Intelligente Lösung für S/4-Lizenzvermessungen

Dies hat mehrere Gründe. Zum einen sind Transformationsprojekte, insbesondere S/4-Projekte, äußerst komplex und können mehrere Jahre in Anspruch nehmen. Eine erfolgreiche Transformation erfordert die Evaluation und Einführung neuer Technologien sowie die Neugestaltung von Prozessen und Lizenzlandschaften. Zum anderen kommt die starke Ausrichtung von SAP auf die Cloud mit der wahrscheinlich teuersten Marketingkampagne in der Unternehmensgeschichte, Rise with SAP, bei den meisten SAP-Anwendern nicht wirklich gut an.

Im Gegenteil, die meisten Kunden bevorzugen nach wie vor lokale Installationen. Dennoch steht fest: Die Anwender sind gezwungen, ihre alten ERP-Systeme bis spätestens 2030 auf S/4 Hana umzustellen. Dies mag noch in der Ferne liegen, aber der lizenzseitige Aufwand, der mit einer solchen Migration verbunden ist, darf keinesfalls unterschätzt werden.

Ein aufmerksamer SAP-Kunde, der sich mit den Lizenzaspekten einer Migration auf S/4 befasst, wird erkennen, dass die Kundenorientierung zu wünschen übrig lässt. Die zahlreichen Veränderungen in Bezug auf Engine-Funktionen und -Metriken, nicht funktionierende Reports und unklare Interpretationsgrundlagen machen die erfolgreiche Bewertung einer S/4-Umstellung ohne das Risiko kostspieliger Nachforderungen  zu einer schier unmöglichen Herausforderung für den Kunden.

Um in dieser Situation Sicherheit zu schaffen, ist eine intelligente Lösung erforderlich, die die von SAP (bewusst) offengelassenen Lücken zuverlässig schließt und dem Kunden klare Empfehlungen gibt. Seit einiger Zeit arbeitet Sandmeier Consulting an einer solchen intelligenten Lösung. Mit License One wird Licht ins Dunkel gebracht. Aber was sind die Stolpersteine bei einer S/4-Vermessung?

Ein beispielhaftes Szenario betrifft das Risiko bei der Ermittlung eines validen Digital-Access-Volumens. Obwohl SAP sich als „unterstützend“ positioniert und den Digital-Access-Estimation-Report sowie den Passport-Report als SAP-Note bereitstellt, übernimmt SAP keinerlei Verantwortung für die Genauigkeit der Ergebnisse. Dies ist aus Kundensicht wenig sinnvoll, insbesondere wenn man bedenkt, dass beide Berichte fehleranfällig sind. Folglich können diese Berichte nicht als verbindliche Grundlage betrachtet werden und erfordern eine eigene intelligente Interpretation. Ein schrittweises Vorgehen, bei dem Ergebnisse kritisch bewertet, sorgfältig überprüft und fundierte Entscheidungen getroffen werden, ist die einzig vernünftige Herangehensweise, um verlässliche Digital-Access-Volumina zu ermitteln.

Es ist erforderlich, die relevanten Schnittstellen im Estimation-Report zu bewerten. Diese werden über den Bewertungszeitraum hinweg verglichen und durch den Passport-Report plausibilisiert. Es ist von entscheidender Bedeutung, Vergleichsszenarien zu erstellen, darunter Best- und Worst-Case-Szenarien, und wirtschaftliche Aspekte wie „Neukauf unter Anrechnung“ oder „Nachkauf“ zu berücksichtigen. Ebenso gilt es, Preisstaffeln festzulegen. Für jeden Dokumenttyp erfolgt in License One eine individuelle Plausibilisierung der von SAP ermittelten lizenzpflichtigen Belege anhand der Daten des Schätzreports für diesen Dokumenttyp. Dieser Ansatz ermöglicht die Bestimmung eines investitionssicheren Volumens.

Ein weiteres Szenario, das von Intransparenz und Unsicherheit geprägt ist, betrifft die Lizenzvermessung basierend auf den vergebenen Berechtigungen. Unter S/4 wird nicht mehr die tatsächliche Nutzung als Grundlage für die Lizenzvermessung herangezogen, sondern vielmehr die vergebenen Berechtigungen. Leider birgt ein historisch gewachsenes SAP-Berechtigungskonzept in den meisten Fällen ein erhebliches Maß an Überberechtigungen, oft bedingt durch „gesparte“ administrative Verwaltung. Diese Kostenersparnis erweist sich unter S/4 jedoch häufig als Bumerang und führt in vielen Kundenprojekten zu einer drastischen Steigerung des Lizenzwerts nach dem STAR-Service. Obwohl das STAR-Regelwerk keine vertragliche Grundlage darstellt, wird es von SAP für Remote Audits verwendet.

Bedauerlicherweise ist auch dieses von SAP bereitgestellte Werkzeug nicht fehlerfrei. Die Herausforderung besteht daher darin, Unstimmigkeiten im STAR-Regelwerk zu erkennen und die Vermessung auf Grundlage eines gut begründeten abweichenden Regelwerks durchzuführen. Mithilfe von Samplics STAR in License One wurden Fehler im STAR-Regelwerk identifiziert und sinnvoll korrigiert, wodurch eine konsistente Lizenzvermessung basierend auf Berechtigungen ermöglicht wird.

Leider gibt es zahlreiche weitere Aspekte und Szenarien bei einer S/4-Vermessung, die von erheblicher Unsicherheit geprägt sind und bei denen SAP-Kunden nicht auf Unterstützung seitens SAP bauen können. Ohne diese Expertise laufen SAP-Kunden Gefahr, falsche oder nur teilweise korrekte Annahmen als Grundlage für anstehende S/4-Verhandlungen oder Vermessungsabgaben heranzuziehen.

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