Das Onlinezugangsgesetz

Wir können vom Homeoffice aus an unseren Projekten arbeiten, auf dem Sofa liegend Bücher, Kleidung und sogar Lebensmittel bestellen und haben Zugriff auf Unmengen an Filmen, Serien und Musik. Grundsätzliche ließen sich auch zahlreiche Interaktionen zwischen Menschen und Unternehmen auf der einen Seite und Kommunen auf der anderen Seite digital aus der Distanz abwickeln.

Die E-Government-Möglichkeiten – gemeint sind damit die über das Internet nutzbaren Angebote von Behörden und öffentlichen Einrichtungen – sind bislang allerdings eher übersichtlich. Und sie werden auch eher unterdurchschnittlich genutzt.

Onlinezugangsgesetz soll Digitalisierung forcieren

Wie hoch der Nachholbedarf in Deutschland ist – dafür gibt der „Digital Economy and Society Index“ (DESI) der EU einen ersten Hinweis. Im DESI-Report 2019 liegt Deutschland im Bereich Digital Public Services insgesamt und bei den einzelnen Aspekten auf den hinteren Rängen. Ein genaueres Bild der Lage zeichnet der „eGovernment Monitor“, den die Initiative D21 seit 2011 (mittlerweile gemeinsam mit dem Forschungsinstitut Fortiss) herausbringt.

Im Monitor für 2019 geben lediglich 48 Prozent der befragten Personen in Deutschland an, in den vergangenen zwölf Monaten ein E-Government-Angebot genutzt zu haben (plus 8 Prozent im Vergleich zum Vorjahr; 2012: 45 Prozent). In Österreich waren es 70 Prozent (minus 4 Prozent im Vergleich zum Vorjahr; 2012: 68 Prozent) und in der Schweiz 58 Prozent (plus 3 Prozent im Vergleich zum Vorjahr; 2012: 58 Prozent).

Dominant ist dabei in allen drei Ländern die Suche nach Informationen auf den Internetseiten der Kommunen. Dagegen werden kaum Führungszeugnisse online beantragt oder Urkunden bestellt. Die größten Hindernisse sind aus Sicht der Menschen in Deutschland, dass der benötigte Service nicht angeboten wird (45 Prozent), die Anschaffung zusätzlicher Hardware notwendig ist (44 Prozent) und die Struktur der Angebote undurchschaubar ist (43 Prozent).

Das Onlinezugangsgesetz (OZG), das 2017 erlassen wurde und seitdem in Kraft ist, soll mehr Bewegung in die seit Jahren mehr oder weniger stagnierende Situation bringen. Bund, Länder und Kommunen sind verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Konkretisiert wird das Gesetz durch den OZG-Umsetzungskatalog, den der IT-Planungsrat, ein von Bund und Ländern eingesetztes Gremium, erarbeitet hat. Definiert werden hier 575 Verwaltungsleistungen in 14 Themenfeldern.

Administrative Hindernisse

Gerade in den Kommunen ist das Thema aber offenbar nicht so ganz angekommen. Das lässt sich aus einer Umfrage des Beratungsunternehmens BearingPoint schließen. Immerhin schätzen 42 Prozent der befragten Verwaltungsmitarbeiter die Bedeutung des OZG für die bürgerfreundliche Gestaltung ihrer Kommune als „eher gering“ oder „gering“ ein. 39 Prozent sagen, dass der Umfang, mit dem sich ihre Kommune der Umsetzung des OZG widmet, „eher gering“ oder „gering“ ist.

Und das, obwohl noch einige To-dos auf der Agenda stehen. So ist für 81 Prozent der Befragten die Anpassung der bestehenden Prozesse und Organisationen eine der größten Herausforderungen, für 45 Prozent ist es das Budget und für jeweils 42 Prozent gehören die Mitarbeitermotivation und die Verfügbarkeit von IT-Lösungen und IT-Infrastruktur zu den wesentlichen Hemmnissen.

Hinzu kommt: Nur 16 Prozent der Kommunen sind der Meinung, dass ihr aktueller IT-Dienstleister gut für die Umsetzung des OZG aufgestellt ist, 61 Prozent stimmen dem nur teilweise zu, 23 Prozent gar nicht.

Auch wenn bis zum im Gesetz vorgegebenen Termin noch etwa zweieinhalb Jahre Zeit bleiben – richtig ermutigend sind die aktuellen Einschätzungen nicht. Und dabei ist noch gar nicht berücksichtigt, dass das OZG ausschließlich die Interfaces bzw. Schnittstellen zu den Menschen und Unternehmen in den Blick nimmt. Wie deren Integration in die Systeme der Behörden und öffentlichen Einrichtungen gestaltet sein soll, bleibt offen.

Allerdings ist die strategische und operative Engführung von Backend und Frontend elementar, um einen digitalen End-to-End-Prozess zu etablieren, der tatsächlich zu mehr Effektivität und Effizienz bei allen Beteiligten beiträgt. Diese ganzheitliche Herangehensweise mag angesichts der ohnehin schon erheblichen Aufgabe für die Kommunen zunächst nach einer Mehrbelastung klingen, die niemand gerne aufnimmt. Aus unserer Sicht ist das aber der einzig sinnvolle Weg. Und in vielen Fällen bedeutet das auch nicht deutlich mehr Arbeit.

