Das vollständige Automatisierungspotenzial von S/4HANA erschließen

Das vollständige Automatisierungspotenzial von S/4HANA erschließenFirmenverschmelzungen und -käufe, rasante Ausweitung während starker Wachstumsphasen sowie lokale Systemkäufe führen häufig zu einer heterogenen ERP-Landschaft, die für die meisten Finanzabteilungen schwer zu verwalten ist. Oftmals können Finanzdaten aufgrund der verschiedenen ERP-Versionen und -Instanzen nicht zufriedenstellend integriert werden.

Daneben gibt es Unternehmen, die mehrere Instanzen eines ERP-Systems haben. Die Herausforderungen bestehen hier darin, dass diese Instanzen oft unterschiedlich konfiguriert sind, was zu Ineffizienzen, wenig Transparenz, mangelhaften Kontrollen und erhöhten Kosten führt. Darüber hinaus ändern sich die grundlegenden Systeme, wenn das Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt.

In beiden ERP-Landschaftstypen werden Daten oft aus den ERP-Systemen gezogen und manuell bearbeitet. Interne Wirtschaftsprüfungen werden somit sehr ­chaotisch und können zum Albtraum für Organisationen werden, die Sarbanes Oxley unterliegen.

Ineffiziente Abstimmungsprozesse verursachen hohe Kosten

Werden Abschlussaktivitäten außerhalb des ERP-Systems vorgenommen, geschieht das oftmals manuell. Langwierige, zerrissene und ineffiziente Abschlussprozesse sind die Folge. Nicht selten sind die Zahlen und Dokumentationen ungenau und die Werte müssen korrigiert werden. Neben dem Zeitaufwand fallen dadurch auch zusätzliche Kosten an wie Re-Audit-Gebühren für externe Wirtschaftsprüfer, nachträgliche Ertragsrechnungen und amtliche Bußgelder.

Zuverlässige Finanzabschlüsse und S/4HANA-Migration

Es gibt aber auch Unternehmen, die nur eine einzige Instanz eines ERP-Systems benutzen oder dieses Ziel anstreben. Mehrere Unternehmen haben mit dem Übergang zu einer konsolidierten SAP® S/4HANA-Instanz für ihr Unternehmen begonnen oder werden dies bald tun. Doch sogar bei einer einzigen ERP-Instanz laufen die meisten Prozesse, die für den Finanzabschluss wichtig sind, außerhalb des ERP-Systems ab. Auch eine Migration nach S/4HANA löst dieses Problem nicht. „S/4HANA wird oft als Allheilmittel für alle Herausforderungen in der Finanzabteilung gesehen. In vielen Unternehmen sind sich Finanzverantwortliche nicht bewusst, dass mit der Umstellung auf S/4HANA nicht alle Finanzprozesse automatisiert ablaufen“, sagt Lars Owe Nyland, Managing Director Europe bei Trintech. „Ein signifikanter Teil der Arbeit wird weiterhin manuell erledigt. Die Verwendung von Tabellen, E-Mails, Ausdrucken, ungleichen Dokumenten und anderen Hilfsmitteln geht mit einem hohen Fehlerrisiko und Kontrollverlust über den Prozess einher.“

Hinzu kommt, dass die komplexe S/4HANA-Transformation eine große Herausforderung für die Finanzabteilung ist, da auch in dieser Übergangsphase zuverlässige Finanzabschlüsse erstellt werden müssen. Paradoxerweise verschieben viele Unternehmen in dieser Phase die Stärkung ihrer Finanzkontrollen und des Compliance-Rahmens, obwohl standardisierte und automatisierte Finanzprozesse Kosten, Zeit und Aufwand für die Migration reduzieren würden.

Mehr als die Summe seiner Teile

Die Lösung dieser Herausforderungen liegt in der Automatisierung und Vereinheitlichung der Finanzprozesse. John Van Decker, Vizepräsident von Gartner Re­search sah darin bereits 2007 ein signifikantes Einsparungspotenzial. „Wenn wir die Automatisierung und Vereinheitlichung von wichtigen Finanzprozessen wie Kontenabstimmungen, Compliance und den Finanzabschluss betrachten, ist das Ganze mehr als die Summe seiner Teile. All diese Prozesse sind voneinander abhängig und führen in Kombination zu Return-On-Investment-Ersparnissen.“ Seine Aussage gilt auch heute noch.

Eine Finanzsteuerungslösung für den Record-to-Report-Prozess mit Automatisierungstechnologie wie Risk Intelligent RPATM schafft Klarheit und Transparenz. Sie ermöglicht nicht nur einen klareren Überblick über alle Aufgaben, sondern zeigt auch Details zu den einzelnen Aktivitäten. Beispielsweise kann eingesehen werden, wie zufriedenstellend eine Aufgabe erledigt wurde, und Verbesserungen können direkt im System vorgenommen werden. Durch die Automatisierung wird der gesamte Prozess zuverlässig überwacht, sodass alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt über ihre Aufgaben und die Aufgaben anderer informiert sind.

Insbesondere für Konzerne mit Toch­terunternehmen, weltweitem Geschäft und mehreren Rechtsträgern ermöglicht die Automatisierung, dass Compliance- Initiativen und Ressourcen auf die bestgeeigneten Kontrollmechanismen gelenkt werden. Inhalts- und Umfangsmanagement, Zeitplanung, Test & Evaluations Workflow, Management-Benutzeroberflächen, Audit-Trails und flexibles Ad-hoc- Reporting stellen sicher, dass die relevanten Leistungs- und Compliance-Management-Kontrollmechanismen richtig identifiziert, geplant und ausgeführt werden.

Besser, schneller und günstiger arbeiten

Laut der bekannten Managementweisheit können immer nur zwei der drei Kriterien Schnelligkeit, Qualität und Kosten erfüllt werden. Der große Vorteil von Automatisierungstechnologie für den Finanzabschlussprozess ist, dass alle drei Kriterien simultan erfüllt werden. Marktführende Unternehmen verwalten ihre täglichen Abstimmungen mit verbesserter Qualität, einer 95-prozentigen Fehlerreduzierung, erhöhter Schnelligkeit (99 Prozent der Posten werden noch vor Tagesbeginn automatisch abgeglichen) und reduzierten Kosten, wie die „Account-to-Report Performance Study“ von the Hacket Group 2017 ermittelte.

Das Beispiel des Pharmakonzerns Sanofi zeigt, dass die Implementierung der Record-to-Report-(R2R-)Lösung Cadency by Trintech im Vorfeld oder zeitgleich einer S/4HANA-Migration eine erhebliche Reduzierung des Zeit- und Kostenaufwands mit sich bringt. Sanofi implementiert Cadency in 95 verschiedenen Ländern parallel zur Migration nach S/4HANA. Dadurch wird die Produktivität von 2300 Nutzern gesteigert, die Compliance für mehr als 2500 Konten verbessert und manuelle Prozesse eliminiert. So haben nicht nur die Endnutzer, sondern auch das höhere Management einen genauen Einblick in alle Aktivitäten des Finanzabschlussprozesses.