It’s All About Data

Ob von Big Data, künstlicher Intelligenz oder Predictive Analytics die Rede ist – eines ist sicher: In der schier unendlichen digitalen Datenwelt liegen wahre Wissensschätze verborgen. Laut Statista soll sich das Volumen der im Jahr 2025 erstellten und replizierten Daten im Internet auf 181 Zettabyte belaufen. Dank moderner Cloud-Infrastrukturen stellt die Bewältigung solcher riesigen Datenaufkommen heute meist kein Problem mehr dar. Der Fokus verschiebt sich also – von der Quantität hin zur Qualität der analysierten Datenmengen.

Mehrwert generieren

In diesem Zusammenhang gerät die Art, wie Unternehmen Informationen gewinnen und für Entscheidungen nutzen, zunehmend in den Blickpunkt. In Zeiten von Fachkräftemangel und New Work gilt das ganz besonders für die immer wertvollere Ressource Arbeitszeit und die damit verbundene strategische Personaleinsatzplanung. Auf Basis von Echtzeitdaten zu Mitarbeiterzahlen, Qualifikationen, Abwesenheitsquoten, Zeitsalden und Personalbedarfsprognosen können Unternehmen fundiert entscheiden, wie viele Fachkräfte wann und an welchem Arbeitsplatz optimal eingesetzt werden. 

Möchten Unternehmen aus den vorhandenen Informationen rund um den Personaleinsatz und die Arbeitszeiten Mehrwert generieren, müssen sie sich an der gesamten Datenwertschöpfungskette orientieren. Am Anfang dieser Kette steht das Gewinnen qualitativ hochwertiger Informationen aus der Zeitwirtschaft. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Zeit- und Urlaubssalden, An- und Abwesenheiten, Verfügbarkeiten, Arbeitszeitmodelle und Präferenzen der Mitarbeitenden. Alle Zeitdaten, die zum Beispiel über Terminals, PCs, Apps oder Self Services digital erfasst werden, sind in der Software korrekt, lückenlos, DSGVO-konform und revisionssicher gespeichert. 

Um das volle Potenzial von Workforce Management zu nutzen, ist es wichtig, dass Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung eine integrierte Plattform darstellen. Ist das nicht so, fehlen planungsrelevante Informationen, wie zum Beispiel über einen kurzfristigen Ausfall einer Fachkraft durch Krankheit. Bis diese wichtige Information beim Planer ankommt, geht wertvolle Zeit für die Suche nach einer geeigneten Ersatzkraft verloren. Der Schutz aller personenbezogenen Daten ist bei professionellen Lösungen durch mehrstufige Berechtigungsprozesse sichergestellt. Gleichzeitig werden länderspezifische Arbeitszeitgesetze, Tarife und betriebsinterne Richtlinien automatisch eingehalten. Compliance also inklusive.

Auf Knopfdruck

Workforce-Management-Systeme nutzen diesen qualitativ hochwertigen Datenpool für eine am Personalbedarf orientierte und zum Geschäftsmodell passende flexible Einsatzplanung. Auf Knopfdruck entsteht ein automatischer Dienstplan, der allen gewünschten Kriterien und Prioritäten entspricht. Ein Discounter ohne Beratungsgeschäft gibt beispielsweise die Vorgabe „Setze das vorhandene Personalbudget möglichst wirtschaftlich ein“. Ein Premium-Retailer hingegen stellt die Servicequalität an die erste Stelle seiner operativen Personalplanung. Auch eine langfristige Kapazitätsplanung lässt sich mithilfe einer präzisen Personalbedarfsermittlung effizient durchführen. 

Am Ende der Data Value Chain stehen Dienstpläne, die den Interessen aller Stakeholder entsprechen. Das führt zu einem wirtschaftlicheren, flexibleren Einsatz der kostbaren Arbeitszeit und gleichzeitig zu einer motivierteren Belegschaft. Eine solche Win-win-Situation hilft Unternehmen, die Herausforderungen der Arbeitswelt von heute und morgen zu bewältigen und somit auch den Anforderungen der jüngeren Generation, die auf dem Arbeitsmarkt nachrückt, gerecht zu werden.