Einkauf am Scheideweg

Während der Wechsel auf die neue SAP-Anwendungssuite S/4 mit der Datenbank SAP Hana in vielen Unternehmensbereichen Vorteile bringt, sieht es im Einkauf anders aus.

So müssen sich die Anwender von SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) im On-premise-Bereich mit einem funktional reduzierten Modul – S/4 Hana Sourcing and Procurement – begnügen.

Wer nicht auf das gewohnte SRM-Funktionsspek­trum verzichten, aber auch nicht die Public-Cloud- Plattform von SAP Ariba nutzen will, könnte sich mit Partner- und Drittanbieterlösungen für die Abwicklung der Beschaffungsprozesse behelfen – wäre da nicht das neue Preismodell von SAP.

Mehrkosten durch indirekte Nutzung

Danach können für die indirekte SAP-Nutzung durch Third-Party-Lösungen (SAP Digital Access) künftig spürbare Zusatzkosten anfallen. Während sich nämlich das bisherige SAP-Lizenzmodell an der Zahl der Nutzer (User) und den direkten/menschlichen Zugriffen (SAP Human Access) orientiert hat, geraten nun auch die digitalen Zugriffe auf SAP-Systeme ins Visier.

Diese erfolgen entweder durch Geräte, Bots und automatisierte Systeme oder durch Personen, Geräte und Systeme, die SAP indirekt über Non-SAP-Frontends, eigenentwickelte Kundenlösungen oder Anwendungen von Drittanbietern nutzen.

Abgerechnet wird nach erzeugtem Dokumenttyp und aufkommensbasiert nach Belegpositionen. Es erscheint offensichtlich, dass dieses im ersten Moment überschaubare Modell bei genauerer Betrachtung kaum Rückschlüsse über zukünftige, tatsächliche Lizenzzahlungen zulässt.

SAP selbst arbeitet noch an generischen IT-Werkzeugen (LAW), die eine Aufkommensabschätzung bezüglich der Belegpositionen und tatsächlichen Dokumenttypen zulassen.

Wie tief manche SAP-Anwender dadurch in die Tasche greifen müssen, zeigt das Beispiel eines Unternehmens, das im Einkaufsbereich eine Third- Party-Lösung im Einsatz hat.

Dabei gibt es intern bereits 500 lizenzierte Nutzer, die auf die SAP-Systeme zugreifen können, um Beschaffungsdokumente zu erstellen. Kommen nun 500 neue Anwender der externen Einkaufslösung hinzu, zwingt die neue SAP-Preispolitik das Unternehmen, für die Beleg­positionen aller 1000 Nutzer zu zahlen, ohne auf die bestehenden Lizenzen der 500 SAP-User verzichten zu können.

In der Folge entstehen deutliche Mehrkosten, die darüber hinaus weder kontrollierbar noch kalkulierbar sind – und das, obwohl SAP mit dem neuen Preismodell angeblich für mehr Kostentransparenz bei digitalen Zugriffen sorgen will. Ein vielleicht gut gemeintes Modell befindet sich in der Realität somit am Scheideweg und lässt ratlose Bestands­kunden zurück.

Vorgelagertes Nutzermanagement von Vorteil

Vermeiden kann diese Zusatzkosten nur, wer in der Lage ist, bedarfsweise zwischen „SAP Human Access“ und „SAP Digital Access“ zu wählen.

Umsetzen lässt sich diese Option mit intelligenten SAP-Add-ons, die neben einer vollständigen SAP-Integration ein Nutzermanagement-Modul bieten, das auf einem vorgelagerten Non-SAP-Server läuft und eine flexible und dadurch günstigere Nutzung des neuen dokumentenbasierten SAP-Lizenzmodells erlaubt.

Hat sich ein Anwender angemeldet, kann er dann wahlweise entweder mit dem SAP-eigenen Nutzermanagement und direkt mit einem SAP-User oder aber indirekt über das SAP-Add-on arbeiten: Entscheidend ist die jeweils preisgünstigere Variante.

Wer sein aus der Wartung laufendes SAP SRM durch ein SAP-basiertes Add-on ersetzen will, sollte also unbedingt da­rauf achten, dass dieses flexible Wahlmöglichkeiten zwischen direkter und indirekter SAP-Nutzung bietet.

Denn nur damit braucht sich ein Unternehmen nicht ausschließlich auf die neu definierte digitale SAP-Nutzung beschränken, wie sie bei einer reinen Drittanbieter-Lösung unumgänglich wäre.