Der Kern der Transformation

Große IT-Projekte haben es oftmals schwer, die Erwartungshaltung an das Ergebnis zu treffen. Die Gründe dafür sind vielfältig – die Zielsetzung ist ungenau, das Vorgehen aufgrund langer Laufzeiten nicht ausreichend planbar, die Stakeholder werden ungenügend eingebunden und vieles mehr.

Die deutschen Unternehmen stehen derzeit vor der wohl größten Herausforderung seit Beginn des Informationszeitalters – der digitalen Transformation ihrer gesamten Geschäftsprozesse.

Zudem müssen sich Unternehmen neueste Technologien wie Artificial Intelligence, Machine Learning, Predictive Analytics oder Robotic Process Automation erschließen – ohne diese Innovationen ist die Implementierung neuer, ganzheitlich digitaler Geschäftsmodelle nicht denkbar.

SAP bietet mit S/4 Hana einen stabilen Kern, der mit der SAP-Cloud-Plattform als Agilitätsschicht ergänzt wird. Diese dient als führende Lösung innerhalb der digitalen Transformation – sie stellt die Integration und den Zugang zu den neuesten Technologien sicher. Daraus ergibt sich eine Vielzahl von Vorteilen wie die Reduzierung der Wartung und des Upgrade-Aufwands.

Viele Unternehmen befassen sich daher derzeit mit der Einführung von S/4 – dies ergab eine Studie, die Arvato Systems im vergangenen Jahr in Zusammenarbeit mit Pierre Audoin Consultants durchgeführt hat.

Danach führen neun Prozent der befragten Unternehmen S/4 bereits ein, 18 Prozent planen aktiv die Einführung und nicht weniger als 54 Prozent diskutieren die Umstellung.

Schon im Rahmen einer solchen Diskussion sollte die mögliche Implementierung von S/4 mit den mittel- und langfristigen Strategien des Unternehmens abgestimmt werden.

Nur so lässt sich feststellen, ob die geplante, individuelle Umgebung in der Lage ist, aktuelle und zukünftige Herausforderungen der digitalen Geschäftswelt abzubilden (diesem Thema haben wir uns in der E-3 Ausgabe Juli/August 2019, Seite 53, gewidmet).

Unternehmen müssen sich zudem bewusst werden, dass die Veränderungsbereitschaft in der Organisation einen wesentlichen Erfolgsfaktor für den Wirkungsgrad der Transformation darstellt.

Dabei müssen sich Rollen und Arbeitsweisen an die Möglichkeiten des technologischen Fortschritts anpassen, um die Transformation zu starten und dauerhaft zu etablieren.

Spätestens, wenn die Unternehmen in die konkrete Planungsphase eintreten, ist die Erstellung einer SAP Business Transformation Roadmap unabdingbar. Sie übersetzt die Anforderungen aus den zuvor festgelegten Leitplanken der Unternehmensstrategie auf das Design der zukünftigen Business-Prozesse.

Ein in IT- und Fachfragen kompetenter Beratungs- und Systempartner ist in der Lage, diesen Prozess maßgeblich mitzugestalten und zu steuern. Er hilft, den Aufwand und die Kosten der Transformation auf S/4 abzuschätzen – das haben in der genannten Studie 46 Prozent der Unternehmen als Problem angegeben.

Zudem bringt er die Expertise aus anderen Projekten ein und stellt so zusätzliches Wissen bereit – laut der Studie verfügen 32 Prozent der Unternehmen nicht über das erforderliche Know-how.

So wird in enger Abstimmung mit dem jeweiligen Unternehmen ein strukturiertes Vorgehen entwickelt. Dieses fokussiert einerseits auf die Prozessveränderung – dazu werden auch Best- Practice-Erfahrungen aus der jeweiligen Branche in das Unternehmen hineingetragen.

Andererseits werden für die umfassende Weiterentwicklung der Prozesse unter Nutzung neuester Technologien die nötigen Innovationsimpulse gegeben. Das erklärte Ziel ist der Aufbau eines phasengesteuerten Transformationsansatzes, der später effizient abgearbeitet werden kann.

