Freeclimbing in der Cloud? Lieber nicht

Eines steht fest: Die Nutzung von Cloudlösungen macht das Leben perspektivisch leichter. Sie sind einfach einzuführen, anzuwenden und skalierbar. Egal, ob aus Administratoren- oder Anwendersicht: Die Cloud ist die Technologie der Stunde und großer Digitalisierungstreiber zugleich.

Doch so smart moderne Cloudanwendungen auch sind, sie erzeugen und verarbeiten wichtige Unternehmensdaten, die in jedem Fall zuverlässig und sicher archiviert werden müssen. Zwar werden die in den Anwendungen erzeugten Daten durch die Cloudanbieter in der Regel gespeichert, aber rein rechtlich gesehen liegt die Verantwortung für Langzeitarchivierung beim Unternehmen.

(K)ein Drahtseilakt ohne Sicherung

Unternehmen sollten daher die Route den Wolken entgegen lieber nicht ohne vorherige Absicherung klettern. Ein Sicherungssystem in diesem Fall bedeutet, eine cloudfähige Archivierungslösung einzuführen – denn eine solide Archivierung ist die Datenversicherung eines jeden Unternehmens.

Kommen traditionelle Versicherungen im Schadensfall für die Folgen und Kosten auf, so greift der Schutzmechanismus einer Archivierungslösung früher und breiter: Er sorgt dafür, dass Schäden aufgrund von Datenverlust, Revisionsverletzungen oder sonstigen DSGVO-Verstößen gar nicht erst entstehen. 

Das ist sowohl aus Sicherheitsaspekten von zen-traler Bedeutung als auch aus rechtlicher Sicht. Denn Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihre Daten doppelt abgesichert sind. Auch wenn sie automatisch in der Cloud gespeichert werden, sollten die Verantwortlichen ein Backbone einführen, um auf Nummer sicher zu gehen.

Moderne Archivierungslösungen bieten hier attraktive Möglichkeiten, die weder teuer noch aufwändig sind. Insbesondere wenn es sich um intelligente Archivierungskonzepte handelt. Sie sorgen für eine schlanke Archivierung, die sich am führenden ERP-System orientiert und in die Unternehmensumgebung integriert.

Backbone für SAP-Daten

SAP beispielsweise verfügt über eine Funktion, mit der sich Daten, die nicht mehr in SAP im Online-Zugriff benötigt werden, über einen Massendatenexport aus der SAP-Datenbank entfernen lassen. Wer diesen Schritt einleitet, muss sichergehen, dass diese Daten auch nach der Archivierung auswertbar bleiben. Derzeit werden diese Daten via SAP-ArchiveLink exportiert und dann archiviert. Die Technologie der Zukunft allerdings sind Content Management Inter-operability Services (CMIS).

CMIS ist auch die Basis zur generellen Archivierung von Clouddaten, berühmtes Beispiel: S/4 Hana. Die Archivierung von heute muss demnach mehrere Sprachen sprechen können und, beispielsweise wie Tia von KGS, den Wechsel von ArchiveLink auf CMIS nur als einen weiteren Handgriff ermöglichen, ohne eine neue Kletterroute aufmachen zu müssen.

Wagen wir einen Ausblick: Optimistisch gesehen werden in fünf Jahren etwa 80 Prozent der Unternehmen, die derzeit mit SAP arbeiten, S/4 im Einsatz haben. Und auch grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die überwiegende Mehrheit der Unternehmen auf Cloudlösungen setzen wird. Damit wird automatisch die CMIS-Schnittstelle zum Dreh- und Angelpunkt für Dokumente und damit für die Archivierung.

Wer jetzt den richtigen Grip anstrebt, der sollte auf reine Archivierungslösungen setzen. Sie sind eine echte Alternative zu raumgreifenden, kostenintensiven Dokumenten-managementsystemen, die dem führenden ERP häufig eher im Weg stehen, als es zu ergänzen.

Der Grund: Die Lücke im Lebenszyklus von Dokumenten und Daten besteht meist nur in der Archivierung. Das Sicherheitsgefühl wird im Cloudumfeld dabei nicht von der Anzahl unterschiedlicher Seile à la Marionettentheater, sondern von der Stärke und Flexibilität der einen Sicherung bestimmt.