Die Zukunft der Lizenzierung

Das Interesse an Rise with SAP ist derzeit groß. Als All-in-One-Angebot erhalten Kunden Softwarelizenzen, Application- und System-Management, Infrastruktur, Betriebssysteme, Implementierungs- sowie Prozessberatung – alles aus SAP-Hand. Damit kombiniert Rise eine bereits bestehende S/4 Hana Cloud mit zusätzlichen Komponenten. Darin beinhaltet sind kostenlose Schnupper- beziehungsweise Starterpakete, mit denen sich auf den ersten Blick Kosten reduzieren lassen. Auf den zweiten Blick decken diese Pakete den kompletten Bedarf aber oft nicht ab. Ein Beispiel: Vergleicht man den Listenpreis mit den Jahreskosten einer 1000-User-Installation, liegen diese unter fünf Prozent des jährlichen S/4-Abonnementpreises.

Hier gilt es im Vorfeld zu prüfen, ob nicht doch versteckte Kosten lauern und die Pakete wirklich einen Mehrwert bieten. Wen der errechnete ROI überzeugt und wer seinem Softwarehersteller entspannt die Verantwortung für die Infrastruktur und Prozessoptimierung übertragen möchte, der ist bei Rise richtig.

Bei der jährlichen Lizenzvermessung werden die User-Transaktionen, also die tatsächliche Nutzung, ermittelt. Jedoch gibt es seitens der SAP keine sinnvolle Dokumentation mit Lizenztypen für bestimmte Nutzungsumfänge. Dabei ist seit 2018 im neuen USMM die Option zur „Lizenzvergabe nach Berechtigung“ integriert. Zunächst hatte diese Funktion rein informellen Charakter. Stand heute haben immer mehr Unternehmen die neue Vermessungsart gewählt – ob monetär sinnvoll oder nicht, sei dahingestellt. Sie alle stehen aber vor der Herausforderung, Berechtigungsrollen und Rollenzuweisungen vor der nächsten Vermessung auf ein Minimum zu reduzieren. Andernfalls wird bei zu weitreichenden Berechtigungen, sogenannten Monsterrollen, eine teure Professional- oder gar Developer-Lizenz notwendig. Möchten Unternehmen nach Berechtigungen lizenzieren, sollten sie dem bewährten Grundsatz „So wenig wie möglich, so viel wie nötig“ folgen. Rollen und ihre Zuordnungen lassen sich schnell und automatisiert schrumpfen. Ratsam ist zudem, das Berechtigungskonzept vor der nächsten Lizenzvermessung zu überarbeiten, um den Monsterrollen entgegenzuwirken.

Gut vorbereitet in die Verhandlung gehen

Schon vor vielen Jahren hat die SAP das Zusammenspiel von SAP und Third-Party-Systemen kostenpflichtig gestellt. Sofern nicht vertraglich anders geregelt, fallen bei Fremdzugriffen auf SAP-Systeme Kosten an. Fortan wird die SAP versuchen, Unternehmen auf die sogenannten 9 Documents hin zu vermessen. Das heißt: Neu angelegte, wertschöpfende Datenbankeinträge einer bestimmten Kategorie werden teuer. Bei 1000 Einträgen beläuft sich der Preis auf 500 Euro zuzüglich Wartung. Oft liegen die angelegten Einträge in Millionenhöhe und stellen Unternehmen vor existenzielle Herausforderungen. 

Empfehlenswert ist, das Digital Access Adoption Program (DAAP) in Anspruch zu nehmen. Die SAP bietet Sonderkonditionen, wenn Kunden proaktiv – ergo: vor der Vermessung – auf das dokumentenbasierte Lizenzmodell umsteigen. Das DAAP gewährt einen Rabatt von 90 Prozent und entbindet von rückwirkenden Wartungszahlungen. Hierbei ist es ratsam, eine korrekte Analyse und Zählung durch einen Lizenzierungsmanager durchzuführen. Die Herkunft und Anzahl der Dokumente sind entscheidend und werden mit Bordmitteln gegebenenfalls nicht richtig vermessen.

Unternehmen sollten sich nicht erst mit dem Lizenzmanagement auseinandersetzen, wenn der Vermessungstermin kurz vor der Tür steht oder die Migration schon vertraglich geregelt ist. Um auf Augenhöhe verhandeln zu können, braucht es ausreichend zeitlichen Vorlauf und fundierte Informationen zu den wirklich notwendigen Lizenzierungen sowie damit verbundenen Kosten.