SAP als Fundament

Damit durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche entstehen können, sind nach unserer Erfahrung zwei Faktoren erfolgskritisch: Die einzelnen Dezernate und Referate müssen zur Zusammenarbeit bereit sein. Und sie müssen gemeinsam alle etablierten Strukturen, Prozesse und Systeme infrage stellen.

Erst wenn das geschieht, lässt sich eine zukunftsfähige Architektur entwickeln. Das bedeutet übrigens nicht, dass die komplette Systemlandschaft bis Ende 2022 umgesetzt sein muss. Mit dem Ziel vor Augen lassen sich aber sinnvoll die einzelnen Schritte in einer Roadmap planen. Dabei können dann technologische Notwendigkeiten und gesetzliche Vorgaben gleichermaßen abgebildet werden.

Das technologische Fundament einer solchen Architektur ist im besten Fall ein auf kommunale Anforderungen ausgerichtetes ERP-System. Heißt konkret: Das System sollte die spezifischen Abläufe und rechtlichen Vorgaben von Behörden und öffentlichen Einrichtungen abbilden und es leicht ermöglichen, eventuell erforderliche Anwendungen für Fachverfahren einzubinden sowie flexibel Schnittstellen nach außen zu erstellen.

Damit muss das ERP-System also Kriterien erfüllen, die an Unternehmen orientierte ERP-Systeme nicht unbedingt abdecken. Nach unserer Einschätzung leisten dies Suite 7 und S/4 mit Public Sector Collection and Disbursement (PSCD) als ein auf die öffentliche Verwaltung zugeschnittenes Modul für das Kassen- und Einnahmemanagement.

Onlinezugangsgesetz

Die SAP-Lösungen können gezielt durch Anwendungen von Partnern ergänzt werden – vor allem im Bereich der Fachverfahren für finanzwirksame Prozesse. Grund dafür sind die sehr ausdifferenzierten Anforderungen: Diese unterscheiden sich nicht nur von Staat zu Staat, sondern in föderalen Systemen wie Deutschland auch von Bundesland zu Bundesland oder sogar von Kommune zu Kommune. Um Prozesse in der öffentlichen Verwaltung dennoch durchgängig und ohne Medienbrüche abzubilden, bietet sich der Einsatz von Anwendungen an, die SAP-Partner bereitstellen und die die Lücken gezielt schließen.

Beispielsweise unsere Lösung Suite4Public. Diese ergänzt SAP PSCD mit der Musterlösung Doppik nicht nur um Funktionen für das Kassen- und Einnahmemanagement, sondern auch um Fachverfahren bzw. kommunale Anwendungen für die Bereiche „Grundbesitzabgaben“, „Gewerbesteuer“, „Hundesteuer“, „übrige wiederkehrende Einnahmen“, „Vollstreckung“ und kritische Vorgänge.

Solche Fachverfahren wie die unserer Suite4- Public für die finanzwirksamen Prozesse sind aus technologischer Sicht der Integrationspunkt für die nach außen gerichteten E-Government-Angebote: Zu einem neuen Hund erfasst die Besitzerin dann also alle Angaben online – zum Beispiel in einem Formular. Von dort gelangen die Daten automatisch in das Fachverfahren, wo sie verarbeitet werden.

Die Rückmeldung an die Besitzerin samt den zu entrichtenden Steuern erfolgt dann wieder online. Die Kunst besteht bei all dem darin, die sehr heterogene Situation zu orchestrieren. Das startet aus unserer Sicht sinnvollerweise damit, sich die vier Schritte des Gesamtprozesses bewusst zu machen: Input, Datenübermittlung, Weiterverarbeitung und Output. Input und Output sind dabei unmittelbar vom OZG betroffen, Datenübermittlung und Weiterverarbeitung eher mittelbar.

Zu allen vier Schritten lässt sich identifizieren, wie diese bislang abgebildet werden oder künftig abgebildet werden sollen. Für die Umsetzung der OZG-relevanten Aspekte gibt es beispielsweise von unterschiedlichen Anbietern unterschiedliche Formular- oder Portallösungen.

Keine dieser Lösungen bildet allerdings alle 575 Verwaltungsleistungen ab. Datenübermittlung und Weiterverarbeitung erfolgen zum Teil noch manuell bzw. mithilfe von Office-Tools. Wenn dezidierte IT-Lösungen zum Einsatz kommen, wählen die einzelnen Dezernate und Referate diese gemäß ihren Vorstellungen aus.

Insofern sollten Kommunen ihre unterschiedlichen nicht technologischen und technologischen Ansätze entlang der vier Schritte des Gesamtprozess in Bezug zueinander setzen. So wird deutlich, wo Medienbrüche bestehen und wo sich eventuell Schnittstellen realisieren lassen.

Kommunen, die SAP als Kern verwenden, können sich dann sukzessive daranmachen, einzelne Bestandteile der Architektur durch SAP-basierte Komponenten zu ersetzen. Realistischerweise wird das im Augenblick nicht vollständig übergreifend möglich sein. Sich konsequent an SAP zu orientieren führt aber dennoch Stück für Stück zu einer wirklich innovativen Kommune, die den Menschen und Unternehmen vor Ort den bestmöglichen Service bietet.