Eine Liebeserklärung an den EDI-Projektmanager

Vielen Unternehmen steht der Wechsel von SAP ERP auf S/4 Hana bevor. Bei der Gelegenheit lohnt sich auch gleich eine Aktualisierung des elektronischen Datenaustauschs (EDI). Egal ob Greenfield-, Brownfield- oder ein hybrider Ansatz: Ein EDI-Migrationsprojekt kann überraschend einfach (bei falscher Durchführung jedoch auch überraschend frustrierend) umgesetzt werden und bringt einige Vorteile in der Anwendung.

Historisch gewachsene (Insel-)Lösungen können endlich vereinfacht und die komplexeste EDI-Landschaft auf eine einzige Verbindung über die Cloud konsolidiert werden. Statt verschiedener Integrationslösungen kann so final eine zentrale Governance erreicht werden. Fully Managed EDI aus der Cloud verbindet Unternehmen beispielsweise über eine einzige Verbindung zum EDI-Dienstleister mit all ihren B2B-Partnern und bietet einfache Skalierbarkeit sowie hohe Flexibilität auch in Bezug auf Themen wie E-Invoicing-Compliance. Die Ablösung lokaler Konverter-Lösungen minimiert dazu den internen Aufwand und schafft wertvolle Kapazitäten.

Wenn es nun um das nächste S/4-Projekt inklusive EDI-Migration geht, dann müssen die Verantwortlichen nicht nur die passende Technologie bzw. den passenden Lösungsansatz auswählen (von denen es eine Vielzahl gibt), sondern auch ein entsprechendes Team zusammenstellen. Schließlich wird ein S/4-Projekt im besten Falle nicht von einem armen Teufel ganz alleine umgesetzt, sondern von einem erfahrenen Team aus Projektmanagern, SAP-Consultants, Abap-Programmierern und der SAP-Basis.

Auf der Kundenseite sind natürlich auch der Fachbereich und die Key-User involviert. Jede dieser Rollen leistet dabei einen Beitrag zur Umsetzung der EDI-Migration, und wie immer ist das Ganze mehr als nur die Summe aller Teile. Ein wesentlicher Bestandteil, sozusagen der Kitt des Ganzen, ist nun der EDI-Projektmanager. Warum? Dazu müssen wir zuerst die verschiedenen Rollen definieren.

Der Gesamtprojektmanager ist der Verantwortliche für die Projektdurchführung in-time und on-budget. Er hat die Prozesssicht aus einer entsprechend hohen Flughöhe und koordiniert die gesamten Vorgänge – entsprechend hohe Skills im Projektmanagement sind ein Muss, allerdings fehlen oft spezielle EDI-Kenntnisse über Formate, Protokolle, Archivierungsanforderungen etc. Verschiedene Branchen und Partner haben verschiedene Anforderungen und vor allem das Thema E-Rechnung sorgt für ständig neue Stolpersteine.

Die SD/MM/FI-Consultants nehmen die notwendigen Einstellungen im SAP-System vor, testen diese und führen die Abnahmen mit dem Fachbereich durch. Hier fehlen jedoch meist die übergreifende Prozesssicht auf Partner außerhalb des Unternehmens und das Know-how über IDocs, die dort abgebildeten Daten und die Übernahme in die SAP-Datenstrukturen. Dann kommen noch die Abap-Programmierer ins Spiel. Diese realisieren den Custom-Code, wenn mit den normalen SAP-Mitteln kein Auskommen mehr gefunden werden kann.

Sie besitzen eine stark technisch orientierte Sicht auf den Prozess, wobei die betriebswirtschaftlichen Implikationen oft nicht im Detail hinterfragt werden. Auch hier fehlt die übergreifende Prozesssicht. Ohne die SAP-Basis geht schlussendlich ebenso nicht viel. Sie ist schließlich für den korrekten Betrieb des SAP-Systems verantwortlich, mit Fokus auf Speicherauslastung, Prozessorauslastung, Netzwerk usw.

Für das Testen und die Abnahme von EDI-Verbindungen ist eine gute Zusammenarbeit mit dem Fachbereich und den Key-Usern unerlässlich. All jene, die nun bereits mit einem EDI-Projekt zu tun hatten, wissen: EDI braucht viel Know-how und Erfahrung im Detail und im übergreifenden Sinne. Speziell der Zusammenhang zwischen SAP-Prozessen, IDoc-Format und kunden- und lieferantenspezifischen Anforderungen fehlt oft und sorgt potenziell für entsprechend langwierige und komplizierte EDI-Migrationen.

Abhilfe schafft der EDI-Projektmanager. Dieser kennt den Prozess Ende-zu-Ende und die industriespezifischen Besonderheiten. Weiters weiß er um die SAP-spezifischen Herausforderungen und Besonderheiten im MM/SD/FI und kann gemeinsam mit den SAP-Consultants abschätzen, wie spezielle Anforderungen von Kunden, Lieferanten oder Behörden umgesetzt werden können. Schlussendlich kennt er auch die korrekte Darstellung im IDoc und wie gegebenenfalls Erweiterungen realisiert werden können.

Aber woher diesen Tausendsassa nehmen und nicht stehlen? Der EDI-Dienstleister ist hier die richtige Adresse. Denn ein guter EDI-Dienstleister bietet nicht einfach nur die Infrastruktur oder die Software für alle EDI-Anforderungen, sondern hat auch eine entsprechend erfahrene Auswahl an EDI-Projektmanagern, die alle oben genannten Rollen perfekt ergänzen und zusammenführen.

So wird ein ansonsten potenziell schwieriger Prozess zu einer maßgeschneiderten und strukturierten Migrationsumsetzung, in der sich Gesamtprojektleitung, Consultants, Programmierer, die SAP-Basis und der Fachbereich rein auf ihre Aufgaben konzentrieren können, begleitet von EDI-Know-how und übergreifendem Fachwissen.