführen.

Eine Kombination verschiedener Werkzeuge erlaubt die Entwicklung von Lösungen für typische Anforderungen wie z. B.: Massendatenerfassung und -Pflege durch eine direkte Verbindung von MS Office mit SAP; Workflows (für HTML-Formulare/Excel), die eine optimierte Zusammenarbeit der verschiedenen Prozessteilnehmer (SAP-/Nicht-SAP-User) sicherstellen für die Datenerfassung, Datenvalidierung und die Datenintegration direkt in SAP; vorbereitete Berichte zur Analyse der Prozessabläufe und deren Engpässe zur kontinuierlichen Optimierung.

Das alles ist ohne Programmierung abbildbar und reduziert somit die Komplexität der Lösung. Es erlaubt eine schnelle Anpassung an sich ändernde Rahmenbedingungen.

Zusätzlich stellt die Plattform die Security- und Governance-Anforderungen der IT-Abteilungen sicher. Zusammengefasst ist Winshut­tle Lean Data Management der schnelle und flexible Ansatz zur Optimierung und Automatisierung der ERP-Datenprozesse.

Vorteile und Nutzen durch kontinuierliche Verbesserung:

• Weniger Verschwendung: Ressourcen, Prozesse und auch die Fähigkeiten der Mitarbeiter werden effizienter genutzt.
• Unmittelbarer Erfolg: Beteiligte Mitarbeiter erkennen sofort die positiven Auswirkungen der Vorgehensweise und ihren eigenen Einfluss.
• Mehr Engagement: Höhere Mitarbeitermotivation durch die enge Einbeziehung der Teams.
• Geringe Fluktuation: Zufriedene Teams und Mitarbeiter bringen
  Stabilität.
• Höhere Wettbewerbsfähigkeit: Kontinuierlich verbesserte Effizienz senkt nachhaltig die Kosten und steigert die Qualität.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Sowohl interne als auch externe Kunden profitieren von den verbesserten Abläufen, geringeren Kosten und der erhöhten Qualität.
• Schnellere Problemlösung: Das Unternehmen kann prompt auf Herausforderungen oder Probleme reagieren.
• Verbesserte Teamzusammenarbeit: Dynamisches Vorgehen in kurzen Zyklen minimiert Wartezeiten zwischen Abteilungen.