In vier Schritten zur nächsten Stufe der automatisierten Rechnungsverarbeitung

1. Vorgelagerte Prozesse standardisieren und automatisieren

Rechnungen mit Bestellbezug lassen sich schneller und einfacher verarbeiten als solche ohne dazugehörige Bestellung. Wenn im Zuge der Bedarfserfassung bereits alle notwendigen Freigaben erteilt wurden, kann dieser Arbeitsschritt bei der Rechnungsverarbeitung unterbleiben. Damit ist eine Automatisierung bis hin zur Verbuchung komplett im Hintergrund (sogenannte Dunkelbuchungen) möglich. Außerdem kann bei Rechnungen ein 3-Way-Match vorgenommen werden. Dieser Abgleichsmechanismus erhöht die Sicherheit des Prozesses: vor Fehlern genauso wie vor Betrugsversuchen .

Um die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung zu vereinfachen, empfiehlt es sich also, den Anteil von Rechnungen mit Bestellbezug (SAP MM) zu steigern. Am besten erreichen lässt sich dies, wenn der Prozess der Bedarfserfassung für den Nutzenden besonders einfach und intuitiv ist und gleichzeitig Standardisierung für den Einkauf bedeutet. Ein digitaler Workflow zur Bedarfserfassung und Bestellprüfung und -freigabe kann zu diesem Zweck eingesetzt werden.

2. Automatisierung durch KI erhöhen

Ein digitaler Workflow zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen (insbesondere ohne Bestellbezug, SAP FI) kann die Beschäftigten in der kreditorischen Buchhaltung bereits deutlich entlasten. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz werden dabei ganz neue Anwendungsfelder für die Automatisierung eröffnet. Konkrete Szenarien sind z.B. selbstlernende Datenextraktion, intelligente Kontierungsvorschläge (aus denen die Beschäftigten nur noch auswählen müssen) oder Vorschlagsfunktionen zum Auffinden der richtigen Person für die Bearbeitung bereits während der Validierung. Weiteres Automatisierungspotenzial eröffnet sich mit Predictive Analytics, Forecasting und Anomalie-Erkennung.

3. Papier adé

Wer den Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung im Unternehmen bereits in weiten Teilen automatisiert hat, kennt den Knackpunkt: Die größte Fehlerquelle, der größte Bremsklotz bei der automatisierten Verarbeitung ist immer das Auslesen von Daten aus eingescannten Belegen. Wer einige Punkte beachtet, kann die Ergebnisse der Beleglesung noch einmal signifikant verbessern. Wie bereits erwähnt, kann außerdem künstliche Intelligenz hier ihren Beitrag leisten. Man darf sich jedoch nichts vormachen – auf null Prozent wird die Fehlerquote bei der Beleglesung wohl nie sinken, es geht vielmehr um eine größtmögliche Minimierung. Eines zumindest steht fest: Je weniger Papierrechnungen eintreffen, desto höher ist der Automatisierungsgrad bei der Rechnungsverarbeitung und desto weniger Erfassungsfehler können auftreten.

4. Auslagern in die Cloud

Die Optimierung der Abläufe ist meist der erste Fokus, wenn es um die digitale Rechnungsverarbeitung geht. Potenzial für Optimierung bietet allerdings auch das Backend. Ein Beispiel dafür ist es, bestimmte (Teil-) Prozesse in die Cloud auszulagern. Insbesondere standardisierte Prozesse mit einem hohen Volumen bieten sich dafür an. Statt für Prozesse wie die Beleglesung oder die Archivierung on-premises selbst Hard- und Software bereitzustellen und die Systeme zu betreuen, können diese Dienste auch aus der Cloud bezogen werden. Dies ist ein weiterer Baustein, um die Automatisierung voranzubringen und viele Unternehmen setzen daher auf  hybride Szenarien  aus Cloud und on-premises.

Fazit: Erst Digitalisierung, dann Optimierung

Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung werden bereits durch die Prozessumstellung der Rechnungsverarbeitung – von manuell und papierbasiert auf digital – deutlich vereinfacht. Aber auch nach Digitalisierung der Arbeitsschritte bestehen weitere Optionen den Automatisierungsgrad nochmals zu steigern, um dem Ziel näher zu kommen: maximale Quote an Hintergrundverbuchungen bei eingehenden Rechnungen. 

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