Datenvolumenanalyse in SAP-Systemen
Das klassische Konzept des Enterprise Ressource Planning (ERP) wird zudem durch die SAP Business Suite für Hana abgelöst.
Dadurch will SAP den Betrieb der Systeme vereinfachen und somit die Kosten für die Endkunden senken.
Zudem soll der Business-Nutzen durch bessere Vernetzung der Komponenten und die höhere Geschwindigkeit in der Abarbeitung von den an das SAP-System gestellten Aufgaben gesteigert werden.
Um ein Projekt optimal zu planen und zu gestalten, gibt es vor dem Umstieg auf Hana oder S/4 Hana einige wichtige Punkte zu beachten.
Als Faustregel gilt: Je kleiner die Datenbank, desto geringer der administrative Aufwand und desto niedriger die Kosten für die Hana-zertifizierte Hardware. Es werden demnach nur Daten migriert, die relevant für den Geschäftsprozess sind.
Neben der Reduktion der Datenmengen im Vorfeld einer Migration zu Hana oder der Einführung eines Hana-Szenarios ist es auch im laufenden Betrieb eines SAP-Systems ohne Hana-Szenario notwendig, die Datenbankgröße auf einem gleichbleibenden Niveau zu halten.
Durch regelmäßige Datenpflege ergeben sich mehrere Vorteile: Durch weniger Daten im SAP-System werden administrative Zeitaufwände für Back-up, Reorganisation und Recovery geringer. Dadurch können große Kosteneinsparungen realisiert werden.
Je kleiner die Datenbank eines SAP-Systems, desto weniger Downtimes bei der System- und Datenbankpflege sind nötig, also steigt die Systemverfügbarkeit.
Das Durchmessen lang laufender Transaktionen zeigt oftmals, dass trotz geeigneter Zugriffspläne und sinnvoller Selektion ein Großteil der Verarbeitungszeit in lesenden Tabellenoperationen endet.
Wenn dafür gesorgt ist, dass nur gültige und benötigte Datensätze gelesen werden müssen, hat das einen positiven Effekt auf die Systemperformance.
Durch einen Überblick über die Datenverteilung im SAP-System lassen sich jene Applikationsbereiche mit den größten Datenaufkommen aufspüren.
Daraus lassen sich Strategien entwickeln, wie diese Daten in Zukunft vermieden werden können, zum Beispiel durch Anpassung des System Customizing der Applikation.
Außerdem gibt es Empfehlungen, wie Applikationsdaten verdichtet werden können. Des Weiteren werden die Housekeeping-Jobs sowie die bestehende Archivierungsstrategie analysiert. Auch vor dem Upgrade von SAP-Systemen oder Migrationen von Datenbanken steht das Thema Datenreduzierung im Fokus.
Auch hier gilt: Je kleiner die Datenbank, desto geringer die Aufwände für das Projekt, sowohl hinsichtlich der Kosten als auch in der Administration.
Die Daten werden auf Potenziale in den Bereichen Datenarchivierung, Datenlöschung, Datenzusammenfassung und/oder Datenvermeidung untersucht. Um herauszufinden, welcher Weg der richtige ist, müssen zuerst die Daten in der Datenbank betrachtet und deren Datenverteilung und -struktur analysiert werden.
Unter anderem liegt der Fokus auf der Frage, wann diese entstanden sind. Nach dieser Betrachtung sollte klar sein, welche Bereiche das größte Potenzial haben und als Erstes analysiert werden. 
Nicht für jeden Datenbereich stehen die vier oben genannten Optionen zur Verfügung, da es Daten gibt, bei denen es beispielsweise keine weitere Notwendigkeit gibt, diese langfristig aufzubewahren. Diese können gelöscht werden. Zudem kann es notwendig sein, mittels spezifischer Einstellungen diese Daten perspektivisch zu vermeiden.
Das Gegenstück dazu bilden Daten, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen eine bestimmte Vorhaltezeit haben. Hier kommt primär nur die Datenarchivierung in Betracht, jedoch kann auch die Zusammenfassung dieser Daten eine Option sein.