Ein ganz wesentlicher Punkt der Roadmap ist die konsequente Überprüfung aller Geschäftsprozesse. In den meisten Unternehmen hat sich über die Jahre ein enormer Bestand von Prozessen gebildet, deren Dokumentation zudem oft unzureichend ist.

Die Kernfrage ist also, welche Prozesse tatsächlich geschäftskritisch sind, welche das Geschäft „lediglich“ unterstützen und welche gegebenenfalls ersetzt oder gänzlich gestrichen werden können.

Für die Beantwortung muss unbedingt die vollständige unternehmensweite Prozesslandkarte berücksichtigt werden. Diese ganzheitliche Analyse des Umfangs der Prozesse für die verschiedenen Abteilungen wie etwa Finance, Vertrieb und Marketing, Einkauf und mehr ist ganz entscheidend – schließlich ist die Prozessveränderung der Hebel für den Wirkungsgrad der Transformation.

Zunächst sollten in den Abteilungen die dort implementierten horizontalen End-to-End-Prozesse, also solche innerhalb des jeweiligen Fachbereichs, identifiziert und analysiert werden.

Im nächsten Schritt werden die vertikalen Vernetzungen von Prozessen in der einen Abteilung zu solchen in anderen Abteilungen ermittelt und beschrieben. So wird nach und nach ein aussagefähiges Bild entwickelt, wie die Organisation über schlanke und skalierbare ­Backend-Prozesse gestrafft werden kann.

Innovationsimpulse setzen

Geht es um die Zukunftssicherheit der Geschäftsprozesse, muss betrachtet werden, wie das Unternehmen Technologien wie Artificial Intelligence, Machine Learning, Blockchain, das Internet der Dinge, Predictive Analytics oder Robotic Process Automation gewinnbringend einsetzen kann.

Im Zuge dessen wird meist schnell klar, dass all diese Innovationen gemeinsam gedacht werden müssen – es geht darum, eine für das jeweilige Unternehmen passende Systemarchitektur abzuleiten, die sich nahtlos in das bestehende IT-Ecosystem integrieren lässt.

SAP bietet mit der SAP-Cloud-Plattform eine Lösung, welche diese intelligenten Technologien und dazugehörigen Integrationsservices kombiniert und bereitstellt.

Über die Accelerator-Pakete für die SAP- Cloud-Plattform – sie sind auf bestimmte Branchen und Kernfunktionalitäten zugeschnitten – kann die Einführung digitaler Innovationen weiter beschleunigt werden.

Ein entscheidender Schritt im Rahmen der Roadmap ist die Erstellung und umfassende Testung eines Prototyps der späteren Implementierung. Warum ist dieses Prototyping so wichtig?

Die Prozess- und Organisationsanpassung ist im Rahmen der Unternehmenstransformation der größte Hebel. Die Akzeptanz dieser Innovationen erfordert das Vertrauen aller, die an der Implementierung beteiligt sind – Vertrauen, das durch den Prototyp entwickelt und gestützt wird. Der Prototyp macht die Innovationen „greifbar“.

Unternehmen können ihre Prozesslandschaft gegen Referenzprozesse verifizieren und so auch den Wertbeitrag ihrer individuellen S/4-Implementierung erfassen.

Zudem demonstriert der Prototyp die Benutzererfahrung und stellt die Systemberührungspunkte auf den Prüfstand. Über die im Rahmen der Tests gewonnenen Erkenntnisse hilft er, etwaige noch bestehende Herausforderungen zu erkennen.

Er ist der „Proof“, wie die Integration der neuen Umgebung und Prozesse in das gesamte IT-Ökosystem verlaufen wird. Damit minimiert das Prototyping die Risiken bei der Realisierung des Projekts.

Mittels des über die Business Transformation Roadmap definierten Transformationsansatzes können Unternehmen systematisch die Lücke zwischen dem Istzustand ihrer SAP-Umgebung und ihrer Zukunftsvision schließen. Die Technologie ist in diesem Kontext allenfalls „der Enabler“, um die Business-Strategie möglichst effektiv und effizient umzusetzen.