Eingangsrechnungen automatisiert bearbeiten

Durch Digitalisierung und Integration der Accounts-Payable-Vorgänge in ihr ERP-System können SAP-Anwender für mehr Transparenz, schnellere Buchung und damit Kosteneinsparungen sorgen.

Wer jährlich eine fünf- oder sechsstellige Anzahl an Eingangsrechnungen erhält, bemüht sich um Automatisierung bei der Rechnungsbearbeitung. Besonders Unternehmen mit vielen Standorten, an denen Rechnungen eingehen, haben hohe Potenziale zur Kostensenkung durch Zentralisierung und Automatisierung der eingehenden Dokumente.

Für SAP-Nutzer sind die Voraussetzungen zur Optimierung in der Regel gut erfüllt: Sie bestellen und bezahlen gleichermaßen in SAP. Mit geeigneten Softwarelösungen lassen sich für die Kreditorenbuchhaltung die SAP-Bestellung (MM) mit der Rechnung (FI) verknüpfen und Freigabeprozesse bis auf Positions­ebene der Rechnung erreichen. Der Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung (Procure to Pay) kann damit automatisiert und vereinfacht werden.

Rechnungseingang: elektronisch oder Papier?

Obwohl der elektronische Rechnungseingang generell auf dem Vormarsch ist, treffen immer noch Rechnungen in vielen Unternehmen in Papierform ein. Das heißt, sie müssen zunächst digitalisiert werden:

Geeignete Softwarekomponenten sind notwendig, um diese Papierbelege zu scannen und rechnungsrelevante Informationen automatisch zu erkennen und auszulesen. Anschließend werden die Daten mit den SAP-Stamm- und -Bewegungsdaten abgeglichen, um sie dadurch zu plausibilisieren. Ein Freigabeprozess schließt sich an.

Freigaben finden in SAP ERP, über das SAP-Portal, ein Web-Frontend oder mit mobilen Geräten im Browser statt. WMD hat eine Reihe internationaler Projekte solcher Art mit ihrer Prozesslösung xSuite realisiert – für Unternehmen ebenso wie für öffentliche Verwaltungen.

Mit der SAP-integrierten Rechnungsprüfungslösung und ergänzenden Softwarekomponenten, z. B. für den elektronischen Rechnungsempfang, gelingt es den Organisationen, ihre Prozesse im Beschaffungs- und Bezahlprozess optimal zu automatisieren und schneller sowie transparenter zu gestalten.

Alk-Abelló, global führender Hersteller von Produkten zur spezifischen Immuntherapie und zur Akuttherapie anaphylaktischer Reaktionen, setzt den SAP-inte­grierten Workflow international nicht nur bei der Eingangsrechnungsbearbeitung ein, sondern auch für das Management von eingehenden Aufträgen und Beschaffungsanträgen.

So lassen sich mit der gleichen Technologie neben Rechnungen auch Dokumente aus anderen Unternehmensbereichen wie Beschaffung oder Auftragseingang bearbeiten. Der größte Vorteil der Lösung besteht in der Standardisierung der Accounting-Prozesse.

Dieser schlägt sich in deutlich gestiegener Transparenz über die Bearbeitungsprozesse und höheren ­Skontoerträgen nieder. Insgesamt arbeiten 1000 SAP-User bei Alk mit der Workflow-Lösung.

Zentralisierung der Prozesse

Die Hako-Gruppe mit Sitz in Bad Oldesloe zählt zu den international führenden Herstellern von Reinigungs- und Kommunaltechnik. Die Lösung besteht dort aus einem elektronischen Rechnungseingang, Komponenten für Scannen und OCR, einem Rechnungsworkflow und Clients für die Freigabe per Webzugriff.

Sie wurde in das zentrale SAP-System von Hako integriert, welches im eigenen Haus installiert ist und aus drei Mandanten besteht: für die Gesellschaften in Deutschland und Polen, für die internationalen Töchter in Großbritannien, Australien, Benelux, Spanien, Schweiz, Schweden, Finnland und Norwegen sowie einem weiteren Mandaten für die US-Unternehmen.

Rund 72.000 Rechnungen erhält Hako pro Jahr. Der Anteil elektronisch im PDF-Format eingehender Belege nimmt stetig zu und lag Mitte 2015 bereits bei über 50 Prozent. Sie werden mit einer eigenen Softwarekomponente vom Sammelpostfach abgeholt und in den Workflow eingeschleust.

Das System hat zu deutlich schnelleren Durchlaufzeiten und mehr Effizienz in den Prozessen geführt. Die internen Abstimmungsmöglichkeiten haben sich dank der gewonnenen Transparenz wesentlich verbessert.

Elektronische Rechnungen

Die R+V Versicherung verlangt von ihren umsatzstärksten Lieferanten seit einiger Zeit die Zustellung umsatzsteuerkonformer elektronischer Rechnungen und ist dabei, diesen Anteil weiter zu erhöhen. Mittelfristig sollen 70 bis 80 Prozent aller Eingangsrechnungen – knapp 65.000 Belege pro Jahr – elektronisch verarbeitet werden.

Dann werden schätzungsweise 500 bis 600 Freigeber in die automatisierten Workflows integriert sein, die sachlich prüfen oder Zahlungen freigeben. Seit Einführung der Lösung verzeichnet die Versicherung zahlreiche positive Effekte:

Es muss kein Papier mehr hin und her getragen oder verschickt werden, das Anbringen von Freigabestempeln oder das Ausfüllen von Freigabeformularen entfällt und die Durchlaufzeiten haben sich deutlich verkürzt.

Klarer Finanzstatus bei Abschlüssen

Die Vorwerk Stiftung, Direktvermarkter von Haushaltsgeräten, Kosmetika und weiteren Produkten, verarbeitete Eingangsrechnungen bis 2014 noch durchgehend papierbasiert. Von der Umstellung auf elektronische Prozesse versprach sich die Accounting-Abteilung verkürzte Durchlaufzeiten und damit einen schnelleren Rechnungsdurchlauf, höhere Transparenz über offene Verbindlichkeiten sowie Skontoerlöse durch zeitnahe Bezahlung.

Heute sind 80 Prozent der Belege innerhalb von ein bis zwei Tagen fertig zur Buchung, was früher bis zu zwei Wochen dauern konnte. Dadurch treffen weniger Mahnungen ein und die Finanzbuchhaltung hat bei Monatsabschlüssen jederzeit den aktuellen Finanzstatus vorliegen.

Die Beispiele zeigen: Mit digitalen, SAP-integrierten Workflows kann ein Unternehmen Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung erheblich konsolidieren und optimieren. Die Vielzahl der Vorteile, die erreicht werden können in Hinblick auf Arbeitsqualität, Zeitgewinn, Kostensenkung und Transparenz, spricht für sich.