In Echtzeit und exakt – KI automatisiert Prozesse

KI ist kein Selbstzweck. Sie muss da wirken, wo sie nachweislich enorme signifikante Zeit- und Kostenvorteile generiert und zur Beschleunigung in der B2B-Kommunikation führt.

Unternehmen sollten nach einem idealen Anwendungsfall suchen. Es gilt, mit konkreten verfügbaren KI-Werkzeugen anzufangen, um Prozesse durch sinnvoll ergänzende Techniken effektiver und effizienter zu machen.

Der operative Einkauf beispielsweise ist dafür prädestiniert. Grund: Hier herrscht vielfach noch eine vorwiegend manuell geprägte Prozesskette mit vielen fehlerbehafteten Tätigkeiten vor.

Von der internen Bestellung bis zur Rechnungslegung an den Kreditor besteht hoher Automatisierungsbedarf. Fehlende Standards, Schnittstellenprobleme (intern und extern), mangelhafte Datenqualität und fehlerhafte Eingaben haben Auswirkung auf nachgelagerte Prozesse in Buchhaltung und Controlling, Produktion, Lager und Logistik.

Die Kundenzufriedenheit bleibt auf der Strecke. Folgende Tätigkeiten werden vielfach immer noch „per Hand“ abgearbeitet: Lieferantenselbstauskünfte empfangen und prüfen; Anfragen an Lieferanten versenden; Angebote einholen; Bestellungen versenden; eingehende Kundenbestellungen manuell erfassen; eingehende Lieferanten-Auftragsbestätigungen, Lieferavise bzw. Lieferscheine sowie Lieferantenrechnungen prüfen, vergleichen, eingeben; Anhänge zu Belegen verarbeiten (Zeichnungen, Zertifikate etc.)

Der Druck steigt. Die Mühe für manuelle operative Prozesse steigt exponentiell mit der Zahl der Belegflüsse bzw. Transaktionen und der Zahl der Lieferanten.

Wer hier erst einmal den (hohen!) Aufwand schwarz auf weiß errechnet hat, sollte schon aus Gründen des Selbstschutzes großes Interesse daran haben, seine operativen Tätigkeiten zu automatisieren.

Vom Einkauf zum Beispiel werden nachweisbare höhere Ergebnisbeiträge erwartet. „Traditionelle“ Techniken lösen das Problem allerdings nicht. EDI, OCR und Lieferantenportale haben Akzeptanzprobleme. Sie können schlichtweg nicht allen Seiten hinreichende Vorteile bieten.

An dieser Stelle kommt KI ins Spiel! Sie erbringt enormen Mehrwert – wenn sie nachweislich zu Automatisierung, Erleichterung und Beschleunigung in der B2B-Kommunikation führt. Sie kann den Austausch der Informationen unterstützen und zugleich Inhalte (Content) in Relation setzen.

Bei der Verarbeitung imitiert sie das menschliche Verhalten der Prozessbeteiligten. In Echtzeit, exakt, geräuschlos. Das betrifft im operativen Einkauf etwa das Extrahieren von Daten, das Validieren von Informationen, den Abgleich von Daten und Informationen sowie das Weiterverarbeiten bzw. Überführen der richtigen/sauberen Informationen in die nachgelagerten Unternehmenssysteme.

Je weniger ein Einkäufer hier noch „per Hand“ eingreifen muss (am besten gar nicht!), desto besser. Im Bereich Strategie wachsen die Anforderungen immens. Hier wird menschlich-fachliche Expertise (Erfahrung, Antizipation, Abwägung, Entscheidung) zunehmend zu dem erfolgskritischen Faktor. KI schafft dafür mehr Zeit und Raum.

Auch KI muss lernen. Der Lerneffekt steigt proportional mit den zugeführten Datenvolumina (Training!). Je komplexer, desto besser und je mehr Transaktionsvolumen, desto genauer das Ergebnis.

Hat man der KI erst einmal das Lesen beigebracht, kann sie danach beliebig viele Bücher in allen Sprachen lesen. Ideale Kombination: KI wird an eine Software-as-a- Service-Plattform (SaaS) „gekoppelt“.

Damit lassen sich erstmals auch unstrukturierte Daten in freien Texten bzw. Dokumenten wie Auftragsbestätigungen und Kundenbestellungen harmonisieren. Manuelle Eingriffe sind nicht mehr nötig.

Fazit: Die Vorteile innovativer Technologien sollten sich möglichst allen internen Business-Partnern erschließen. Neue Ansätze gilt es aber auch extern zu verargumentieren.

Das ist KI, die menschliche Denk- und Arbeitsweisen nachbilden kann, die Prüfung, Validierung, Abgleich und Weiterverarbeitung von Belegen und Daten übernimmt und für extrem hohe (nahe 100 Prozent!) Datenqualität sorgt.