Frachtkosten im Blick

Pro Jahr fallen in der Firmenzentrale in Ditzingen ca. 17.500 Papierrechnungen von Logistikdienstleistern für durchgeführte Frachten an. Diese beinhalten 210.000 Positionen für Ersatz-, Service- und Kleinteile sowie 16.000 Positionen für Maschinenversand. 90 Prozent aller Frachten wickelt Trumpf über fünf Dienstleister ab, mit denen bestimmte Konditionen vereinbart sind.

Erhält Trumpf die Rechnungen der Dienstleister, müssen diese auf Abweichungen von den vereinbarten Konditionen überprüft werden. Ein enormer Aufwand, denn die Rechnungen umfassen teilweise bis zu 200 Seiten.

Dieser Prozess der Frachtkostenprüfung sollte nun vereinfacht und mit einer wesentlich höheren Prüfqualität verbunden werden. Die elektronischen Eingangsrechnungen der Dienstleister sollten automatisch geprüft und innerhalb einer definierten Toleranzgrenze vom System gebucht werden.

Positionen mit Abweichungen außerhalb des Schwellwertes hingegen sollten markiert und im Folgeschritt manuell vom Versand geprüft werden. Zugleich sollte die neue Lösung von den Mitarbeitern leicht pflegbar und ohne großen Aufwand international ausrollbar sein.

Die nachfolgenden Ausschreibung konnte für Serkem mit einer direkt in SAP implementierten Frachtkostenlösung für sich entschieden. Alle Anforderungen von Trumpf werden benutzerfreundlich in SAP abgebildet.

Ein Frachtkostenmonitor – das Herzstück der Lösung – ermöglicht dabei die übersichtliche Überwachung und Steuerung aller Vorgänge.

Automatisierte Frachtkostenprüfung in SAP

Zu jeder Auslieferung legt das SAP-System einen Transport sowie einen Frachtkostenbeleg an. Im Frachtkostenbeleg werden die Soll-Frachtkosten anhand der Konditionen vorausberechnet, die zu jedem Dienstleister in SAP hinterlegt sind.

Als Basis der Berechnung können wahlweise Bruttogewicht, Volumengewicht oder Lademeter eingestellt werden. Die Konditionen lassen sich dabei von den Mitarbeitern bequem per Excel-Tabelle pflegen und einfach im SAP-System aktualisieren.

Pro Spediteur sind bis zu 20 Konditionsarten mit einer beliebigen Anzahl an Ausprägungen hinterleg- und pflegbar. Jede Konditionsvereinbarung hat ihren individuellen Gültigkeitszeitraum.

Zuschläge für Entfernung, Gewicht, Gefahrgut, Incoterms etc. werden so bei der Soll-Kostenberechnung berücksichtigt. Anhand der Versandbedingungen wird zusätzlich die späteste Zustellzeit ermittelt und später mit der Zeit aus der Lieferempfangsbestätigung abgeglichen, beispielsweise bei Express bis 10 Uhr.

Rechnungen konvertieren

Die elektronischen Rechnungen und Abliefernachweise der einzelnen Dienstleister werden als Einzelrechnung in verschiedenen Formaten an einen Datenkonvertierer geliefert und dort in ein einheitliches SAP-IDOC-Format konvertiert. Anschließend werden die konvertierten Rechnungen an das Modul PI des Trumpf-SAP übertragen und in den Frachtprüfungsmonitor eingelesen.

Im Frachtkostenmonitor werden die einzelnen Positionen auf Abweichungen zu den vorausberechneten Frachtkosten und Lieferzeiten geprüft: den zuvor ermittelten Soll-Werten werden nun auf Positionsebene die Ist-Werte der Eingangsrechnungen gegenübergestellt.

Liegt die Abweichung unter dem vorab eingestellten Schwellwert, wird die Rechnungsposition automatisch im SAP-System gebucht und ist damit integriert in der Finanzbuchhaltung zur Zahlung frei.

Wird der Schwellwert überschritten – z. B. Express bis 10 Uhr bestellt, Anlieferung nach 10 Uhr oder Überschreitung der Soll-Kosten um mehr als drei Prozent –, erhält die Versandabteilung eine Benachrichtigung vom System. Die Position wird in der Übersicht gekennzeichnet und vom Versand manuell geprüft.

Besonders wichtig war Trumpf die Kontrolle der Zustellzeiten. Anhand der Versandbedingungen wird jetzt die späteste Zustellzeit ermittelt und mit der tatsächlichen Zustellzeit abgeglichen.

Trumpf zahlt so zukünftig nur noch dann Zuschläge für Express-Versand, wenn die Zustellung rechtzeitig erfolgt. Durch den Einsatz des komplett in SAP umgesetzten Monitors sparte Trumpf bereits im ersten Jahr über 250.000 Euro ein. Gleichzeitig wird über den Monitor von Serkem die Liefertreue der Dienstleister ausgewertet.