Wie genau kann so eine Datenvolumenanalyse durchgeführt werden? Die beste Option ist der Einsatz von SAP-Experten. Diese verrichten ihre Arbeit in enger Abstimmung mit dem Kunden. Dabei werden konkrete und aussagekräftige Handlungsempfehlungen gegeben, die der Kunde dann in seinem SAP System umsetzen kann. Aufbewahrungszeiten der verschiedenen Daten sind beispielsweise Informationen, die im Fokus der Analyse stehen und nicht jedem Kunden bekannt sind.
Vor allem wenn Kunden sich unsicher fühlen oder noch keine größeren Erfahrungen im Bereich der Datenvolumenanalyse haben, ist die Unterstützung durch SAP-Experten ratsam, denn beim Umgang mit den sensiblen Daten im SAP-System sollte nicht experimentiert werden.
Ein Beispiel aus einer Datenvolumenanalyse von Ende 2015 liefert beachtliche Ergebnisse. Das SAP-System eines großen Medienkonzerns mit einer Datenbankgröße von über 2,5 Terabyte wurde untersucht.
Im Rahmen dieser Analyse wurden Einsparpotenziale in Höhe von 1,2 Terabyte gefunden, also nahezu 50 Prozent der Gesamtgröße der Datenbank. Einsparungen dieser Größenordnung können natürlich nicht garantiert werden, jedoch sind zweistellige Prozentsätze der analysierten Datenbereiche meistens die Regel.
Des Weiteren gibt es Werkzeuge, die den Kunden zur Verfügung stehen und bei der Datenvolumenanalyse zum Einsatz kommen können.
Die Rede ist vom Solution Manager, mithilfe dessen sich einige Schritte deutlich vereinfachen lassen, denn dort können Data Volume Management Self-Services angelegt werden.
Ein solcher Self-Service wird dann mit Daten aus dem SAP-System gespeist und liefert dank automatisierten Hintergrundroutinen wertvolle Ergebnisse hinsichtlich Archivierung, Löschung, Zusammenfassung oder Vermeidung von Daten.
Aber auch hier gilt, dass erfahrene Archivierungsexperten beim Self-Service unterstützen und abschließend die Ergebnisse kontrollieren sollten, bevor es zur Umsetzung im SAP-System kommt.
Wie die Abbildung oben zeigt, gibt es noch eine weitere Möglichkeit zur Analyse und Überwachung der Daten in SAP-Systemen. Dafür steht im SAP Solution Manager ein Tool namens „Data Volume Management Work Center“ bereit.
Es basiert auf SAP NetWeaver BW und bietet, wenn korrekt konfiguriert, einen Überblick über die Datenverteilung innerhalb von SAP-Landschaften, um zu erkennen, in welchen Bereichen beispielsweise das Aufsetzen einer Datenvolumen-Strategie notwendig ist.
Zudem gibt es die Möglichkeit, zu sehen, welche Reduzierungspotenziale bei moderatem oder aggressiverem Vorgehen möglich sind. Es bleiben rund um die Datenverteilung in der SAP-Landschaft sowie die Möglichkeiten zur Datenreduzierung also kaum Fragen offen.
Weiterhin bietet das „Data Volume Management Work Center“ die Funktionalität, regelmäßige Monitorings inklusive umfangreicher Reporting-Funktionen durchzuführen zu lassen.
Prinzipiell ist jedes SAP-System mit Datenbank anders, das heißt, die Experten müssen sich jedes Mal aufs Neue auf veränderte Situationen einstellen und diesen bei der Analyse gerecht werden.
Ziel der Analysen ist die Ermittlung und das Aufzeigen kurzfristiger Reduzierungspotenziale der Datenmengen und die perspektivische Eingrenzung des Datenwachstums.
Zusammenfassend ist zu sagen, dass es wie beschrieben in verschiedenen Szenarien, seien es S/4 Hana, Upgrades, Migrationen auf Hana oder andere Datenbanken, sowie der täglichen Administrationsarbeit einer Datenbank wichtig ist, die Datenmengen in SAP-Systemen und deren Datenbanken zu reduzieren und so klein wie möglich zu halten.
Nur die unbedingt benötigten Daten sollten stets verfügbar sein. Somit werden Zeit für die Administration und damit Kosten gespart.
