Klein starten – groß rauskommen

Meist ist es möglich, das bestehende System zu verbessern und zeitgleich mit der Digitalisierung zu beginnen.

Ein Beispiel ist das Zusammenspiel mit SAP und die damit verbundene Effizienzsteigerung, die Vorbereitung auf eine umfassende Digitalisierung und die Integration mit einer Enterprise Information Platform.

Laut einer jüngst von IDC im Auftrag von SAP durchgeführten Studie setzen zwei Drittel der kleinen und mittelständischen britischen Unternehmen auf Technologien zur Verbesserung der Geschäftsprozesse oder zur Umsetzung der digitalen Transformation.

Allerdings gaben die meisten befragten Unternehmen auch an, das Potenzial neuer Technologien zur Verwirklichung der digitalen Transformation nicht voll auszuschöpfen.

Dabei wird der Einsatz neuer Technologien mit unterschiedlichsten Zielen begründet, wie beispielsweise eine höhere Agilität oder die bessere Einbindung mobiler Mitarbeiter.

In vielen Unternehmen und Institutionen gilt das Rechnungswesen als natürlicher Startpunkt für den Einstieg in die digitale Transformation. Dies trifft insbesondere auf die Kreditorenprozesse in einem typischen SAP-System zu.

Die Workflows der Mitarbeiter im Rechnungswesen sind immer noch sehr papierlastig. In den meisten Fällen laufen die Prozesse vorwiegend manuell ab, sind zeitaufwändig und verursachen entsprechende Verzögerungen.

Dabei müssen die Mitarbeiter große Mengen an Papier bearbeiten und ablegen. Diese Prozesse sind inkonsistent, langsam und von zahlreichen Genehmigungsschritten abhängig.

Nachfragen bei den Lieferanten kosten wertvolle Ressourcen, die zulasten der Rechnungsstellung gehen.

Viele Finanzchefs erkennen hohe Betriebskosten im Rechnungswesen und die Auswirkungen auf das Cash Management. Oft lassen sich die Genehmigungen nicht systematisch nachverfolgen.

Der Frust der Mitarbeiter über die umständlichen und als altmodisch empfundenen Verarbeitungsverfahren ist groß. Kurz gesagt: Diese Prozesse sind nicht tief genug in das SAP-System integriert.

Die ideale Lösung zur Vermeidung derartiger Ineffizienzen ist die Implementierung einer durchgängigen Lösung, die die SAP-Lösung mit einer Enterprise Information Platform verbindet.

Eine solche Lösung sollte alle Datenquellen verarbeiten können: Bilder, Rechnungen und Daten.

Zudem sollten Workflows für Ausnahmen, Genehmigungen und Rechnungsaufbereitung implementiert sein. Und die Lösung sollte tief in das SAP-System integriert sein. Sie erleichtert damit die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den beiden Systemen mit dem Ergebnis, dass im Bedarfsfall stets genaue und aktuelle Informationen zur Hand sind.

In dieser durchgehenden Lösung sind ehemals manuelle Prozesse vollständig automatisiert. Alle Informationen sind elektronisch verfügbar und über die SAP-Oberfläche zugänglich.

Das macht es einfacher, Daten zu extrahieren und mit dem SAP-System abzugleichen. Dank Workflows, Reporting und Dashboards verbringen die Verantwortlichen im Rechnungswesen weniger Zeit mit der Bearbeitung von Ausnahmen.

Die Genehmigungszeiten verkürzen sich drastisch. Die Verarbeitung von Ausnahmefällen wird wesentlich einfacher und Rechnungen können automatisch erstellt werden.

Die Enterprise Information Platform bindet zudem weiteren Input aus dem Rechnungswesen ein. Die Software kann beispielsweise eine Bestellung automatisch im ERP-System validieren, doppelte Rechnungen erkennen sowie Mengenfehler und Abweichungen bei den Preisen je Einheit ermitteln.

Da die Schlüsselwörter für Lieferanten, Lieferantennummern und Produktbeschreibungen automatisch miteinander abgeglichen werden, fallen weitere mögliche Fehler weg.

Auch andere manuelle Prozesse können mit dieser Lösung für das Rechnungswesen automatisiert werden. Dazu gehören beispielsweise das monatliche Anlegen neuer Lieferanten oder Änderungen der Bankverbindungen.

Die Optimierung eines SAP-Systems umfasst zudem die Automatisierung der Genehmigungsprozesse.

Bislang wurde zu viel Zeit auf Papier, Unterschriftenlisten und Stempel verwendet. Hier empfehlen sich digitale Features, wie beispielsweise Reporting Dashboards nur für das Rechnungswesen. An diesen Dashboards sehen die Verantwortlichen, wie viele Vorgänge noch auf Genehmigung warten.

Dashboards eröffnen externe Zugänge für Kunden. Auch andere Beteiligte könnten das Portal für Interaktionen nutzen. Rechnungen können darüber eingereicht werden, der Bearbeitungsstand lässt sich genau nachverfolgen und Dokumente sowie Formulare werden einfach hochgeladen.

Sämtliche Funktionen und Features tragen zur Beschleunigung der Prozesse in Unternehmen oder Institutionen bei und unterstützen die digitale Transformation.

Die Fehlerquote sinkt, Rechnungen gehen nicht verloren und Eingabefehler werden vermieden. Kurz gesagt: Das Rechnungswesen spart Geld.

Die Digitalisierung kann also durchaus „klein“ beginnen – und vom Start weg große Ergebnisse erzielen.