DSAG-Umfrage 2024: Öffentliche Transformation

Die Studie, die die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe in Zusammenarbeit mit der PD – Berater der öffentlichen Hand durchgeführt hat, sieht das Wartungsende als Haupttreiber der S/4-Transformation in der öffentlichen Verwaltung.

Knapp 5 Prozent der Befragten haben die Transformation bereits abgeschlossen, 93 Prozent befinden sich in der Durchführung und 2 Prozent haben noch nicht begonnen. Von den 93 Prozent der Befragten, die sich gerade in der Durchführung befinden, sind 41 Prozent derzeit in der Vorbereitungsphase der Transformation. Hier zeigt sich, dass 10 Prozent in der S/4-Vorstudie sind, 10 Prozent arbeiten in Vorprojekten, 8 Prozent prüfen eine technische Readiness, 6 Prozent beschäftigen sich mit Datenanalyse, während 5 Prozent überhaupt zunächst erste Vorüberlegungen anstellen und 2 Prozent den Business-Case ermitteln.

„Dass über 90 Prozent der befragten Einrichtungen derzeit ein S/4-Transformationsprojekt in Angriff nehmen, zeigt, wie ernst die öffentliche Verwaltung die digitale Transformation nimmt“, erklärt Hermann-Josef Haag, DSAG-Fachvorstand Personalwesen & Public Sector. „Das ist wichtig, um zukunftssicher und effizient aufgestellt zu sein.“

Ein Drittel in Realisierungsphase

Von den 51 Prozent der Befragten, die angeben, dass sich ihr Projekt in der Umsetzung befindet, sind 13 Prozent in der Realisierungsphase, 10 Prozent absolvieren den technischen S/4-Readiness-Check. Rund 7 Prozent befinden sich in der Konzeptionsphase und 5 Prozent arbeiten an Vorprojekten. Projekte im Go-live sind bei 5 Prozent der Befragten geplant, 4 Prozent archivieren derzeit, 4 Prozent sind in der Ausschreibungsphase und 3 Prozent befinden sich in der Business-Impact-Analyse. „Dass sich mehr als die Hälfte der Projekte bereits in der Realisierungsphase befindet, ist begrüßenswert.

Das nahende Wartungsende im Hinterkopf muss man allerdings sagen, dass die restlichen 50 Prozent dringend handeln müssen“, kommentiert Haag und ergänzt: „Eine Transformation benötigt insbesondere hinsichtlich des Changes der Beschäftigten viel Zeit. Außerdem sind die Systeme in der Verwaltung oft komplex und enthalten viele Kundenanpassungen, was den Weg zu S/4 ebenfalls verkompliziert.“

Wartungsende zentraler Treiber

Befragt nach dem Haupttreiber der Transformation, nennen knapp 91 Prozent das Wartungsende der Mainstream Maintenance 2027 bzw. das Ende der erweiterten Wartung im Jahr 2030 für die Altsysteme. „Das Wartungsende für SAP ECC ist zweifelsohne der stärkste Antrieb für viele Organisationen, sich jetzt mit S/4 Hana auseinanderzusetzen“, erläutert Haag. „Dieser feste Zeitpunkt setzt ein klares Signal: Eine zukunftsfähige IT muss jetzt in Angriff genommen werden, um den laufenden Betrieb auf Dauer zu sichern und Innovationsfähigkeit zu gewährleisten.“

Aus DSAG-Sicht ist es wichtig, nicht nur auf S/4 Hana zu wechseln, sondern vielmehr die Chance zu nutzen, die Prozesse zu erneuern und den Mehrwert einer Transformation zu nutzen. „Sie sollten nicht nur die Gelegenheit nutzen und die eigenen Prozesse überdenken und neu aufsetzen bzw. optimieren, sondern auch im Hinterkopf behalten, dass sie Technologien einführen, die Innovationen schneller fördern“, betont Haag. Die DSAG-Umfrage zeigt, dass viele S/4-Hana-Projekte hinsichtlich Zeit, Budget und Qualität als kritisch bewertet werden. 19 Prozent der Befragten sehen den Zeitfaktor kritisch, 47 Prozent teilweise kritisch und 33 Prozent geben an, planmäßig unterwegs zu sein.

„Knappe Zeitfenster und häufig begrenzte Budgets stellen die öffentliche Verwaltung bei IT-Projekten immer wieder vor Herausforderungen. Das ist nicht nur bei der S/4-Transformation so“, weiß Haag und ergänzt: „Ein starkes Projektmanagement und die Unterstützung durch die Behördenleitung sind Voraussetzungen, um Projekte erfolgreich in kurzer Zeit durchzuführen.“ Befragt nach der Rolle der Cloud in ihrer S/4-Transformation, geben 19 Prozent an, sich noch nicht festgelegt zu haben. Bei 35 Prozent spielt die Cloud keine Rolle, da die Migration ausschließlich on-premises erfolgt. Bei weiteren 30 Prozent wird der Cloud eine untergeordnete Rolle zugedacht.

Fazit

Die S/4-Transformation im öffentlichen Sektor nimmt Fahrt auf. Der wichtigste Treiber für die Projekte ist das Wartungsende 2027 bzw. 2030. Und der größte Gegenspieler ist die Zeit, gefolgt vom Budget. Einen schweren Stand hat die Cloud, sie spielt bei rund einem Drittel der Unternehmen eine untergeordnete Rolle. Datenschutz und fehlende Funktionalitäten insbesondere bezogen auf Bedarfe der Branchen sind die zentralen Hemmnisse. Und wenn migriert wird, dann bei annähernd der Hälfte der Befragten mit dem Brownfield-Ansatz.