Externes Output-Management – wozu?

Zur Anbindung von externen Output-Management-Systemen an ein SAP-System gibt es standardisierte Schnittstellen, die von SAP bereitgestellt werden, z. B. die sogenannte BC-XOM-Schnittstelle.

Anbieter von Output-Management-Lösungen können ihre externen Systeme von SAP für diese Schnittstelle zertifizieren lassen. Mit dieser Schnittstelle ist eine reibungslose Übergabe der Daten vom SAP an das OMS sauber geregelt.

Der Anwender hat die Sicherheit, dass sich das Output-Management-System reibungslos in die vorhandene SAP-Systemlandschaft einfügen lässt.

In einem externen OMS können die Ausgabedaten oder Druckdateien je nach Anwendungsfall weiter bearbeitet oder auch nur durchgeschleust werden.

Ein Beispiel wäre das zentrale Markieren von Ausdrucken, die aus SAP-Testsystemen stammen. Es soll verhindert werden, dass ein Testausdruck zu einer Fehlauslieferung oder Fehlauslagerung von Produkten führt.

Ein OMS kann über diese Schnittstelle auch detaillierte Rückmeldungen über den Verbleib der Druckdateien zurück ins SAP-System liefern, z. B. ob ein Schacht offen steht oder der Toner leer ist.

Für produktionskritische Unternehmensbereiche bietet ein modernes OMS Funktionen wie Hochverfügbarkeit an. SAP druckt dabei über zwei oder mehrere gespiegelte OMS-Systeme.

Fällt eines aus, übernimmt das andere automatisch die Ausgabe. Hiermit kann z. B. ein Lkw-Stau durch gestörten Lieferscheindruck an der Laderampe vermieden werden.

Auch für einzelne Drucker gibt es Möglichkeiten, die Verfügbarkeit zu erhöhen. Ist ein Drucker defekt oder gestört, kann der Beleg automatisch auf einem funktionsfähigen Gerät in der Nähe des defekten ausgedruckt werden.

Die Übersicht über alle Ausgabegeräte in allen SAP-Systemen zu behalten kann in größeren Systemlandschaften schnell zu einer Herausforderung werden.

Welcher Drucker ist in welchem SAP-System verfügbar? Sind diese gleich konfiguriert? Ist das Endgerät überhaupt noch vorhanden?

Ein modernes OMS stellt die Ausgabegeräte aller SAP-Systeme strukturiert und übersichtlich dar und bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Konfigurationen zu vereinheitlichen und Fehlkonfigurationen zu erkennen.

Die Konfiguration bestehender und neuer Ausgabegeräte kann zentral gemanagt werden, meist ohne einen Zugriff über die SAP GUI. Diese Tätigkeiten können dann z. B. von anderen Abteilungen übernommen werden, um die SAP-Administration zu entlasten.

Im Bereich der Administration schreitet die Automatisierung auch immer weiter voran. So ist es z. B. heute möglich, basierend auf den Daten eines vorhandenen Asset-Management-Systems durch ein OMS automatisch Ausgabegeräte in den SAP-Systemen anlegen zu lassen.

Die Einbindung von externen Formatier- und Formularlösungen ist ebenso möglich wie das Ansprechen eines Archivsystems. Auch ein Mischbetrieb von internen und externen Formularsystemen ist machbar.

Je nach Workflow und bereits im Unternehmen vorhandenen Systemen muss geprüft werden, welcher Weg am meisten Sinn macht und entsprechende Einsparungen bringt.

Das Thema Sicherheit ist aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken, auch nicht beim Drucken. So bieten moderne Output-Management-Systeme die Möglichkeit, die Druckdatenströme auf dem Server des SAP-Systems zu verschlüsseln und zum Drucker zu senden, der dann die Entschlüsselung vornimmt und druckt.

Auch Systeme, die den Druck nur mit PIN oder Karte am Drucker ermöglichen, können mit einem OMS nahtlos in die SAP-Landschaft integriert werden. Hier wird dann der Datenstrom vom OMS mit den notwendigen Daten angereichert,  um die Funktion des nachgelagerten Follow-Print-Systems auch bei SAP-Ausdrucken zu gewährleisten.

Das ist in Kombination mit der Verschlüsselung beim Ausdruck von Lohn- und Gehaltsmitteilungen besonders sinnvoll.

Die Vorteile eines externen Output-Management-Systems in einer SAP-Landschaft liegen klar auf der Hand. Ob ein solches System in jedem Fall Sinn macht, gilt es im Einzelnen zu prüfen.

Einsparungspotenzial für Unternehmen in Form von effizienteren Prozessen bei der Administration und reduzierten Ausfallzeiten bei Betriebsabläufen ergibt sich jedoch in fast allen Situationen.